در جامعترین مقاله آموزش هلو ( آموزش نرم افزار حسابداری هلو ) ما به شما در قالب 49 نکته آموزش حسابداری هلو ، تکنیک ها و ترفندهای حرفه ای استفاده از این نرم افزار حسابداری را آموزش می دهیم . با استفاده از این نکات ، شما می توانید براحتی مشکلات و روند استفاده از نرم افزار مالی هلو را ساده تر کنید و خودتان پشتیبان نرم افزار حسابداری مالی هلو باشید.
با وجود اینکه در هر موسسه و شرکتی یکی از اجزای اصلی نرم افزار های مالی می باشد تصمیم گرفتم در این سایت پویا به نکاتی در مورد تنظیمات ویندوز و رفع خطای برخی از نرم افزار های مالی از جمله نرم افزار هلو بپردازم تا دوستان ادمین شبکه بتونن از طریق این نکات به راحتی و بدون نیاز به صف طولانی پشتیبانی این نرم افزارها مشکلات بخش حسابداری رو حل کنن ، در ابتدای نصب و همینطور برای باز کردن نرم افزار هلو حتما باید تنظیمات Region ویندوز دقیقا به شکل زیر انجام شود و گرنه با عث بروز خطا در نصب و اجرای برنامه خواهد شد.
بعضی اوقات هم ممکن هست برنامه هایی این تنظیمات را بهم بزنند و نیاز هست که شما به یاد داشته باشید که این تنظیمات رو دوباره به همین شکل انجام دهید. از control panel وارد گزینه language & Region مي شویم که در ویندوز هاي 10 و 8 بخش region از language جدا مي باشد. دقت شود که نحوه نمایش گزینه ها در control panel در حالت large icons تنظيم شده باشد. در سربرگ اول format را روي Persian قرار مي دهيم و از انتهاي فرم وارد additional setting مي شویم
در سربرگ اول numbers گزینه decimal symbol باید کاراکتر نقطه استفاده شود. در ویندوز 0 و 12 این کاراکتر ; مي باشد که آن را پاک کرده و نقطه ;.; قرار مي دهيم و در گزینه Digit grouping symbol باید کاراکتر ; باشد) اگر keyboard در حالت فارسي باشد با گرفته و دکمه ي shift , U این کاراکتر نمایش داده مي شود (سپس وارد سربرگ date شده و در انتهاي پنجره گزینه calendar type را روي ; تقویم ميلادي محلي شده ; تنظيم مي کنيم که این گزینه در ویندوز XP باید در حالت ; تقویم ميلادي برگردان فرانسه ; تنظيم گردد. سپس در قسمت وسط همين پنجره گزینه هاي short date & long date از سمت چپ به راست بصورت yyyyMM/dd تنظيم گردد.
پس از تنظيم پنجره فوق و تایيد آن مجدد وارد پنجره Region مي شویم. وارد سربرگ administrative شده وا با انتخاب گزینه change system locale بررسي گردد که در حالت Persian تنظيم شده باشد. در غير این صورت کليه منوها و run auto برنامه به شکل علامت ؟؟؟ نمایش داده خواهد شد.در صورتي که این قسمت تنظيم نشده باشد با تغيير آن سيستم حتما باید مجدد راه اندازي (restart) گردد.
در این پست قصد دارم شما رو با موردی در نرم افزار هلو آشنا کنم که به شما این امکان را می دهد تا برای تمامی کالاها و یا بخشی از کالاهای مورد نظر حداکثر و یا حداقل قیمت تعیین کنید تا در فاکتور کاربران فروش نتوانند از قیمت های تعیین شده برای آن کالاها قیمتی بالاتر یا پایین تر در نظر بگیرند.
شما با داشتن اين امکان می‌توانيد از منوی " عمليات مرتبط به كالا معرفي كالا مشخصات تنظيمي / حداقل فی فروش و حداكثر فی فروش " هر کالا را تعريف نماييد تا در هنگام صدور فاكتور در صـورت تخطي از اين قيمت‌ها سيستم به شما پيغام دهد ولی می تواند آن پیغام را نادیده گرفته و فاکتور را ثبت کند
اگر در " تنظيمات مديريتی - تنظيمات نرم افزار – فاکتور " گزينه‌ی عدم اجازه صدور فاکتور درصورتي که فی فروش از حداقل کمتر و از حداکثر بيشتر باشد را انتخاب کنيد , در شرايط ذکر شده برنامه اجازه تاييد فاکتور را به کاربر نخواهد داد
لازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
در این نکته قصد دارم علاقه مندان به حسابداری رو با قابلیت " امکان انتخاب واسطه در فاکتور فروش " و هیمنطور مشخص کردن درصد ثابت پورسانت هر واسطه و یا مبلغ پورسانت برای یک واسطه در فاکتور فروش به صورت دستی آشنا کنم ، شما می‌توانيد با داشتن امکان پورسانت سطری در " تنظيمات فاکتور / مالی " با انتخاب واسطه در ثبت فاکتور ، در فرم معرفی طرف حساب , واسطه مورد نظر و درصد پورسانت را انتخاب و مشخص نماييد .
با مشخص کردن این درصد ثابت هر فاکتور فروشی در آن این شخص به عنوان واسطه انتخاب شود درصد مشخص شده از مبلغ این فاکتور به حساب بستانکاری مورد نظر انتقال پیدا ی کند و شما در قسمت گزارشات فاکتور و همچنین گزارشات واسطه می توانید عملکرد این واسه طه را بررسی کنید.
سپس هنگام ثبت فاکتور فروش در ستون درصد واسطه کليک کرده و صفحه جستجوي واسطه باز مي شود و با انتخاب واسطه مورد نظر، درصد پورسانت در نظر گرفته شده محاسبه مي‌گردد
لازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
در این نکته به " انتخاب سرفصل در فاکتور ضایعات " می پردازیم . به این معنی که به عنوان مثال کارمندی یکی از کالاها رو خراب میکنه و کارفرما می خواهد آن را به از حقوق آن کارمند کم کند (البته ما از این موارد خدا رو شکر نداریم و کارفرماها همه هوای کارمندا رو دارن و میگن فدای سرت) اما خوب برای مثال عرض کردم ، از اين امكان در مواردي استفاده مي شود كه بخواهيد كالا را با سرفصلي غير از سرفصل فروش و ضايعات از انبار خارج كنيد. با استفاده از اين امكان، در فرم صدور فاكتور ضايعات، گزينه "خروج با" اضافه مي شود و شما مي توانيد سرفصل مورد نظر براي ثبت سند ضايعات را انتخاب نماييد
ازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
در نرم افزار هلو امکانی وجود دارد که شما بر روی اقساط دریافتی و پرداختی خود مدیریت داشته باشید و بتوانید از آنها گزارش تهیه کنید ، براي استفاده از امكان قسط بندي و دفترچه اقساط از مسير " عمليات مالي اقساط اعمال اقساط " عمل نماييد.
درصورتي که مبلغي را به صورت قسطي دريافت يا پرداخت نماييد مانند فاكتور فروش / خريد به طوري که نحوه تسويه به صورت نسيه باشد و يا چنانچه بازپرداخت شما به صورت قسطي باشد مانند وام دريافتي از بانک، از اين امکان استفاده نماييد
با كليك بر روي دكمه تنظيمات مي توانيد ميزان سود و بازپرداخت و جريمه و...را مشخص نماييد
پورسانت پلکاني با اين هدف اضافه شد که کاربران نرم افزار و مدیران کسب و کار به خصوص در حوزه پخش کالا ، بتوانند در نرم افزار براي واسطه هاي خود روشهای محاسبه پورسانت با فرمولاسیون مختلف در نظر بگيرند و از این طریق تنوع محاسباتی بیشتری در اختيار داشته باشند .
روند پورسانت پلکاني به اين صورت است که ابتدا در تنظیمات برنامه باید روش محاسبه انتخاب شود که شامل دو امکان استفاده از "فقط محاسبه پورسانت پلکاني" و امکان استفاده "محاسبه پورسانت پلکاني به همراه پورسانت واسطه " است . و در واقع سيستم با استفاده هم زمان از هر دو روش محاسبه پورسانت (روش فعلی نرم افزار و روش جدید محاسبه پلکانی) سازگاري کامل دارد
و بعد از آن از فرم تعریف فرمول پیش بینی شده ، روشهای محاسبه و مبالغ پورسانت دلخواه خود را تعریف نمایند. مابقی عملیات به صورت خودکار و در فرایند صدور فاکتور فروش انجام و اسناد مالی مرتبط به آن ثبت خواهد شد.ويژگي هاي پورسانت پلکاني به صورت زير است :
همچنین نوع پورسانت مي تواند تعدادي، درصدي و مبلغ باشد و بسته به نياز كاربران قابل انتخاب است .
لازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
کاربرانی که در سيستم خود ، با انوع واحدهاي کالا سرو کار دارند براي دسترسي به اطلاعات واحدهای کالاها و قيمت هايشان نياز به گزارشي دارند که بتوانند با سهولت به این اطلاع دسترسی پیدا کنند ؛ لذا این گزارش خاص در نرم افزار و با امکانات زیر ایجاد گردید.
لازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
شما با داشتن امکان خلاصه سند مي توانيد از منوي عمليات مالي - ادغام اسناد - ادغام اسناد بصورت معمولي ،اسناد مورد نظر خود را بصورت زير جهت گزارشگيري ادغام کنيد: براي اين کار ابتدا شماره مورد نظر و تاريخ را جهت ادغام اسناد مشخص مي کنيم. سپس براساس فيلترهاي مورد نظر مي توان سندهاي مربوطه را مشاهده نمود. حال سندهاي مربوطه را انتخاب کرده و برروي گزينه تاييد کليك مي کنيم.
لازم به ذکر است اسناد ادغام شده از بين نرفته و مي توان از منوي " گزارشات حسابداري دفاتر کل - معين - تفصيلي " و با انتخاب گزينه نمايش بر اساس شماره سندهاي ادغام شده سند را مشاهده نمود.
همچنين از منوي " گزارشات حسابداري نمايش خلاصه سند " نيز اسناد ادغام شده قابل مشاهده مي باشد
و حتي مي توانيد از منوي " گزارشات حسابداري گزارش اسناد به صورت معمولي " نيز اسناد ادغام شده را گزارش گرفت
در نرم افزار هلو فرم فاکتور به صورت پیشفرض بسیار عادی و معمولی هست و فقط در آن گزینه هایی که برای عموم مورد استفاده هست وجود دارد . اکثر شرکتها نیاز به فاکتوری اختصاصی دارند که به صورت اختصاصی برای آنها طراحی شود و مثلا لوگوی شرکت و یا نام و آدرس شرکت در آن وارد شود .
یا اینکه برای فاکتورهای رسمی خود نمونه هایی چاپ کردن که می خواهند از نرم افزار بر روی فرم های فاکتور رسمی آنها چاپ گرفته شود که این نیاز مند این هست که به یکی از نمایندگی ها مراجعه و نمونه فاکتور درخواستی را ارائه کرده و درخواست طراحی فاکتور دهند تا برایشان طبق سلیقه و نیازشان طراحی شود.
