نرم‌افزار مایکروسافت ورد (Word) بدون شک قدرتمندترین ابزار برای ایجاد و ویرایش اسناد متنی است. اما بسیاری از کاربران، حتی آن‌هایی که روزانه با ورد کار می‌کنند، در مواجهه با چالش‌هایی مانند تنظیمات متفاوت سرصفحه (Header) و پاصفحه (Footer) برای فصول مختلف، شماره‌گذاری متفاوت صفحات (مثلاً حذف شماره از صفحه اول یا استفاده از حروف ابجد برای مقدمه) یا قرار دادن یک صفحه افقی (Landscape) در میان یک سند عمودی (Portrait) دچار مشکل می‌شوند.
کلید حل تمام این مشکلات، یک قابلیت جادویی به نام «بخش‌بندی» (Sections) است.
به عنوان فردی که سال‌هاست دوره‌های ICDL و نرم‌افزارهای کاربردی آفیس را تدریس میکنم، به تجربه دیده‌ام که درک صحیح «بخش‌بندی» نقطه‌ای است که کاربر مبتدی را از کاربر حرفه‌ای ورد متمایز می‌کند. در این مقاله، قصد داریم یک بار برای همیشه این مفهوم را به صورت اصولی و کاربردی یاد بگیریم.
بخش (Section) در ورد چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
تصور کنید سند ورد شما یک ساختمان بلند است. به طور پیش‌فرض، این ساختمان یک واحد یکپارچه است؛ هر تغییری در تنظیمات یک طبقه (مثلاً رنگ دیوارها) بر تمام طبقات دیگر اعمال میشود.
بخش (Section) در ورد، مانند ایجاد دیوارهای جداکننده و درهای مستقل بین طبقات است. وقتی شما یک «Section Break» ایجاد می‌کنید، به ورد می‌گویید: «تنظیمات این قسمت از سند، از این نقطه به بعد، باید مستقل از قسمت قبلی باشد.»
این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا تنظیمات قالببندی (Formatting) کاملاً متفاوتی را برای بخش‌های مختلف یک سند واحد اعمال کنید.
مهم‌ترین کاربردهای Section بندی
شما زمانی به استفاده از بخش‌بندی نیاز پیدا می‌کنید که بخواهید موارد زیر را در سند خود مدیریت کنید:
- سرصفحه و پاصفحه متفاوت: رایج‌ترین دلیل! مثلاً می‌خواهید عنوان «فصل اول» در سرصفحه صفحات فصل اول، و عنوان «فصل دوم» در سرصفحه صفحات فصل دوم نمایش داده شود.
- شماره‌گذاری متفاوت صفحات: مثلاً صفحات اول (جلد) و دوم (فهرست) شماره نداشته باشند، مقدمه با حروف (الف، ب، ج) شماره‌گذاری شود و متن اصلی از شماره ۱ شروع شود.
- جهتگیری متفاوت صفحه (Orientation): زمانی که می‌خواهید یک جدول یا نمودار بزرگ را در یک صفحه افقی (Landscape) در وسط سند عمودی (Portrait) خود قرار دهید.
- حاشیه‌های (Margins) متفاوت: تنظیم حاشیه‌های متفاوت برای بخش‌های خاصی از سند.
- ستون‌بندی (Columns) متفاوت: مثلاً بخشی از متن شما تک‌ستونی و بخشی دیگر دوستونی باشد.
چگونه در ورد Section Break ایجاد کنیم؟
ایجاد یک «بخش» جدید بسیار ساده است. این کار از طریق منوی «Breaks» انجام میشود.
- ابتدا، نشانگر ماوس خود را در نقطه‌ای از سند قرار دهید که می‌خواهید بخش جدید از آنجا شروع شود (مثلاً انتهای فصل اول).
- به تب Layout (در نسخه‌های قدیمی‌تر Page Layout) بروید.
- روی دکمه Breaks کلیک کنید.
- در منوی باز شده، زیر عنوان Section Breaks، گزینه‌های مختلف را مشاهده خواهید کرد.
انواع Section Break ها
درک تفاوت این گزینه‌ها بسیار مهم است:
- Next Page (صفحه بعد): این گزینه بخش جدید را از ابتدای صفحه بعدی شروع می‌کند. (کاربرد: شروع یک فصل جدید).
- Continuous (پیوسته): این گزینه بخش جدید را از همان نقطه در همان صفحه شروع می‌کند. (کاربرد: تغییر تعداد ستون‌ها در وسط یک صفحه).
- Even Page (صفحه زوج): بخش جدید را از ابتدای صفحه زوج بعدی شروع می‌کند.
- Odd Page (صفحه فرد): بخش جدید را از ابتدای صفحه فرد بعدی شروع می‌کند. (کاربرد: در کتاب‌ها و پایان‌نامه‌ها که فصول همیشه باید از صفحه فرد شروع شوند).
