آیا تا به حال برایتان پیش آمده که یک نامه اداری یا فاکتور را طراحی کنید و بخواهید بارها از همان ساختار برای مشتریان مختلف استفاده کنید؟ فایل الگو یا تمپلیت (Template) دقیقاً برای همین هدف طراحی شده است.
در تعریف تخصصی، تمپلیت یک نوع خاص از فایل در مجموعه نرمافزاری آفیس است که شامل تنظیمات از پیش تعیین شده مانند فونتها، استایلها، حاشیهها، لوگوها و طرحبندی صفحه میباشد. وقتی شما یک فایل معمولی ورد (با پسوند .docx) را باز میکنید، در واقع در حال ویرایش خودِ فایل هستید. اما وقتی یک فایل الگو (با پسوند .dotx) را باز میکنید، نرمافزار ورد یک کپی جدید و خام از آن الگو را برای شما ایجاد میکند و فایل اصلی دست نخورده باقی میماند.
نکته مهم: تفاوت اصلی در پسوند فایلهاست. فایلهای معمولی ورد با پسوند docx و فایلهای الگو با پسوند dotx ذخیره میشوند.
چرا باید از تمپلیت استفاده کنیم؟
استفاده از فایل الگو در محیطهای کاری و اداری چندین مزیت کلیدی دارد:
- صرفهجویی در زمان: نیازی نیست هر بار سربرگ، تاریخ، و فونتها را تنظیم کنید.
- یکپارچگی اسناد: تمام نامههای شرکت شما ظاهری یکسان و حرفهای خواهند داشت.
- کاهش خطا: احتمال فراموش کردن لوگو یا تغییر ناخواسته تنظیمات حاشیه به صفر میرسد.
آموزش گامبهگام ساخت فایل الگو در ورد (Word)
ساختن یک تمپلیت در ورد بسیار سادهتر از آن چیزی است که فکر میکنید. برای این کار کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. طراحی سند اولیه
ابتدا نرمافزار Word را باز کنید و سند خود را دقیقاً همانطور که میخواهید باشد، طراحی کنید. این شامل تنظیم سایز کاغذ، حاشیهها، فونتها، رنگها و قرار دادن لوگوی شرکت در هدر (Header) یا فوتر (Footer) است. فرض کنید میخواهید یک سربرگ اداری بسازید.
۲. ذخیرهسازی به عنوان الگو (Save As Template)
این مهمترین مرحله است. پس از اینکه طراحی تمام شد:
- روی منوی File کلیک کنید.
- گزینه Save As را انتخاب کنید.
- روی Browse کلیک کنید تا مکان ذخیرهسازی را مشخص کنید.
۳. انتخاب فرمت مناسب
در پنجرهای که باز میشود، باید نوع فایل را تغییر دهید:
- در قسمت File name، نام مناسبی برای الگوی خود انتخاب کنید (مثلاً: سربرگ رسمی شرکت).
- از لیست کشویی Save as type، گزینه Word Template (*.dotx) را انتخاب کنید.
- دکمه Save را بزنید.
چگونه از الگوی ساخته شده استفاده کنیم؟
حالا که الگوی خود را ساختید، هر زمان که نیاز به نوشتن یک نامه جدید داشتید، کافیست به محلی که فایل را ذخیره کردهاید بروید و روی فایل .dotx خود دابل کلیک کنید. مشاهده خواهید کرد که ورد یک فایل جدید (مثلاً با نام Document1) باز میکند که تمام تنظیمات شما را دارد، اما فایل اصلی الگوی شما دست نخورده باقی مانده است.
سلام ممنون از آموزش بسیار عالی و کارآمد هست
میخواستم بدونم میشه یه متن از قبل نوشته شده رو به یه تمپلنت آماده داد و اون تمپلنت فونت های فصل و سرفصل و ریز فصل رو خودش درست کنه ؟؟
سوال بعدی هم اینه که توی تمپلنت میشه هدر و فودر هم گذاشت؟؟