اما مبحث ما امروز در مورد این است که وقتی نمایندگی فایل طراحی را به شما تحویل داد آن را چگونه باید در نرم افزار اجرا کرد: ابتئا فایل ارسال شده توسط نمایندگی که با فرمت fr3. هست را در مسیر نصب نرم افزار در پوشه Report کپی می کنیدسپس نرم افزار را باز کرده و و از قسمت " تنظیمات مدیریتی / طراحی فاکتور توسط کاربر " را انتخاب می کنید و صفحه زیر باز می شود:
از ستون سمت پچ بر روی فاکتور دبل کلیک کرده و در زیر مجموعه آن روی فروش کلیک می کنیم سپس در قسمت راست صفحه بر روی علامت ... رو بروی نمونه 1 کلیک کرده و فایل طراحی ارسالی توسط نمایندگی را از مسیر نصب نرم افزار پوشه Report انتخاب می کنیم
سپس این صفحه را می بندیم روی " تنظیمات مدیریتی / تنطیمات چاپ فاکتور " کلیک می کنیم ، در صفحه باز شده از سمت چپ قسمت تنطیمات عمومی را انخاب کرده و مانند تصویر زیر نمونه فاکتور را بر روی " نمونه 3" قرار می دهیم و در انتها گزینه تایید را می زنیم
این گزارش که با نام "گزارش تخمين زمان اتمام موجودي کالا "در سیستم افزوده شده ، براي کاربراني که موجودي کالا و زمان اتمام آنها برايشان از اهميت ويژه اي برخوردار است کاربرد داشته و در کنار امکاناتی نظیر تعیین حداقل و حداکثر موجودی و همچنین صدور سفارش خودکار میتواند در مکانیزاسیون فرایند های کاری یک مجموعه تجاری تاثیر به سزایی ایفا نماید. اين گزارش با داشتن جمع فاکتورهاي فروش ، مجموع ضايعات ثبت شده برای کالا ، حواله بين انبارها ، فاکتورهاي برگشت از فروش و ... محاسبه مي شود . تخمين زمان اتمام موجودي کالا به چهار روش زير صورت مي گيرد :
هر کدام از اين موارد فرمول محاسبه خاص خود را دارند
لازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
جهت محاسبه ماليات و عوارض مي بايست از " منوي تنظيمات نرم افزار فاكتور مالي / گزينه محاسبه عوارض و ماليات " را فعال نمود. توجه داشته باشد در فاكتور فروش ماليات و عوارض با سرفصل 304 و در فاكتور خريد با كد 701 ثبت مي گردد.
ابتدا ميبايست تيتر نحوه محاسبه ماليات و عوارض در فاكتور را در همين فرم با تعيين درصد مشخص نماييم. كه در اين مورد نيازي به مشخص كردن درصد ماليات به صورت تك تك نمي باشيم وماليات در اين مورد پس از كسر تخفيف محاسبه مي شود و پس از محاسبه ماليات در فرم امور مالي تخفيف غير فعال مي گردد و به همين جهت امكان تغيير مبلغ تخفيف پس از محاسبه ماليات و عوارض غير فعال مي گردد و عمل نمي كند
براي كالاهاي دلخواه مي توانيد از فرم معرفي كالامشخصات اصلي تيك گزينه ماليات و عوارض را با در صد معين فعال مي نماييد و يا از همين فرم از قسمت امكانات گزينه ورود درصد ماليات و عوارض كالا به صورت كلي ماليات را تعيين نماييد.لازم به ذكر مي باشد در اين نوع محاسبه به صورت جداگانه مي توانيد تخفيف پس از كسر ماليات را در صفحه امور مالي تغيير دهيد
لازم به ذكر مي باشد اگر هنگام ثبت فاكتور خريد در فرمي كه ماليات و عوارض مشاهده مي گردد گزينه كالاي خريداري شده.اموال مصرفي و ماليات به عنوان هزينه لحاظ شود فعال گردد ماليات و عوارض با كد 6070006 و 6070001 ثبت مي گردد به همين علت در سرفصل جديد نبايد سرفصل تفصيلي به اين کد اختصاص دهيد.
در انتهاي كار جهت محاسبه و تسويه ماليات از منوي عمليات مالي/محاسبه ماليات بر ارزش افزوده را مراحل ثبت و تهاتر را انجام دهيد كه به اين صورت عمل مي كند در بازه مشخص شده سيستم مانده سرفصل 304 و 701 را محاسبه و مبلغ مابه تفاوت را به طرف حساب تعيين شده مي بندد.
گزارش فاکتور به تفکیک گروه بندی یکی از گزارشات پر کاربرد برای صنوف پخش یا تهیه گزارشات مدیریتی خاص می باشد . در این گزارش شما می توانید گزارش خرید یک منطقه خاص و یا یک گروه کالای خاص را در به صورت کلی یا در یک بازه زمانی مشخص مشاهده کنید که این موضوع به شما دید بهتری نسبت به یک منطقه یا گروه کالای خاص پیدا کنید و سیاست های خاصی را برای قروش بهتر اخذ کنید
با استفاده از اين امكان، مدير مي تواند براي هر كاربر، كد تعيين كند و كاربر مورد نظر به هنگام صدور فاكتور بايدكد خود را وارد نمايد تا بتواند آن را ثبت كند كه ميبايست از منوي " تنظيمات مديريتي // تنظيمات نرم افزار // امنيتي " از مديريت فرمها كد كاربر جهت صدور فاكتور را انتخاب كرده و كد مورد نظر خود را براي مدير يا كاربران خودتعريف نماييد.
هنگام تاييد فاكتور بايد كد كاربر جهت صدور فاكتور مربوط به همان كاربر وارد شود و بدون كد اجازه تاييد فاكتور داده نميشود
لازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
برخی از مشاغل هستند که چندین واسطه برای آنها کار می کنند مانند شرکت های پخش که ویزیتور دارند و ممکن است برای هر بخش از محصولات آنها ویزیتور خاصی به مشتری مراجعه کند و برای مشتری می خواهند به خاطر گزارش گیری بهتر فقط یک فاکتور واحد بزنند .
حال باید برای هر ویزیتور در فاکتور درصد پورسانت برای بخشی از محصولاتی که مربوط ه آن ویزیتور یا واسطه است مشخص شود.با فعال شدن گزينه " انتخاب واسطه کالا در ثبت فاکتور " زمان ثبت فاکتور براي هر کالا که در فاکتور انتخاب می شود ، مي توانيد واسطه جداگانه انتخاب و سیستم به صورت خودکار پورسانت تعریف شده در فرم معرفی کالا را محاسبه و به حساب واسطه منتقل می کند.
لازم به ذکر است امکان مورد نظر به صورت پیش فرض روی نرم افزارها فعال نمی باشد و به صورت کیتی جداگانه در صورت درخواست مشتری بر روی نرم افزار اضافه خواهد شد
با استفاده از اين امكان، به هنگام معرفي كالا از مسير " عمليات مرتبط به كالا تعريف كاالا معرفي كالا " در قسمت مشخصات اصلی می توان 10 قيمت فروش براي كالا معرفي نمود. پس از معرفي قيمت ، در هنگام صدور فاكتور به محض ورود به ستون "في واحد" كليه قيمت هايي كه براي آن كالا تعريف كرده ايد، نمايش داده شده و بايد تعيين نماييد كه با چه قيمتي مي خواهيد كالا را بفروشيد.
حتي ميتوانید براي هر شخص قیمت خاصی مشخص نمایید که لازم است از " تنظیمات نرم افزار / طرف حساب " گزینه تیپ قیمت هر شخص مشخص باشد را فعال نمایید
در نرم افزار هلو در قسمت ثبت سند دستی برای سرعت بخشیدن در کار . برای اسنادی که دائما در کار به صورت روزانه یا هفتگی یا ماهانه تکرار می شوند مانند هزینه بیمه و حقوق پرسنل و ... از این امکان استفاده می شود . برای این کار قسمت " صدور سند " را باز کرده و بر روی صفحه آن کلیک راست می کنیم و " ساخت سند مشابه را انتخاب می نمایید .
با اناخاب اين گزينه، فرم ورود شمار سند، نمايش داد شد كه در قسمت "انتخاب نوع شمار سند" بايد شماره را بر اساس شماره سند يا شماره ثابت، تعيين نماييد.در قسمت "ورود شماره سند مشابه" شماره سندی كه بايد مشابه آن ساخته شود را وارد كنيد. پس از تاييد فرم ورود شمار سند، اطلاعات سند بار گذاری شده و با تایید کردن سندی با شماره جدید مشابه سند انتخاب شده ثبت خواهد شد.
با توجه به اصول حسابداری، در صورت بروز اشتباه در صدور سند، بايد برای اصلاح آن سند معكوس صادر شود. در اين سند سرفصلهای بدهكار تبديل به بستانكار و سرفصلهای بستانكار تبديل به بدهكار شده و سند اشتباه قبلي، بي اثر خواهد شد. نحو ساخت سند معكوس نيز مانند سند مشابه مي باشد.
با كليك بر روي دكمه گزارش پيشرفته فرم ديگري نمايش داده خواهد شد كه در آن مي توانيد با توجه به تنوع شروط گزارش دقيق تري را تهيه نماييد.
تاريخ تنظيم: در اين قسمت تاريخ تنظيم گزارش، نمايش داده شده است كه به طور پيش فرض تاريخ سيستم مي باشد و قابل تغيير است
پيش فرض: در صورت انصراف از تغييرات انجام شده با انتخاب اين گزينه، تنظيمات فرمگزارش به حالت پيش فرض نرم افزار باز مي گردد. در اين قسمت ستون هاي مختلفي مانند عنوان تيتر ، نمايش و ... قرار دارند. در قسمت عنوان تيتر، ستون هايي كه بايد در گزارش ديده شوند، قرار دارند. در قسمت نمايش تعيين مي كنيد كه كدام يك از تيترهاي تعيين شده در گزارش ديده شوند.
در قسمت ستون ترتيب قرار گرفتن تيترها تعيين مي شوند. به عنوان مثال اگر در گزارش طرف حساب ستون نام طرف حساب،ستون ٥ انتخاب شود در گزارش، نام وي در پنجمين ستون، مشاهده مي گردد. در قسمت هاي سايز و پهنا اندازه تيترها در گزارش تعيين مي شوند.
در قسمت پايين فرم، آيتم هاي تنظيمات، مرتب سازي و انتخاب شرط وجود دارد كه به توضيح آنها مي پردازيم:
باانتخاب ارسال مستقيم براي صفحه چاپ گزارش به صورت پيش نمايش نشان داده نشده ومستقيماً براي چاپگر فرستاده خواهد شد.در قسمت ابعاد كاغذ و صفحه مي توانيد عرض و طول صفحه را که به صورت پيش فرض را انتخاب و طول و Custom در نظر گرفته شده، تغيير داد.
براي اين کار، گزينه A4 عرض كاغذ را تغيير دهيد. در قسمت تنظيم ارتفاع باند گزينه ارتفاع تيتر گزارش، جهت تعيين فاصله تيتر گزارش از بالاي صفحه، گزينه ارتفاع هر سطر، جهت تغيير در ارتفاع و فاصله بين سطرهاي گزارش و گزينه ارتفاع سطر انتهاي صفحه، مشخص كننده فاصله صفحه گزارش از انتهاي كاغذ است. براي تعيين تيتر اصلي گزارش، متن مورد نظر را با استفاده ازگزينه توضيحات تيتر وارد نماييد.
مثال: براي تهيه گزارش ازكليه سرفصلهاي كل، آيتم شرط را نام سرفصل، و نوع شرط مساوي و مقدار شرط را حساب كل انتخاب كنيد.