مدیریت سرصفحه‌ها و پاصفحه‌های متفاوت
این همان‌جایی است که اکثر کاربران گیج می‌شوند. فرض کنید شما با استفاده از «Next Page» فصل دوم را در یک بخش جدید ایجاد کرده‌اید، اما وقتی سرصفحه فصل دوم را تغییر می‌دهید، سرصفحه فصل اول هم تغییر می‌کند!
چرا؟ چون به طور پیش‌فرض، سرصفحه‌ها و پاصفحه‌های بخش‌های جدید به بخش قبلی «متصل» (Linked) هستند. شما باید این اتصال را به صورت دستی قطع کنید.
گام به گام قطع اتصال (Link to Previous)
- مطمئن شوید که با استفاده از
Layout > Breaks > Next Pageبخش جدید خود را ایجاد کرده‌اید. - به بخش جدید بروید (مثلاً صفحه اول از فصل دوم).
- روی قسمت سرصفحه (Header) یا پاصفحه (Footer) آن بخش، دابل کلیک کنید تا وارد حالت ویرایش شوید.
- به محض ورود به این حالت، یک تب جدید به نام Header & Footer در بالای ورد ظاهر میشود.
- در این تب، به دنبال گزینه‌ای به نام Link to Previous بگردید. خواهید دید که این گزینه به صورت پیش‌فرض فعال و «زرد رنگ» یا «هایلایت شده» است.
- روی دکمه Link to Previous کلیک کنید تا از حالت انتخاب خارج شود (خاموش شود).
نکته بسیار مهم: اگر سند شما هم سرصفحه و هم پاصفحه دارد، باید این فرآیند «قطع اتصال» را هم برای Header و هم برای Footer به صورت جداگانه انجام دهید.
تنظیم شماره‌گذاری حرفه‌ای برای پایان‌نامه
بیایید یک سناریوی کامل را با هم اجرا کنیم.
هدف:
- بخش ۱ (صفحه جلد): بدون شماره صفحه.
- بخش ۲ (فهرست مطالب): شماره‌گذاری با حروف (الف، ب، ج).
- بخش ۳ (متن اصلی): شماره‌گذاری با اعداد (۱، ۲، ۳) که از ۱ شروع میشود.
مراحل اجرا:
-
ایجاد بخش‌ها:
- به انتهای «صفحه جلد» بروید. از
Layout > Breaksگزینه Next Page را انتخاب کنید. (بخش ۲ ایجاد شد). - به انتهای «فهرست مطالب» بروید. باز هم
Layout > Breaks > Next Pageرا انتخاب کنید. (بخش ۳ ایجاد شد).
- به انتهای «صفحه جلد» بروید. از
-
تنظیمات بخش ۲ (فهرست):
- به پاصفحه (Footer) بخش ۲ (صفحه فهرست) بروید (دابل کلیک کنید).
- در تب
Header & Footer، دکمه Link to Previous را خاموش کنید. - از همان تب، به
Page Number > Format Page Numbersبروید. - در پنجره باز شده،
Number formatرا روی (الف، ب، ج...) تنظیم کنید وStart atرا روی «الف» بگذارید. - حالا از
Page Number > Bottom of Page(یا هرجای دیگر) شماره صفحه را درج کنید. - (توجه: چون بخش ۱ (جلد) به جایی لینک نیست و شماره‌ای در آن درج نکرده‌ایم، خالی باقی می‌ماند).
-
تنظیمات بخش ۳ (متن اصلی):
- به پاصفحه بخش ۳ (اولین صفحه متن اصلی) بروید.
- دوباره دکمه Link to Previous را خاموش کنید (چون به صورت پیش‌فرض به بخش ۲ متصل بود).
- به
Page Number > Format Page Numbersبروید. Number formatرا روی (1, 2, 3...) تنظیم کنید.- در پایین پنجره، گزینه Start at را انتخاب کرده و عدد 1 را وارد کنید.
- اکنون شماره صفحه را درج کنید.
شما با موفقیت یک سند با سه نوع شماره‌گذاری متفاوت ایجاد کردید!
نتیجه گیری
بخش‌بندی (Sections) در ورد شاید در ابتدا کمی پیچیده به نظر برسد، اما در واقع قلب تپنده کنترل اسناد حرفه‌ای است. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا بر خلاف محدودیت‌های پیش‌فرض نرم‌افزار، سند خود را دقیقاً همان‌طور که می‌خواهید صفحه‌آرایی کنید. به یاد داشته باشید، کلید موفقیت در تسلط بر این ویژگی، درک مفهوم «Section Break» و دکمه حیاتی «Link to Previous» است. با کمی تمرین، شما قادر خواهید بود تا هر نوع سندی، از گزارش‌های ساده اداری گرفته تا پایان‌نامه‌های پیچیده را به راحتی مدیریت کنید.
نظرات کاربران (0)