پس از انجام تنظيمات با كليك بر روي دكمه پيش نمايش فرم صورت وضعيت نمايش داده شده كه در واقع فرم چاپي گزارش قبل از چاپ است.
در این سری آموزشی قصد داریم شما رو با وارد کردن اطلاعات پایه در نرم افزار هلو آشنا کنیم ،
براي ثبت اطلاعات كليه اشخاصي كه با شما مراوده تجاري دارند، (به عنوان مثال خريداران يا فروشندگان) از اين قسمت استفاده نماييد.
از اطلاعات وارد شده در اين قسمت، هنگام صدور فاكتور و انجام عمليات مالي در برنامه استفاده مي شود. در اين قسمت مي توانيد طرف حساب هاي خود را به دو روش فردي و ليستي وارد نماييد. به منظور تعريف طرف حساب به صورت فردي دكمه طرف حساب جديد را کليک نموده و در فرم طرف حساب، نام طرف حساب و مبلغ بدهكاري يا بستانكاري ابتداي دوره را ثبت كنيد و سپس تأييد نماييد.
در قسمت مشخصات شخصي مي توانيد مشخصاتي چون كد، تلفن، تلفن همراه، درصد تخفيف، آدرس و غيره را وارد نماييد. ورود كد الزامي نبوده ولي تعريف آن هنگام جستجوي شخص بر اساس کد، قابل استفاده مي باشد، در صورت عدم تعريف کد، سيستم به صورت خودكار از كد ( ۰۰۰۱ ) به بعد را به ترتيب براي افراد، در نظر مي گيرد.
درصورت مکث موس در اين قسمت،كد سرفصل حسابداري طرف حساب نيز مشاهده مي گردد. طرف حسابهاي تعريف شده به صورت حسابهاي معين زير مجموعه سر فصل کل شماره ۱۰۳ يعني بدهكاران/بستانكاران، به طور اتوماتيك ثبت مي شوند.
به طور مثال كد سرفصل حسابداري آقاي احمدي كه به عنوان اولين شخص در برنامه تعريف شده است، ۱۰۳۰۰۰۱ مي باشد. با كليك بر روي دكمه ساير امكانات دو گزينه درج در دفتر تلفن و جستجو بر اساس تلفن ديده مي شود. گزينه درج در دفتر تلفن، براي ثبت اطلاعات شخص در دفتر تلفن و گزينه جستجو بر اساس تلفن براي جستجوي شخص بر اساس شماره تلفن آن، به كار مي رود. در قسمت مشخصات مالي، مي توانيد اطلاعات مالي مربوط به يك طرف حساب را وارد نماييد.
در قسمت درصد تخفيف مي توانيد براي هر طرف حساب يک درصد تخفيف مشخص نماييد تا با ثبت هر فاکتور بابت آن طرف حساب، به صورت پيش فرض، درصد تخفيف مشخص شده در اين منو از مبلغ کل فاکتور به عنوان تخفيف لحاظ شود.
در قسمت كادر حداعتبار مي توانيد مبلغي را به عنوان اعتبار مالي طرف حساب تعيين نماييد، با انجام اين عمل و فعال نمودن گزينه اخطار سقف اعتبار شخص از منوي اطلاعات اول دوره تنظيمات نرم افزار طرف حساب (در اول دوره) يا منوي تنظيمات مديريتي تنظيمات نرم افزارطرف حساب (در طي دوره)، چنانچه ميزان بدهي طرف حساب بيشتر از حد اعتبار باشد قبل از تأييد سند، سيستم به طور اتوماتيك هشدار خواهد داد.
در قسمت جمع تخفيفات تا كنون مبلغي كه شخص تا آن زمان تخفيف گرفته است، را وارد نماييد. در قسمت مانده بدهكاري يا بستانكاري، مي توانيد تراز نسيه اول دوره طرف حساب را وارد يا اصلاح نماييد.اين گزينه تنها در اول دوره فعال است.
در قسمت تعريف نوع حساب مي توانيد تعيين نماييد كه شخص مذكور خريدار يا فروشنده است. پس از ثبت اطلاعات يك شخص، براي اصلاح نام آن، بر روي دكمه اصلاح نام شخص و براي حذف آن شخص بايد برروي دكمه حذف طرف حساب كليك نماييد.
مي توانيد اشخاص را به منظور سرعت عمل بيشتر به صورت ليستي تعريف نماييد. دكمه ورود ليست اشخاص را كليك و در فرم مربوطه نام طرف حساب و مبلغ بدهكاري يا بستانكاري ابتداي دوره افراد را همراه با کد دلخواه ثبت نماييد. با كليك بر روي دكمه گزارش ليست فوق مي توانيد از طرف حساب هاي تعريف شده در برنامه گزارش تهيه نماييد
براي تهيه گزارش از اشخاص تعريف شده در برنامه از مسير اطلاعات اول دوره گزارشات اطلاعات وارد شده اشخاص استفاده نماييد . با انتخاب اين گزينه، فرم انتخاب شروط براي تهيه گزارش نمايش داده مي شود با انتخاب اين گزينه، فرم انتخاب شروط براي تهيه گزارش نمايش داده مي شود كه مي توانيد بر اساس كد طرف حساب، مانده بدهكاري يا بستانكاري يك شخص خاص و جمع تخفيفات از طرف حساب ها گزارش تهيه نماييد.
در این بخش نگاهی داریم به تنظیمات " طرف حساب که در بخش " اطلاعات اول دوره تنظيمات نرم افزار طرف حساب " واقع شده است :
با انتخاب گزينه "امكان انتخاب كد حسابداري طرف حساب" مي توانيد طرف حساب هاي خود را در سطح معين و يا تفضيلي تعريف نماييد . با انتخاب گزينه اخطار سقف اعتبار اشخاص، اگر مانده بدهي شخص بيش از حد اعتبار وي شود برنامه، قبل از تأييد سند به طور خودكار پيغام خواهد داد.
حد اعتبار شخص را در قسمت " معرفي طرف حساب / مشخصات مالی " تعیین نمایید . عليرغم پيغام ظاهر شده، آن را تأييد و ثبت سند را ادامه داده يا از ادامه ثبت سند خودداري نمايد. براي ايجاد کد طرف حساب به صورت اتوماتيک در هنگام تعريف طرف حساب، مي توانيد گزينه "ورود كد طرف حساب به صورت اتوماتيك باشد" را انتخاب كنيد كه البته به صورت پيش فرض انتخاب شده است.
در صورت انتخاب اين گزينه، با باز کردن فرم تعريف طرف حساب در کادر کد طرف حساب به صورت اتوماتيک کدی را نمايش مي دهد که اين کد را با توجه به آخرين کد طرف حسابهاي تعريف شده در سيستم ايجاد مي کند .در صورتي كه اين گزينه انتخاب نشود
در زمان تعريف طرف حساب كد طرف حساب به صورت خودكار وارد نشده و بايد آن را به صورت دستي وارد نماييد. در قسمت آخر هم می توانید تعیین کتید که جستجوی نام طرف حساب همیشه بر اساس کلمه خاص باشد به این معنی که هر بخش از نام طرف حساب که در قسمت جستجو تایپ شد بر اساس آن جستجو انجام شود
در این بخش با نحوه وارد کردن اطلاعات کالا در نرم افزار هلو آشنا می شویم، در اين قسمت اطلاعات كالاهايي كه در انبار داريد، كالاهايي كه خريداري نموده و يا فروش داريد در برنامه ثبت نماييد. نحوه تعريف كالاها در نرم افزار هلو به اين صورت است كه كالاها بايد درسه سطح (در برخي محصولات در دو سطح) تعريف شوند.
سطح اول گروه اصلي (مي توان از گروههاي اصلي به عنوان انبار استفاده كرد)، سطح دوم گروه هاي فرعي و سپس سطح سوم نام كالا. گروه هاي اصلي كالاها در صورت داشتن چند انبار، مي تواند نام انبار ، گروههاي فرعي ، تنوع كالاها و درقسمت كالاي اوليه نام كالاها انتخاب و معرفي شوند . ابتدا يك گروه اصلي به نام نرم افزار هلو، يك گروه فرعي به نام فروشگاهي ، گروه فرعي ديگري به نام شركتي
فرم افزايش و اصلاح طبقه بندي نمايش داده شده كه باكليك بر روي دكمه افزودن گروه اصلي مي توانيد نام گروه اصلي مورد نظررا ثبت نماييد . در اين قسمت مي توانيد تا ١٠٠ گروه اصلي تعريف نماييد. جهت اصلاح نام گروه اصلي بر روي دكمه اصلاح گروه اصلي و جهت حذف آن بر روي دكمه حذف گروه كليك نماييد .
براي تعريف يك گروه فرعي ابتدا گروه اصلي كه مي خواهيد گروه فرعي مورد نظر زير مجموعه آنباشد ، را انتخاب، سپس گزينه "انتخاب گروه فرعي " را انتخاب نموده و پس از آن دكمه افزودن گروه فرعي را كليك نماييد. در قسمت مربوطه نام گروه فرعي را وارد نماييد .
در هرگروه اصلي مي توانيد تا ١٠٠ گروه فرعي تعريف و در هرگروه فرعي مي توانيد تا ٩٩٩ نام كالا به سيستم معرفي نماييد.سپس نام كالاها را ساده، متوسط و پيشرفته تعريف مي كنيم، با اين تعاريف در فرم وضعيت انبار مي توان، از موجودي تعدادي و ريالي نرم افزارهاي ساده، متوسط و پيشرفته، گروههاي فرعي فروشگاهي و شركتي يا كل گروههاي فروشگاهي و شركتي يا كل نرم افزارها در طي دوره، گزارش تهيه نمود.
براي تعريف كالاي جديد، پس از انتخاب گروه اصلي و فرعي، با كليك برروي دكمه كالاي جديد، نام كالا و در صورت تمايل كدكالا را وارد نماييد. درصورتي كه بخواهيد كدكالا را به صورت تركيبي ازحروف و اعداد وارد نماييد، براي جداكردن حرف از عدد به بجاي کاراکتر "_" از کاراکتر".'' (مميز عددي که درسمت راست کليد صفر در قسمت کليدهاي عددي سمت راست کيبورد قراردارد) استفاده نماييد.
به طور مثال كد كالا را به صورت الف . ١٢ وارد نماييد.نكته: اگر گروههاي اصلي و فرعي تعريف نكرده باشيد، دكمه كالاي جديد غير فعال است. در قسمت مشخصات اصلي مي توانيد اطلاعاتي مانند ميانگين قيمت خريد، قيمت فروش و ... را وارد نماييد.
توجه نماييد گزينه هاي ميانگين قيمت خريد و تعداد فقط در اول دوره امكان ورود اطلاعات را به صورت مستقيم دارند و بعد از انجام عمليات انتهاي اول دوره تغيير موجودي فقط از طريق فاكتور خريد يا فروش امكان دارد. ميانگين قيمت نيز فقط با صدورفاكتور خريد قابل تغييراست.
چنانچه کالا داراي موجودي باشد، ورود ميانگين قيمت خريد، در ابتداي دوره ضروري است, در غير اين صورت ارزش ريالي اوليه كالا، صفر در نظر گرفته شده و چون روش قيمت گذاري کالا در نرم افزار هلو ميانگين موزون است, علاوه بر تأثير عدد صفر در سود و زيان با ورود خريد و قيمت هاي جديد, عدد صفر ابتداي دوره در محاسبه ميانگين قيمت خريد كالا نيز تأثير گذاشته، آن را به طور اتوماتيك تغيير خواهد داد
بنابراين بايد هنگام صدور فاكتور، قيمت خريد را تغيير دهيد. در قسمت قيمت فروش بايد قيمت فروش يك واحد كالا، را وارد نماييد . در قسمت آخرين قيمت خريد، بايد آخرين قيمتي كه كالا را خريداري نموده ايد ،را وارد نماييد. در صورتي كه کالاي مورد نظر در ابتداي دوره موجودي نداشته باشد، مي توان تعداد را صفر در نظر گرفت.
در بخش دوم از ورود کالای اولیه انبار . رسیدیم به بخش تعریف واحد کالا جهت فعال نمودن امكان واحد كالا در اول دوره بايد گزينه نمايش واحد كالا را از مسير " اطلاعات اول دوره تنظيمات نرم افزار فاكتور / كالا " را انتخاب كرده گزينه نمايش واحد كالا در فاكتور را فعال نماييد.
سپس در قسمت " اطلاعات اول دوره كالاي اوليه انبار امكانات / واحد كالا " با استفاده از كليدهاي Insert يا Enter سطر جديدي ايجاد نماييد. ابتدا نام واحد اندازه گیری کالا سپس در ستون تعداد هر واحد، تعداد در يک واحد را وارد نماييد. به عنوان مثال: واحد را كارتن و تعداد در واحد را ٢٤ كه نشان دهنده وجود2 واحد كالا در يک کارتن است، وارد نماييد
نكته: در حالتي كه تعداد در واحد بيشتر از ١ است، حتما بايد از مسير " تنظيمات مديريتي تنظيمات نرم افزار فاكتور كالا " در قسمت نوع فعاليت در فاكتور، گزينه "تعداد واحد في " را انتخاب نماييد.در قسمت مشخصات فني مي توانيد اطلاعات فني مربوط به يك كالا مانند مدل ، كارخانه سازنده و ... را وارد نماييد .
در قسمت مكان، محل استقرار كالا تعيين مي گردد، به عنوان مثال: طبقه چهار، قفسه دو, رديف يک انبار. در قسمت مشخصات فني مي توانيد ٦ مشخصه فني مختلف براي کالا ثبت نمود كه در گزارشات كالا از آنها استفاده مي شود. براي تغيير نام مشخصات فني از مسير " اطلاعات اول دوره تنظيمات نرم افزار كالا كار خدماتي " اقدام نماييد.
در قسمت مشخصات تنظيمي تعداد حداقل و حداكثر كالا را وارد نماييد. در قسمت حداقل مقدار نقطه سفارش کالا (حدي که تعداد کالا نبايد از آن کمتر شود) وارد مي گردد، چنانچه در اثر فروش و خروج کالا از انبار، تعداد کالا از اين حد كمتر شود، برنامه پيغام خواهد داد.
در قسمت حداكثر مقدار حداکثر تعداد کالايي که مي تواند در انبار وجود داشته باشد و موجودي نبايد بيش از آن شود وارد مي گردد ، درصورت ورود كالا بيش از اين مقدار، برنامه پيغام خواهد داد، ميزان حداقل و حداكثر را مي توان براساس ظرفيت انبار، مدت زمان خريد و ... تعريف نمود
در ادامه مبحث ورود کالای اولیه انبار پس از تعريف يك كالا در صورت نياز به اصلاح نام كالا ،بايد بر روي دكمه اصلاح نام و در صورت نياز به حذف آن، بر روي دكمه حذف كالا كليك نماييد. دقت نماييد كه اگر كالا در طي دوره موجودي داشته يا حتي يك بار براي آن فاكتور صادر شده باشد، نميتوان آن را حذف نمود. جهت حذف اين موارد بايد ابتدا فاكتورهاي مربوط به آن كالا را حذف نموده سپس كالا را حذف نماييد .براي ورود کالاها به صورت ليستي، دكمه ورود ليستي را كليك نماييد.
در فرم ورود كالا به صورت ليستي گروه اصلي و فرعي موردنظر، كد، نام، تعداد و ... را وارد نماييد . در صورت نياز به تعريف كالاي تكراري، گزينه امكان ورود كالاي تكراري را انتخاب نماييد . در اين فرم با کليک راست ماوس، در صورت نياز مشخصه هاي ديگري از كالا مانند واحد، سازنده و ... را به مشخصه هاي موجود در فرم اضافه نماييد.
براي كپي از يك كالاي تعريف شده، آن سطر از فرم را انتخاب و سپس دكمه كپي از سطر را كليك نماييد. جهت جستجوي يك كالا در كليه گروه ها با كليك برروي دكمه امكانات و انتخاب گزينه "جستجوي نام كالا" مي توانيد يك كالا را براساس نام يا كد جستجو نماييد. جستجو به صورت پيش فرض براساس عنوان کالا است
روي دكمه گروه فرعي گزينه گروه فرعي و با كليك برروي دكمه نام كالا، گزينه نام كالا به فرم اضافه خواهد شد. در صورت نمايش گزينه گروه اصلي در فرم و انتخاب گروه مورد نظر با كليك بر روي دكمه حذف گروه اصلي و تمام زير مجموعه هاي آن حذف خواهد شد.
ابتدا از مسیر " اطلاعات اول دوره تنظيمات نرم افزار كالا / كارخدماتي " را باز می کنیم
در اين قسمت امکان تغيير عناوين مربوط به مشخصات کالا چون نام کالا، گروه اصلي و فرعي، سازنده و ... وجود دارد. به عنوان مثال با تغيير نام كالا به محصول، در کليه فرمهاي نرم افزار، نام كالا به محصول تغيير مي يابد. در صورت تمايل به حذف تغييرات اعمال شده، دكمه پيش فرض را كليك نماييد.
در قسمت نحوه نمايش نام كالا، مي توانيد نحوه نمايش نام كالا را در صفحه صدور فاكتور مشخص نماييد. با انتخاب گزينه ثبت اتوماتيک سفارش خريد کالا هنگام رسيدن به حداقل موجودي در صورت تعيين حداقل و حداكثر مقدار براي کالاها در فرم معرفي كالا قسمت مشخصات تنظيمي، چنانچه موجودي كالا به حداقل برسد سيستم به طور خودكار براي كالا سفارش خريد ثبت مي نمايد.
در صورت انتخاب گزينه جستجوي نام کالا به صورت پيش فرض بر اساس کلمه خاص باشد در فرم جستجوي كالا، انتخاب به طور پيش فرض، براساس كلمه خاص قرار خواهد گرفت. براي استفاده از گزينه شرط كلمه خاص" و "جستجو بر اساس گروه اصلي / فرعي" بر كارهاي خدماتي تاثير بگذارد: ابتدا بايد گزينه "جستجوي نام کالا به صورت پيش فرض بر اساس کلمه خاص باشد" را انتخاب نماييد.
در اين صورت مي توانيد كارهاي خدماتي را نيز مانند كالا بر اساس يك كلمه خاص يا گروه فرعي و اصلي مورد نظر خود جستجو نماييد. در صورت نياز به تعريف گروه اصلي و فرعي براي كارهاي خدماتي, از گزينه امکان تعريف گروه اصلي و فرعي جهت معرفي کارهاي خدماتي استفاده نموده و هنگام معرفي كارهاي خدماتي ابتدا گروه اصلي وگروه فرعي را انتخاب ، سپس نام كارخدماتي را وارد نماييد.
ميانگين گيري اتوماتيك كالاها در هنگام اصلاحات: براي جلوگيري از تغيير قيمت ميانگين در هنگام انجام اصلاحات، بايد اين گزينه را انتخاب نماييد. همچنين مي توانيد از قسمت اصلاحات/ اصلاح موجودي اين قيمت را اصلاح نماييد.
در این بخش می پردازیم به معرفی حسابهای بانکی ، در اين قسمت مي توانيد اطلاعات حساب هاي بانكي خود و مشتريان را در برنامه ثبت نماييد. براي ثبت چكهايي كه از مشتريان دريافت يا به آنها پرداخت نموده ايد نيز بايد از اين قسمت استفاده نماييد. از اين اطلاعات در صدور فاكتور و انجام امور مالي استفاده خواهد شد.با انتخاب اين گزينه از مسير اطلاعات اول دوره معرفي حساب ها و چك ها افتتاح حسابهاي بانكي، فرم افتتاح حساب نمايش داده مي شود.
در اين فرم مي توانيد اطلاعات بانك هايي كه خود و مشتريان در آن حساب داريد ، وارد نماييد. ابتدا دكمه"افتتاح حساب" را كليك نموده، سپس در قسمت نام بان ك، نام بانكي كه درآن حساب داريد را انتخاب نماييد. در صورتي كه نام بانك مورد نظر شما در اين ليست قرار ندارد مي توانيد با كليك بر روي دكمه "بانك جديد" در فرم نمايش داده شده نام بانك مورد نظر را وارد نماييد. بعد از اين كار نام بانك شما به ليست بانكها اضافه مي شود. همچنين بايد گروه بانكي و گروه اسناد پرداختني و گروه اسناد دريافتني انتخاب نماييد.
در برنامه يك گروه بانك به نام "بانكهاي ريالي" با كد ١٠٢٠٠٠١ و گروه اسناد پرداختني با كد ٤٠٢٠٠٠١ و گروه اسناد دريافتني با نام "اسناد در جريان وصول نزد بانك" با كد ١٠٤٠٠٠٢ به صورت پيش فرض تعريف شده است. امكان حذف اين ٣ سرفصل وجود نداشته و فقط در صورت نياز مي توانيد نام آنها را اصلاح كنيد.
تعريف گروه بانك جديد: براي تعريف گروه بانک جديد در فرم معرفي حساب بانكي جديد بر روي دكمه "گروه بانك" كليك نماييد. دكمه جديد را كليك کنيد . نام گروه مورد نظر را در آن وارد كنيد. با انجام اين کار يك سرفصل معين با نام گروه تعريف شده، زير مجموعه سرفصل كل بانكها ايجاد مي شود. تعريف گروه اسناد دريافتني جديد: براي تعريف گروه اسناد دريافتني جديد در فرم معرفي حساب بانكي جديد دكمه "گروه اسناد دريافتني" را انتخاب نماييد.دكمه جديد را كليك و نام گروه مورد نظر را وارد كنيد.
تعريف گروه اسناد پرداختني جديد: براي تعريف گروه اسناد پرداختني جديد در فرم معرفي حساب بانكي جديد دكمه "گروه اسناد پرداختني" را انتخاب نماييد. دكمه جديد را كليك و نام گروه مورد نظر را وارد كنيد. اطلاعات ديگري از قبيل شماره حساب، نام شعبه و شماره شعبه و در انتها نوع حساب، جاري يا پس اندا ز را مشخص نماييد .
در صورت انتخاب گزينه "پس انداز"، امكان تعريف چك از اين حساب وجود ندارد و فقط مي توانيد وجه نقد به آن واريز كنيد و يا برداشت نماييد. همچنين مي توانيد چك به اين حساب بخوابانيد. در صورتي كه بخواهيد با استفاده از دستگاه هاي كارتخوان نقل و انتقال وجه را در برنامه انجام دهيد
بايد گزينه "حساب متصل به كارتخوان" را فعال نموده و كارمزد بانك، سرفصل مربوطه و ... را مشخص نماييد . پس از تعريف حساب مورد نظر ، در صورتي كه بخواهيد اطلاعات آن را اصلاح نماييد ، بايد بر روي دكمه اصلاح حساب كليك نماييد.با كليك بر روي دكمه حذف حساب مي توانيد حساب مورد نظر را حذف نماييد.
با استفاده از اين امکان اگر در بازه مشخصي از سال تخفیفي جهت فروش محصولات در نظر داشته باشید میتوانید از اين امکان استفاده نمايید و نحوه فعال نمودن اين امکان از منوي " تنظیمات مديريتي - تنظیمات نرم افزار – فاکتور- کالا " در قسمت گزينه هاي تخفیف فاکتور- تخفیف سطري، گزينه تخفیف هر سطر پرسیده شود را فعال نموده و در انتها گزينه امکان استفاده از تاريخ اعتبار براي تخفیفات را فعال کنید.
همچنین براي اعمال تاريخ اعتبار براي هر کالا داخل فرم معرفي کالا سربرگ مشخصات تنظیمي بازه زماني تخفیفات را اعمال کنید
شما می توانید با داشتن امکان لیست سیاه در نرم افزار هلو ، جهت قرار دادن مشتريان در لیست سیاه پس از ورود به منوی " امکانات اطلاعات پايه- طرف حساب " از بخش تعريف نوع حساب گزينه ی اين شخص در لیست سیاه قرار دارد را فعال نمايید، با فعال شدن اين گزينه در ثبت فاکتور، بخش مالی و همچنین امورمالی اتوماتیک پس از تايید نهايی، پیغام اين شخص در لیست سیاه قرار دارد نمايان می شود که در صورت تمايل می توانید تايید کنید و ثبت سند انجام شود و در غیر اينصورت می توانید عملیات را کنسل نمايید
قبل از تعريف صندوق ابتدا بايد سرفصل معين آن در برنامه تعريف شود، زيرا همه صندوق هايي كه در نرم افزار مي خواهيد از آنها استفاده كنيد بايد در سطح تفصيلي تعريف شوند . به همين منظور ابتدا گروه صندوق را در برنامه تعريف كنيد.
به صورت پيش فرض در نرم افزار يك گروه صندوق با عنوان "صندوقها" تعريف شده است. براي تعريف يك گروه صندوق جديد بر روي دكمه جديد كليك كنيد.
جهت تعريف صندوق در اول دوره بايد از مسير " اطلاعات اول دوره تعريف صندوق و تنخواه گردان " و در طي دوره از مسير " عمليات مالي تعريف صندوق و تنخواه گردان " اقدام نماييد. براي تعريف يك صندوق جديد، بر روي دكمه جديد كليك كنيد.
قبل از تعريف تنخواه گردان ابتدا بايد سرفصل معين آن در برنامه تعريف شود، زيرا همه تنخواه گردان هايي كه در نرم افزار مي خواهيد از آنها استفاده كنيد بايد در سطح تفصيلي تعريف شوند. به همين منظور ابتدا گروه تنخواه گردان را در برنامه تعريف كنيد. به صورت پيش فرض در نرم افزار يك گروه تنخواه گردان با عنوان "تنخواه گردانها" تعريف شده است. براي تعريف يك گروه تنخواه گردان جديد دكمه جديد را كليك كنيد.
جهت تعريف تنخواه گردان در اول دوره بايد از مسير " اطلاعات اول دوره تعريف صندوق و تنخواه گردان " و در طي دوره از مسير " عمليات مالي تعريف صندوق و تنخواه گردان " اقدام نماييد. در برنامه يك سرفصل تفصيلي با نام تنخواه گردان زير مجموعه گروه تنخواه گردانها تعريف شده است. براي تعريف يك تنخواه گردان جديد، بر روي دكمه جديد كليك كنيد.
جهت تخصيص موجودي به بانك ها و صندوق ها از مسير معرفي ؛ حساب ها و چك ها موجودي بانكها و صندوقها ؛ اقدام نماييد. (در برخي محصولات از مسير اطلاعات اول دوره موجودي بانك و صندوق استفاده نماييد.) اين گزينه فقط درزمان اول دوره مشاهده مي شود، از اين قسمت مي توانيد موجودي صندوق را ثبت نماييد. در صورتي كه درقسمت افتتاح حساب، حسابهاي بانكي خود را تعريف نموده باشيد، در اين فرم نام بانك ها نمايش داده مي شود و مي توانيد موجودي آنها را تعيين نماييد.
از مسير " اطلاعات اول دوره / چك هاي دريافتي و چك هاي پرداختي " را باز میکنیم
اين گزينه فقط در اول دوره مشاهده مي شود. در اين فرم چکهايي كه به طرف حسابها پرداخت يا از آنها دريافت گرديده ولي هنوز وصول نشده، وارد مي شوند. البته چکهاي مذکور در دوره مالي قبل در معين طرف حساب ها منظور شده اند اما با ورود در اين فرم در ابتداي سال جديد، سند چكهاي مورد نظر به حساب اسناد پرداختني يا دريافتني صادر و تراز افتتاحيه ثبت گرديده ولي در معين طرف حساب عمل نمي شود، مانده بدهي اشخاص بدون محاسبه چکهاي دريافتي يا پرداختي وصول نشده، نمايش داده مي شود.
به عنوان مثال: اگر شخصي در دوره مالي قبل يك ميليون ريال بدهكار بوده و بابت آن چهارصد هزار ريال چك دريافت شده باشد، در چکهاي دريافتي اول دوره وصول نشده، بايد چك دريافتي به مبلغ چهارصد هزار ريال و مانده بدهي وي مبلغ ششصد هزار ريال ثبت گردد .
اين دو فرم به دو علت در برنامه قرار داده شده است: ١- مشخص گردد چك متعلق به چه شخصي است؟ ٢- درسابقه مشتري بتوان چكهايوصول شده و نشده وي را مشاهده نمود. در قسمت پشت نمره، شماره رديف دفتر اسناد دريافتني که پشت نمره چک نيز ناميده مي شود ، درج مي گردد، اين گزينه در فرم اسناد پرداختي فعال نمي باشد.
تاريخ صدور تاريخي است كه چك را به طرف حساب پرداخت يا از وي دريافت نموده ايد و مي تواند تاريخ سند افتتاحيه باشد. براي ثبت تاريخ، سال را چهار رقمي و ماه و روز را دو رقمي درج نماييد .در صورت یک رقمی بودن یکی از اعداد ماه و روز یک صفر باید قبل از عدد ماه و روز بیاید مانند " 13970302" .
در قسمت نام بانك مي توانيد نام بانك را فقط از ليست حسابهاي بانكي كه در فرم معرفي حسابها و اسناد معرفي گرديده، انتخاب نماييد. در قسمت نام شعبه، شماره چك، شماره حساب و ... اطلاعات مربوطه را ثبت نماييد. چنانچه در اين قسمت نياز به تعريف طرف حساب جديد داريد، بر روي دكمه امكانات كليك و گزينه "طرف حساب" را انتخاب كنيد. فرم چکهاي دريافتي با فرم چکهاي پرداختي دو اختلاف دارند:
را كه معمولاً درقسمت پشت چك نوشته مي شود، ثبت نمود.
تنظيمات نرم افزار در اول دوره از منوي " اطلاعات اول دوره - تنظيمات نرم افزار " و در طي دوره از منوي " تنظيمات مديريتي - تنظيمات نرم افزار " قابل مشاهده است.
با استفاده از قسمت تنظيمات مي توانيد تنظيماتي از قبيل امنيتي، نمايشي، محاسباتي و غيره را در فرم ها و گزارشات برنامه ايجاد نماييد. گزينه هاي كالا / كار خدماتي، طرف حساب و فاكتور در بخش هاي مربوط به خود توضيح داده شده اند.
بنابراين تنها به توضيح گزينه هاي امنيتي، عمومي و چاپ مي پردازيم. امنيتي در اين قسمت مي توانيد كاربران مختلفي كه قرار است با برنامه كار كنند را تعريف نماييد . همچنين مي توانيد براي هر يك از آنها رمز ورود به برنامه تعيين نماييد تا هر كاربر با رمز عبور مخصوص به خود وارد برنامه شود. با كليك بر روي دكمه "مديريت فرمه ها" فرم سطح دسترسي نمايش داده مي شود که درآن مي توانيد كاربران را معرفي و براي هريک کلمه عبور تعريف نماييد.
در اين فرم، نام کاربر به طور پيش فرض مدير و کلمه رمز علامت ستاره (عدد 1 ) در نظر گرفته شده است. با كليك بر روي دكمه کاربر جديد، نام کاربر و کلمه عبور مربوطه را وارد نماييد. با كليك بر روي دكمه تاييد فرم ديگري نمايش داده شده كه مجددا بايد كلمه عبور را وارد نماييد.
دكمه اصلاح رمز براي اصلاح رمز عبور كاربر و دكمه حذف كاربر براي حذف اطلاعات كاربر به كار مي رود. در صورتي كه با اين كاربر عملياتي را در برنامه انجام داده باشيد، امكان حذف كاربر وجود ندارد. براي هر يك از كاربران خود مي توانيد تعيين سطح دسترسي كنيد و يا آن را به عنوان مدير در نظر بگيريد .
در قسمت تنظیمات امنیتی می پردازیم به ادامه گزینه ها
اعلام هشدار تهيه نسخه پشتيبان هر ... روز: در اين قسمت مي توانيد تعداد روز را تعيين نماييد، پس از آن به هنگام اجراي برنامه، بعد اي كه تهيه كرده ايد، هشداري مبني بر تهيه نسخه پشتيبان نمايش داده مي شود. در Backup از گذشت تعداد روزهاي مورد نظر از آخرين صورتي كه كاربري كه در حال كار كردن با برنامه است
مدير باشد يا سطح دسترسي براي تهيه نسخه پشتيبان داشته باشد، با تاييد پيغام مذكور، مي تواند از برنامه، نسخه پشتيبان تهيه نمايد.حل مشكلات حروفي: اين سه گزينه براي كاربراني قرار داده شده است كه قبلاً نرم افزار را بر روي ويندوز ٩٥ يا ٩٨ نصب نموده و كاركرده نصب كرده اند.
بنابراين اطلاعاتي كه در بانك اطلاعاتي نرم افزار وارد شده است هنگام انتقال در XP اند. سپس برنامه را بر روي ويندوز در حروفي مانند "ك" دچار مشكل خواهد شد و اگر كالا يا طرف حسابي را در برنامه وارد كرده باشيد كه داراي حرف "ك" باشد XP ويندوز و بخواهيد آن را جستجو نماييد، امكان پذير نمي باشد.
اگر بخواهيد اين مشكل را در كليه اطلاعات وارد شده در برنامه، برطرف نماييد بايد و Fast Report گزينه تصحيح اطلاعات موجود در نرم افزار را انتخاب نموده وسپس دكمه تبديل را كليك نماييد. اگر ازطراحي فاكتور يا موارد ديگري، از فايل متني استفاده نموده ايد و اطلاعات شما دچار مشكل شده است گزينه تصحيح فايل متني را انتخاب و دكمه تبديل را كليك نماييد.
اگر موجودي انبار شما به صورت اعشارطولاني نمايش داده مي شود، با استفاده از گزينه گرد نمودن موجودي انبار تا ۵ رقم اعشار مي توانيد آن را تا ۵ رقم اعشار گرد نماييد. در قسمت اوقات شرعي با انتخاب شهرهاي مختلف مي توانيد اختلاف ساعت شهر مورد نظر با تهران را مشاهده نماييد.
در اين قسمت مي توانيد اطلاعات شخصي خود از قبيل نام، کداقتصادي، تلفن و ... را وارد نماييد. اين اطلاعات در گزارشاتي از قبيل گزارشات حسابداري قابل مشاهده خواهد بود. با انتخاب گزينه "نمايش گرافيكي نام شركت در صفحه اصلي" مي توانيد نام شركت را در صفحه اصلي نرم افزار به صورت متحرك مشاهده نماييد.
نام شركت را در قسمت مشخصات شخصي / نام وارد نموده و سپس گزينه" نمايش گرافيكي نام شركت در روي دكمه Font صفحه اصلي" را انتخاب نماييد. براي اعمال تنظيمات مربوط به كليك نماييد. تنظيمات ديگر از قبيل سرعت حركت، جهت حركت و ... را نيز مي توانيد مشخص نماييد. پس از تاييد فرم تنظيمات، نام شركت در سمت چپ به صورت متحرك نمايش داده خواهد شد.
در قسمت تاريخ مي توانيد تاريخ برنامه را به دلخواه تنظيم نمائيد کليه اسناد در نرم افزار به همين تاريخ ثبت خواهد شد و مي تواند با تاريخ ويندوز يکسان نباشد. گزينه ترکيب حروف فارسي و لاتين به روش قديم انجام گيرد نرم افزار را به نسخه بالاتر 4.1 ارتقاء داده اند در اين حالت حروف فارسي و لاتين جابجا نمايش داده مي شود كه بايد اين گزينه فعال گردد.
در صورت انتخاب گزينه تبديل صفحه کليد از لاتين به فارسي در هنگام اجراي برنامه، پس از اجراي برنامه، صفحه کليد به صورت اتوماتيک از حالت لاتين به فارسي تبديل خواهد شد. در صورتيکه صفحه کليد به صورت پيش فرض، فارسي تنظيم شده باشد نيازي به استفاده از اين گزينه نيست زيرا در اين صورت صفحه کليد از فارسي به لاتين تبديل خواهد شد.
در قسمت ذخيره اطلاعات، مسير دلخواهي که به صورت پيش فرض براي ذخيره کپي پشتيبان در نظر گرفته مي شود ، درج مي گردد ، با كليك بر روي دكمه ( ... ) ابتدا درايو مورد نظر، سپس شاخه اي كه بايد اطلاعات در آن ذخيره شود را انتخاب نماييد. هنگام خروج از برنامه از اطلاعات به صورت اتوماتيک در مسير انتخاب شده کپي پشتيبان گرفته مي شود.
در تنظیمات نرم افزار / تنظیمات عمومی قسمتی برای نحوه نمایش سود وجود دارد که به توضیح آن می پردازیم
در اين قسمت دو گزينه براي انتخاب وجود دارد:
كالايي را به قيمت ۱۵۰۰۰ خريداري كرده كه ۵۰۰۰ ريال آن را به صورت نقد تسويه و مابقي به صورت تخفيف محاسبه مي شود. هنگامي كه گزينه اول در تنظيمات انتخاب شده باشد گزارش ميزان كل سود به شكل روبرو مي باشد: حال اگر در تنظيمات گزينه دوم را انتخاب كنيم و همين كالا را با قيمت ۷۰۰۰ بفروشيم ميزان كل سود به شكل روبرو مي باشد:
نمايش شماره ثابت اسناد: از نظر اصول حسابداري اگر اسناد صادره را به ترتيب تاريخ پشت سرهم قرار دهيد بايد شماره سند آنها نيز پشت سرهم باشد. گاهي اوقات ممكن است بخواهيد سندي كه مربوط به تاريخهاي گذشته است را ثبت نماييد.
با توجه به اصل بيان شده در صورت ثبت سند، بايد شماره آن بعد از آخرين شماره سند تاريخ مورد نظر قرار گيرد و با اولين سند روز بعد يكي مي شود، پس يا بايد تمام اسناد بعد از آن يك رقم جا به جا شوند (شماره سند هر كدام يكي زياد شود يا اصطلاحا شيفت بخورد) و يا شماره سند مميزدار ثبت شود.
در صورتي كه بخواهيد شماره هاي مميزدار را حذف نماييد، عمل مرتب سازي اسناد را انجام دهيد، كليه اسناد به ترتيب، شماره گذاري شده و مميز آنها از بين مي رود. نكته: اگر شما اين شماره ها را پشت اسناد دستي خود ثبت كرده باشيد ترتيب تمام آنها از بين مي رود. شماره سند ثابت به تاريخ ثبت سند ارتباطي ندارد و با مرتب سازي نيز جا به جا نخواهد شد (مي توانيد از هر دو استفاده نماييد)
با انتخاب گزينه درج شماره چک در توضيحات مراوده حساب چنانچه بعد از اول دوره، به طرف حسابي چک پرداخت يا از طرف حسابي چک دريافت نماييد شماره چک به طور اتوماتيک در توضيحات مراوده حساب نمايش داده شده، ثبت مي گردد. با انتخاب گزينه چك هاي پرداختي وصول نشده حداقل ... روز قبل از تاريخ سررسيد نمايش داده شوند مي توانيد تعداد روز مورد نظر را وارد نموده و به هنگام اجراي برنامه، چكهاي وصول نشده در اين بازه زماني را مشاهده نماييد.
ابتداي اجراي برنامه چكهايي که تاريخ سررسيد آنها بين تاريخ روز سيستم و x روز بعد از تاريخ جاري سيستم باشد، نمايش داده مي شود . با انتخاب گزينه درانبار گرداني، فرم ثبت كالاهاي شمارش شده، ورود يك ليست خاص، موجودي انبار را نشان دهد در عمليات انبار گرداني در فرم ثبت كالاهاي شمارش شده، در ستون شمارش، تعداد كالاهاي انبار قرار مي گيرد.
نحوه ثبت سند براي چكهايي كه در عمليات بانك به بانك/ صندوق معرفي مي شوند به صورت زير است :
تنظيمات پرينتر: با كليك بر روي دكمه تنظيم فرم Print Setup نمایش داده مي شود كه براي تنظيمات نام چاپگر، اندازه و نوع كاغذ مورد استفاده مي توانيد از آن استفاده نماييد.
گزارشات حسابداري: دركادر مقابل "توضيحات انتهاي صفحه معين اشخاص" مي توانيد توضيحاتي را درج نماييد که در انتهاي صفحه گزارش معين همه طرف حسابها، نمايش داده شود. محاسبه سود با احتساب هزينه هاي توليد نيز در اين فرم قابل مشاهده است.
رسيد: نمايش چك ها به ترتيب ورود در چاپ رسيد با انتخاب اين گزينه به هنگام چاپ رسيد امورمالي اتوماتيك، چكها به همان ترتيب كه در برنامه تعريف كرده ايد، چاپ مي شوند.
به هنگام انجام امور مالي از مسير عمليات مالي/ امورمالي اتوماتيك در صورتي كه گزينه "چاپ رسيد" را انتخاب كرده باشيد، در رسيد چاپ شده، گزينه "دريافت كننده " نمايش داده خواهد شد كه به صورت دستي مي توانيد نام شخص دريافت كننده رسيد را در آن درج نماييد.
در نرم افزارهای مبتنی بر SQL خطای رایجی تحت عنوان " ....Access violation " وجود دارد که پیش از این در مورد رفع آن در SQL Server 2008 R2 برای شما آموزشی را قرار دادیم:
در این نکته قصد داریم نحوه رفع این خطا را در SQL Server Desktop Engine خدمت دوستان آموزش دهیم
1-ابتدا فايل هاي RunQuery و TitleForm را در مسير نصب برنامه از روی سی دی نصب كپي نماييد.
در صورتيكه از مسير نصب برنامه اطلاع نداشته مي توانيد بصورت زير اقدام نماييد:
جھت يافتن مسير نصب هلو برروي آيكون هلو برروي دسكتاپ كامپيوتر راست كليك كرده و گزينه Properties را انتخاب نموده سپس دكمه find target در ويندوز XP و يا دكمه open file location را در ويندوز 7 انتخاب نماييد
2-در اين قسمت فايل Setup را يافته و بر روي آن دابل كليك نماييد تا اجرا گردد.
3-پس از باز شدن پنجره ي مربوطه مطابق شكل زيرتنھا گزينه روش قديمي را فعال نموده سپس تاييد نماييد.
4.درمرحله بعدي كليد انصراف را كليك كرده تا پنجره ي بالا بسته شود.
5-در اين مرحله در مسير نصب برروي گزينه RunQuery.exe دابل كليك نماييد تا برنامه اجرا شود.
در صورتيكه تنظيمات صحيح باشد فرم زير نمايان مي گردد.
6-پس از باز شدن اين فرم مطابق شكل فوق ابتدا نام شركت مربوطه را انتخاب نماييد.( در صورتيكه شما از امكان چند شركتي استفاده مي نماييد،شركت مدنظر انتخاب گردد ) سپس برروي دكمه انتخاب فايل كليك كرده تا پنجره ي انتخاب فايل باز شود.در اين قسمت فايل TitleForm واقع در مسير نصب برنامه انتخاب گردد.
با انتخاب فايل TitleForm ،شكل زير را خواهيم داشت.
-حال بر روي دكمه اجرا كليك نماييد. تا عبارت زير ظاهر گردد
7-بر روي دكمه تاييد و سپس دكمه خروج كليك كرده تا اين فرم بسته شود.در نھايت تمامي فرم هاي باز را بسته و برنامه هلو را اجرا نماييد.
با انتخاب اين گزينه فرم انتهاي عمليات اول دوره نمايش داده مي شود كه در قسمت بالاي آن، فهرستي از مشخصات چکهاي دريافتي و پرداختي ديده مي شود، در قسمت پايين فرم، موجودي صندوق و بانکها به تفکيک شماره حسابهاي بانكي وارده نمايش داده مي شود .
در قسمت جمع اسناد دريافتي (جمع مبلغ چكهاي دريافت شده از طرف حسابها), جمع اسناد پرداختي (جمع مبلغ چكهاي پرداخت شده )، جمع حسابهاي دريافتي (جمع مبلغ مانده بدهكاري طرف حسابها به ما)، جمع حسابهاي پرداختي (جمع مبلغ مانده بستانكاري طرف حسابها از ما)، ارزش كالاهاي اوليه (حاصلضرب تعداد كالاها درميانگين قيمت خريد)، موجودي صندوق و تنخواه (موجودي صندوق ها )، جمع موجودي بانكها (جمع مبالغ موجود درحسابهاي بانكي)، جمع موجودي نقدي (جمع موجودي بانكها و صندوق)، مشاهده مي شود.
در قسمت تاريخ تنظيم سند، تاريخ سند افتتاحيه را درج نموده، توجه نماييد در طي دوره قبل از اين تاريخ نمي توانيد سندي بزنيد . اطلاعات اول دوره را کنترل و پس از حصول اطمينان از صحت آنها، ابتدا از اطلاعات كپي پشتيبان تهيه نموده و تأييد نماييد ، سند افتتاحيه به صورت اتوماتيک صادر و برنامه بسته مي شود. با اجراي مجدد برنامه، کليه منوها فعال و برنامه آماده ورود اطلاعات طي دوره مي باشد.
در این قسمت قصد داریم شما رو با نحوه اصلاح لیستی مشخصات کالا آشنا کنیم . اگر در ورود اطلاعات کالا ها فهمیدید که مثلا در کدهای کالا و یا قیمت فروش و یا هر هر مشخصاتی از کالا در هنگام ورود اطلاعات دچار اشتباه شدید و باید مشخصات تمامی کالاها و یا بخش اعظمی از کالاها رو اصلاح کتید راحت ترین گزینه برای این کار " اصلاحات / اصلاح لیستی مشخصات کالا " هست که کالا ها رو به صورت لیست برای شما نمایش میده و شما می تونید به راحتی اونا رو اصلاح کنید
با استفاده از اين امكان مي توانيد مشخصات كالاها را به صورت ليستي اصلاح نماييد. با كليك راست بر روي فرم، كليه مشخصات كالا نمايش داده مي شود كه در صورت لزوم مي توانيد آن را انتخاب كرده و به فرم اضافه كنيد.
بعد از زدن گزینه " انتهای عملیات اول دوره " و ورود به قسمت " طی دوره " ممکن است ما متوجه اشتباهاتی در ورود اطلاعات اول دوره شویم . سند افتتاحيه به صورت مستقيم قابل اصلاح نمي باشد. اما تك تك آيتم هاي موجود در اين سند را با استفاده از منوي " اصلاحات / اول دوره " مي توانيد اصلاح نماييد
موجودي و في اول دوره كالا: براي اصلاح موجودي تعدادي و ريالي كالاهاي تعريف شده در اول دوره، با انتخاب اين گزينه فرم اصلاح كالاي اول دوره گشوده مي شود که با كليك بر روي دكمه افزودن كالا فرم معرفي كالا نمايش داده مي شود و مي توانيد كالاي جديدي را در برنامه معرفي نماييد.
براي اصلاح مقدار اوليه كالا ابتدا كالاي موردنظر را انتخاب كرده و سپس با كليك بر روي دكمه اصلاح مقدار اوليه کالا، در فرم ويرايش كالا موجودي اوليه و قيمت ميانگين را وارد نماييد. براي اصلاح كالاهاي يك گروه اصلي يا فرعي نيز ابتدا گروه موردنظر را مشخص و با استفاده از دكمه اصلاح ليستي كالاها در فرم بعدي اصلاحات لازم را درج و تأييد نماييد
نکته در مورد اصلاحات اول دوره کالا:
در این نکته به ادامه مبحث اصلاحات اول دوره می پردازیم :
باشد.
مرتب سازي شماره اسناد مميزدار: گاهي اوقات در هنگام ثبت اطلاعات ممکن است متوجه اين موضوع شويد که يک سند ثبت نشده است و يا به دليل اشتباه کاربري و يا به هم ريختگي تاريخ سيستم، اسناد مابين شماره سندهاي ديگر و به شکل مميزدار ثبت شده اند. براي مرتب کردن شماره اسناد و خارج کردن شماره ها از اين حالت، از مسير " اصلاحات / مرتب سازي شماره اسناد " استفاده نماييد. مرتب سازي به دو حالت انجام مي گيرد. ۱- بر اساس شماره سند ۲- بر اساس تاريخ
اصلاح موجودي و ... در نرم افزار هلو از روش ميانگين موزون در روش قيمت گذاري استفاده مي شود. ميانگين گيري از قيمت كالاها به ترتيب تاريخ ورود آنها به انبار انجام مي گيرد. در زمانهايي كه قيمتي را در فاكتور خريد اشتباه وارد نموده ايد و سپس اصلاح مي نماييد، ميانگين قيمت خريد تغيير مي كند.
در اين حالت براي اصلاح ميانگين قيمت خريد كالاها مي توانيد از منوي اصلاحات/ اصلاح موجودي و... اقدام نماييد.در اين فرم سه گزينه ۱- انتخاب کليه کالاها، ۲- انتخاب يک گروه اصلي خاص، انتخاب يک کالاي خاص براي انتخاب وجود دارد . با انتخاب هر يك از گزينه هاي ذکر شده، بايد دکمه اصلاح ميانگين قيمت را کليک نموده تا اصلاح انجام گيرد. در صورتي كه بخواهيد موجودي كالاهاي انبار را اصلاح كنيد، دكمه اصلاح موجودي انبار را كليك كنيد.
براي اصلاح زمان ثبت يك فاكتور، دكمه اصلاح ساعت فاكتور را كليك كنيد. فاكتوري كه قصد اصلاح ساعت آن را داريد، انتخاب كرده و سپس دكمه اصلاح را كليك كنيد. ساعت فاكتور را تغيير داده و سپس فرم را تاييد نماييد. براي مشاهده گزارش كالاهاي منفي شده در كاردكس بايد دكمه گزارش کالاهاي منفي شده در کاردکس را کليک نماييد.
با كليك بر روي اين دكمه، فرم مربوطه نمايش داده مي شود که در آن مي توانيد گزارشي از کليه كالاي منفي شده در کاردکس را مشاهده نماييد و يا با اعمال شرط, روي ستون هاي "شماره فاکتور" , "تاريخ" , "کد کالا" و ... ازکالا و يا کالاهاي خاصي گزارش تهيه نماييد . همچنين مي توانيد ستونهاي خاصي را براي نمايش درگزارش انتخاب و يا از انتخاب خارج نماييد. با كليك بر روي دكمه پيش نمايش، گزارش كالاهاي منفي شده در كاردكس را مشاهده خواهيد كرد
پس از انتهاي عمليات اول دوره، در فرم معرفي طرف حساب دو گزينه به نام هاي نمايش دفتر معين و سابقه مشتري و ورود ليستي كد استان /شهر(گزارش فصلي) در قسمت امكانات اضافه مي شوند كه به شرح آن مي پردازيم:
با انتخاب گزينه نمايش دفتر معين فرم نمايش دفتر معين ظاهر مي شود كه در آن با انتخاب شخص مورد نظر مي توانيد از سابقه شخص، گردش حساب او و ... گزارش تهيه نماييد. با انتخاب گزينه سابقه مشتري فرم نمايش مشخصات شخصي ظاهر مي شود كه درقسمت وضعيت مال ي خلاصه اي از سوابق مشتري شامل: نام،كد، تلفن و ... ديده مي شود.
در قسمت فايلها در صورتي كه فايلي مرتبط با مشتري داشته باشيد مي توانيد آن را به اطلاعات مشتري اضافه نماييد. در صورتي كه طرف حسابي كه تعريف نموده ايد، جزء كساني باشد كه بخواهيد در دفتر تلفن هم وارد شود، مي توانيد ازگزينه درج در دفتر تلفن استفاده نماييد.
پس از انتهاي عمليات اول دوره، در قسمت امكانات گزينه ديگري به نام كاردكس كالا اضافه مي شود كه در آن مي توانيد با انتخاب هريک از گزينه هاي نمايش با ريز اماني، نمايش بدون ريز اماني همچنين انتخاب ترتيب نمايش، بر حسب تاريخ و ساعت يا براساس تاريخ اولين ورودي گزارشات متنوعي تهيه نماييد.
در قسمت مياني فرم با انتخاب گروههاي اصلي، فرعي و نام كالا گزارش كاردکس تعدادي کالا، تهيه مي گردد. اين فرم جهت گزارش گيري از يك كالاي خاص است. در قسمت انتهاي فرم، دو گزينه نمايش كل كاردكس و نمايش مابين تاريخهاي امکان انتخاب كل كاردكس يا بين دو تاريخ خاص را در اختيار شما قرار مي دهد
در قسمت امکانات گزینه دیگری وجود دارد تحت عنوان " کد های یک کالا " که با انتخاب آن می توان برای یک کالا 10 کد مجزا تعریف کرد و این کالا با هر 10 کد در قسمتهای مربوط به کالا اعم از فاکتور و گزارشات و غیره قابل جستجو می باشد
در نرم افزار هلو بر روی صفحه اصلی با زدن کلید " F11 " سرفصل های نرم افزار باز می شوند . با انتخاب اين گزينه، فرم سرفصل نمايش داده مي شود كه براي تعريف يك حساب جديد ابتدا بايد نوع حساب را مشخص نماييدكه مثلاً از نوع هزينه، صندوق، درآمد يا جاري شركا است.
سپس با كليك بر روي دكمه حساب جديد مي توانيد يك حساب جديد در برنامه تعريف نماييد. با كليك بر روي دكمه اصلاح مي توانيد يك حساب يا نوع يك حساب خاص را اصلاح و با كليك بر روي دكمه حذف مي توانيد آن را حذف نماييد. در اين فرم سرفصلهاي پيش فرض كه توسط برنامه تعريف شده است قابل اصلاح و حذف نمي باشد و فقط سرفصلهايي كه توسط خود كاربر تعريف شده است قابليت حذف و اصلاح دارند
با کلیک بر روی سرفصل کل مورد نظر و زدن گزینه " + " در پایین صفحه و انتخاب : افزودن معین " می توانید یک معین برای سرفصل کل تعیین نمایید و یا با کلیک بر روی یکی از سرفصلهای معین و انتخاب گزینه " افزودن تفصیلی " می توانید برای یک حساب معین زیر مجموعه تفصیلی تعریف کنید .
به عنوان مثال در سرفصل هزینه که سرفصل کل می باشد می توانید یک معین تحت عنوان " هزینه لوازم تحریر " تعریف کرده و در صورت نیاز به حساب تفصیلی زیر مجموعه آن " هزینه لوازم تحریر بخش حسابداری " را می توانید اضافه کنید
یکی از مهم ترین بخشهای نرم افزار هلو " ثبت سند اتوماتیک " یا همان امور مالی اتوماتیک می باشد که در این دوره مفصلا به توضیح آن می پردازیم. جهت ثبت اتوماتيك ساير سندها در برنامه از فرم امور مالي استفاده مي شود. با انتخاب اين گزينه فرم امورمالي نمايش داده مي شود كه شباهت زيادي به فرم امور مالي پس از ثبت فاكتور دارد. با انتخاب هريك از طرق مختلف تسويه، وارد نمودن مبلغ واريزي و تأييد، سند حسابداري به صورت اتوماتيك ثبت مي گردد.
در قسمت بالاي فرم امورمالي، چنانچه گزينه چاپ رسيد انتخاب شده باشد، پس از ثبت سند به صورت اتوماتيك سند مربوطه چاپ مي گردد. با انتخاب گزينه شماره و مبلغ چكها در سند درج شود، شماره و مبلغ چك ها در اسناد وگزارشات حسابداري نمايش داده مي شود. در قسمت تاريخ ثبت سند، تاريخ ثبت سند حسابداري نمايش داده مي شود كه مي توان آن را به دلخواه تغيير داد. با انتخاب هر يك از گزينه هاي اين فرم و كليك بر روي دكمه ادامه امكانات ديگري به فرم اضافه خواهد شد.
بانک به بانک / صندوق: جهت انتقال وجه از يك حساب به حساب ديگر از اين گزينه استفاده مي گردد، با انتخاب آن و كليك بر روي دكمه ادامه در قسمت دوم فرم، بانك مبدأ يعنی بانكي كه مبلغ مورد نظر از آن برداشت مي شود، سپس، بانك يا صندوق مقصد يعنی مانده حساب Shift +F بانك يا صندوقي كه مبلغ مورد نظر به آن واريز مي گردد را انتخاب نماييد، با استفاده از كليدهاي ترکيبی shift + F11 مانده حساب بانک مبدا و با shift + F12 مانده حساب بانک مقصد را می توان مشاهده نمود در کادر مقابل مبلغ واريزي، مبلغي كه بايد انتقال داده شود را درج و دكمه ادامه را انتخاب نماييد، در قسمت سوم فرم فقط گزينه هاي نقد و چك فعال هستند.
نقد: اگر تمام يا بخشي از مبلغ به صورت نقدي واريز گردد، دركادر مقابل نقد، مبلغ را وارد نماييد. درصورت نياز به درج چك مسافرتي، از گزينه چك مسافرتي که به صورت نمايشی است، استفاده نماييد. از گزينه نقد در حالتهايي که نوع حساب بانك مبدأ، سپرده پس انداز باشد به علت اجازه برداشت فقط به صورت نقد يا کارت عابر بانك، چون برداشت از آن نياز به صدور دسته چك ندارد، توصيه مي گردد.
چك: به منظور ثبت چك صادره، با كليك بر روي دكمه معرفي چك، فرم سند بانکي نمايش داده شده و بايد مشخصات چك را وارد نماييد. براي معرفي بيش از يك چك پس از آن كه اولين چك را ثبت نموديد، با استفاده از دكمه جديد مي توانيد مشخصات چكهاي بعدي را وارد نماييد، دكمه حذف براي حذف چک و براي اصلاح آنها با استفاده از كليدهاي قبلي و بعدي، چک مورد نظر را انتخاب و اصلاح نماييد. با كليك بر روي دكمه امكانات چهار گزينه راس چكها، رسيد چكها، صدور طبق شماره و افتتاح حساب نمايش داده مي شود:
پس از تأييد فرم سند بانكي، جمع چكهاي وارد شده، محاسبه و دركادر مقابل چك در فرم امور مالي اتوماتيك نمايش داده مي شود. با استفاده از دكمه حذف چكها مي توان از صدور چکهاي معرفي شده صرف نظر نمود.پس از تعيين مبالغ مورد نظر براي ثبت توضيحات عمليات مالي انجام شده از کادر مقابل توضيحات استفاده نماييد، پس از انجام عمليات و كليك بر روي دكمه تأييد به صورت اتوماتيك سند حسابداري صادر و ثبت خواهد شد
در ادامه به بخش های دیگر " امور مالی اتوماتیک " می پردازیم
با بخش سوم و ادامه آموزش " امور مالی اتوماتیک " در نرم افزار هلو در خدمت شما عزیزان هستم
پرداخت به طرف حساب: در اين فرم ابتدا نام طرف حساب را تعيين نماييد، در مقابل آن دكمه سابقه مشتري وجود دارد که توضيحات آن پيش تر ارائه شده است. در قسمت مبلغ پرداختي، مبلغي كه مي خواهيد به شخص پرداخت نماييد را وارد كنيد. در قسمت بعد، گزينه هاي نقد ، كارتخوان، چك، خرج چك و تخفيف فعال است كه گزينه هاي نقد، كارتخوان، چك و تخفيف پيش تر توضيح داده شده است و تنها گزينه خرج چك را توضيح مي دهيم.
خرج چك: جهت خرج چکهاي دريافتي از اشخاص (اسناد دريافتني)، با كليك بر روي دكمه ليست چكها فرم خرج سند بانكي گشوده شده، با درج تاريخ در قسمت مربوطه، چکهايي كه تا تاريخ درج شده سررسيد شده اند، نمايش داده مي شوند. چك مورد نظر جهت خرج را يافته، پس يا کليک در ستون انتخاب، آن ،Space از قرارگرفتن بر روی آن با فشردن كليد را فعال نماييد.
در انتهای فرم جمع تعدادي و ريالي چكهاي انتخاب شده نمايش داده شده و با کليک راست ماوس جستجوي چكها براساس شماره، مبلغ، تاريخ سررسيد و پشت نمره قابل تعيين است، با انتخاب هر يک ازگزينه ها، در قسمت بالاي فرم جستجو براساس ... تغيير خواهد کرد و مي توان به عنوان مثال با ، ورود شماره چك مورد نظر و فشردن كليد Enter به صورت اتوماتيك آن را بيابيد. با فعال كردن گزينه "انتخاب صندوق" مي توانيد چك هاي موجود در يك صندوق خاص را براي خرج كردن مشاهده نماييد.
سرمايه گذاري: اين گزينه براي ثبت سرمايه گذاري نقدي شركاء به حساب بانکي يا صندوق، استفاده مي گردد، ابتدا حساب بانك يا صندوق كه به آن وجه واريز شده و سپس سرمايه گذاري كه وجه سرمايه را واريز نموده، انتخاب نماييد. در قسمت مبلغ پرداختي، مبلغ سرمايه گذاري را وارد نماييد. در قسمت بعد، گزينه هاي نقد، كارتخوان و چك فعال هستند که عملکرد آنها را پيش تر توضيح داده ايم. پس از انجام عمليات با انتخاب كليد تأييد، با توجه به نوع انتخاب، موجودي صندوق يا بانك، همچنين ميزان سرمايه گذاري شركاء افزايش يافته، سند حسابداري صادر خواهد شد.
به آخرین بخش " امور مالی اتوماتیک " در نرم افزار هلو رسیدیم
در این بخش در خدمت شما عزیزان هستم با نحوه ثبت چک و عملیات مرتیط به چکهای دریافتی و پرداختی اعم از وصول چک . اصلاح چک . خواباندن به حساب . عودت به طرف حساب و ... ابتدا از منو های بالای برنامه روی آیکون " وصول چک " کلیک می کنیم .اکثر عملیات مربوط به چک ها از طریق این گزینه انجام می شود
اعلام وصول كليه چك ها: برای جلوگيری از مغايرت بين موجودی واقعی حساب بانک و موجودی بانک در نرم افزار، چكهای در جريان وصول يا به عبارت ديگر به حساب خوابانده شده دريافتی از اشخاص، موجب افزايش موجودي بانك نشده و در مورد چكهای صادر و پرداخت شده نيز به همين صورت عمل شده و موجب کاهش موجودي بانك نخواهد شد.
به همين منظور بايد در فرم وصول سند بانكي، اعلام وصول يا دستور پرداخت چكها صادر شود. براي مشاهده چكها دريک تاريخ يا بين دو تاريخ خاص، پس از انتخاب گزينه انتخاب چك ازتاريخ و با ورود تاريخ مورد نظر درکادرهای مقابل آن، چكهاي بين دو تاريخ ثبت شده ليست خواهد شد.
در قسمت بعد مي توانيد چك هاي دريافتي و پرداختي خود را براي اعلام وصول، وصول نقدي و ... تعيين نماييد. با انتخاب گزينه "انتخاب نام بانك" و تعيين نام بانك مورد نظر فقط چك هاي مربوط به همان بانك براي وصول، وصول نقدي و ... يا كليك در ستون انتخاب، چك يا چك هاي مورد نظر را انتخاب و دكمه تاييد را كليك Space ليست مي شوند.
سپس با استفاده از كليد نماييد. در انتهای فرم، جمع تعدادي و ريالي چكهاي انتخاب شده محاسبه و نمايش داده خواهد شد. با کليک راست ماوس، امکان جستجوي چكها براساس شماره، مبلغ، تاريخ سررسيد و پشت نمره در اختيار شما قرار خواهد گرفت. گزينه انتخاب همه، کل چكها را انتخاب، عدم انتخاب همه برای از بين بردن انتخاب کل چكها و معكوس نمودن انتخاب آخرين حالت انتخاب را معكوس مي نمايد
اصلاح چك براي اصلاح چك هاي تعريف شده در برنامه بايد از مسير اصلاحات / چك ها استفاده نماييد:
اصلاح مشخصات و حذف چك: براي اصلاح چک مورد نظر با توجه به نوع چک، ابتدا يكي از دوگزينه انتخاب چکهاي پرداختي و انتخاب چکهاي دريافتي انتخاب نماييد. با انتخاب گزينه نمايش كل چکها کليه چکهاي دريافتي يا پرداختي، با استفاده از گزينه نام طرف حساب، پس از مشخص نمودن نام شخص، فقط چکهاي مربوط به آن طرف حساب، با استفاده از گزينه شماره چك با درج شماره چك در کادر مربوطه، فقط همان چك
و با استفاده از گزينه پشت نمره با درج شماره پشت نمره در کادر مربوطه، چکهايي كه شامل آن يا كليك در ستون Space پشت نمره هستند، نمايش داده مي شوند. پس از تعيين موارد ذكر شده، بايد چك مورد نظر را با استفاده از كليد انتخاب، انتخاب نماييد. با كليك بر روي دكمه تأييد، فرم اصلاح سند بانكي، نمايش داده مي شود و مي توانيد مشخصات چك را اصلاح يا آن را حذف نماييد.
براي اصلاح نام طرف حساب پس از انتخاب چك، با كليك بر روي دكمه اصلاح نام، شخص جديد را انتخاب نماييد با اين عمل سند حسابداري چك مربوطه نيز به نام جديد اصلاح خواهد شد.
در ادامه بخش عملیات مرتبط با چک ها در نرم افزار هلو با ما همراه باشید...
عودت از حالت وصول يا خرجي: عملکرد اين گزينه مشابه گزينه اصلاح مشخصات وحذف چك است با اين تفاوت که بعد از انتخاب چکها و كليك بر روي دكمه اصلاح، چك از حالت وصول يا خرجي خارج خواهد شد. در صورتي كه بخواهيد نام طرف حساب مربوط به يك چك را اصلاح نماييد بايددكمه اصلاح نام را كليك كنيد
عودت از به حساب خواباندن: با انتخاب اين گزينه مي توان يک يا چند فقره چك كه به يكي از حسابهاي بانكي خوابانده شده يا به عبارت ديگر درجريان وصول است را به ليست چکها بازگردانيد. در قسمت انتخاب نام بانك، حساب بانكي را انتخاب نموده، سپس از بين چکهايي كه نزد آن حساب سپرده و هنوز وصول نشده، چك مورد نظر را انتخاب نماييد. با كليك دكمه جمع انتخاب شده ها، پس از انتخاب چکها، جمع مبلغ آنها محاسبه و نمايش داده مي شود، پس از تأييد، چكهاي مورد نظر به ليست اسناد دريافتني اضافه خواهد شد.
عودت چك هاي دريافتني از حالت برگشتي: اگر چكي اشتباهاً اعلام برگشتی شده باشد با استفاده از اين گزينه، چک يا چکهای مورد نظر را انتخاب و اصلاح نماييد، پس از تأييد، پيغام عمليات با موفقيت انجام شد ظاهر مي گردد. با تأييد پيغام، سند حسابداري مربوط به چك برگشتي حذف وچك به ليست اسناد دريافتني اضافه خواهد شد. چك هاي مورد نظر را انتخاب و سپس دكمه عودت را كليك كنيد. در صورتي كه بخواهيد جمع مبالغ چك هاي انتخاب شده را مشاهده نماييد، دكمه جمع انتخاب شده ها را كليك كنيد.
براي مشاهده چك برگشتي اي كه عودت داده ايد، از مسير " عمليات مالي چكها اعلام وصول كليه چك ها " اقدام نماييد