در دوره ای زندگی میکنیم که یکی از مهم ترین و حیاتی ترین بخش های یک شرکت بزرگ، نظم و دقت در چرخه های حساب داری و مالی آن شرکت است.
به همین منظور و به خاطر اینکه هر روز کار ها کامپیوتری تر و در فضای مجازی بیشتر انجام می شود و رونق میگیرد، مدام نرم افزار های حسابداری بیشتری برنامه ریزی و عرضه می شوند و آیا همه این نرم افزار ها میتوانند دقت و نظم را داشته باشند؟ یا میتوانند مواردی مثل جمع آوری اطلاعاتو طبقه بندی و محاسبه و سپس ارائه نتایج را به طور مطلوبی ارائه دهند؟
در همین نقطه از بحث است که ما را به نرم افزار صفحه گسترده اکسل می رساند که توسط شرکت معروف مایکروسافت طراحی و برنامه نویسی و عرضه شده است.
این نرم افزار قادر است تا به شکل مطلوبی اطلاعات را دریافت کرده و هر گونه عملیات ریاضی و آماری و... را برای شما با استفاده از توابعی که در آن در نظر گرفته شده است انجام داده و کسب و کار شما را لنگ نگذارد.
این نرم افزار به قدری برای کار های حساب داری مناسب می باشد که امروزه به یک بخش جدا ناپذیر از حسابداری تبدیل شده است. این نرم افزار میتواند محاسبات مالی بسیار سنگین و بزرگ را با استفاده از توابع خود تنها در چند ثانیه انجام داده و نتیجه را به شما ارائه می دهد.
نرم افزار اکسل با وجود محیط ساده و آسانی که دارد، بسیار قدرتمند بوده و میتواند محاسبات سنگین مالی و حسابداری را در عرض چند ثانیه برای شما انجام دهد. این نرم افزار دارای کتابخانه ای غنی از توابع کاربردی برای محاسبات مالی و حسابداری می باشد که میتواند به کاربران خود امکان محاسبات سنگین را بدهد. حتی مایکروسافت با قرار دادن این توابع هم راضی نشده و هر کسی که زبان برنامه نویسی VBA را بلد باشد میتواند توابع مورد نیاز خود یا دیگران را نوشته و به این توابع بیافزاید.
بیشتر بدانید: اکسل چیست؟
شما برای دسترسی به این توابع در خود نرم افزار صفحه گسترده اکسل میتوانید با مراجعه به تب Formula و سپس انتخاب گزینه Financial تمامی توابع را ببینید و از آن ها استفاده کنید. از جمله امکاناتی که اکسل به حسابداران و مباحث حسابداری و مالی ارائه میدهد می توانیم به امکان لیست کردن مرتب و منظم فرآیند های مالی در فایلی جدا اشاره کنیم که میتواند به مدیران کسب و کار ها امکان نظارت ساده تر و حرفه ای تری بر بحث مالی را بدهد. اکسل دارای توابع پیشفرضی برای محاسبات پیچیده مالی و حسابداری را ارائه میدهد که میتوانند نظر هر حسابداری را به خود جلب کرده و کار او را راحت تر کنند.
با استفاده از این نرم افزار صفحه گسترده شما میتوانید کاربرگ های حسابرسی ماهیانه تنظیم کنید تا باعث شوند از کارهایتان جا نمانید و آن ها را فراموش نکنید. با نرم افزار اکسل شما میتوانید داده ها و اطلاعات مالی و حسابداری خودتان را به صورت خیلی جذاب و کاربردی منظم و مرتب کرده و باعث سردرگمی مدیران مجموعه نشوید. این نرم افزار در ابعاد کوچک تری مانند شارژ ساختمان یا پول آب نیز کاربرد دارند و شما میتوانید با استفاده از این نرم افزار به صورت کاملا منظم مراقب پرداخت ها و امورات ساختمان خود باشید.
شما با برای ارائه اطلاعات مالی میتوانید با استفاده از همین نرم افزار اکسل نمودار ها و گراف ها را بر اساس اطلاعاتی که دارید تنظیم کرده و کار خود را بسیار شکیل تر و مفهوم تر به کاربرانتان یا مدیرانتان ارائه دهید. شما میتوانید لیست حقوق کارمندانتان یا لیست خرید یا هر لیست دیگری را در این نرم افزار به صورت جدول در آورده و در جا های مختلف از آن ها استفاده کنید و اطلاعاتی مثل اضافه کاری و... را در آن در نظر بگیرید. اگر انبار دار هستید می توانید با استفاده از این نرم افزار صفحه گسترده لیست اقلام داخل انبار تعداد یا شمارش آن ها و نوع و جنس کالا ها را در این نرم افزار وارد کرده و به صورت جدول داشته باشید.
این نرم افزار به شما قابلیت ویرایش چندین باره را در صورت نیازتان به شما میدهد تا بتوانید اطلاعات دقیق تر و درست تری را در آن نگهداری کرده و بر روی آن ها محاسبات خود را انجام دهید. با استفاده از این نرم افزار شما میتوانید اطلاعاتی که با بقیه نرم افزار های حسابداری و مالی جمع آوری کرده اید و خروجی گرفته اید را ترکیب کرده و از آن ها به صورت کاملا سالم و درست گزارش بگیرید. این نرم افزار به مدیران این امکان را میدهد تا بتوانند برای خود پنل مدیریتی ایجاد کرده و داده ها و گزارشات را با یکدیگر مقایسه کرده و تحلیل کنند تا بتوانند دید باز تری نسبت به آنچه در بحث مالی اتفاق می افتد داشته باشند.
نرم افزار صفحه گسترده اکسل یکی از نقاط قوت آن، توابع آن هستند که بسیار موفق هستند و باعث موفقیت این نرم افزار نیز شدند. اکسل بیش از 55 تابع مخصوص مباحث مالی و حسابداری دارد که به حسابداران و مدیران خیلی در این زمینه کمک میکند.
در ادامه به معرفی چند مورد از این توابع می پردازیم و به شما میگوییم که کاربرد این توابع چیست.
این تابع یکی از ساده ترین توابع اکسل می باشد و نحوه کار آن به این صورت است که با جمع کردن محتوای عددی دو سلول و ذخیره آن ها در سلول سوم که هر سه سلول توسط شما تعیین میشوند کار خود را انجام میدهد.
بیشتر بدانید : ورد چیست؟
این تابع نیز مانند تابع قبلی عمل میکند با این شرط که این بار شما میتوانید یک شرط برای آن تعریف کرده و در صورتی که شرط در سلول ها بر قرار باشد، تابع شروع به کار میکند.
این تابع برای جستجو در سلول ها به صورت عمودی استفاده میشود.
این تابع برای جستجو در سلول ها به صورت سطری استفاده می شود.
با استفاده از این تابع هزینه استهلاک به شیوه مجموع سنوات مورد بررسی قرار میگیرد و جواب را به شما ارائه میکند.
با استفاده از این تابع هزینه استهلاک نزولی در زمانی معین مورد بررسی قرار میگیرد و جواب را به شما ارائه میکند.
با استفاده از این تابع می توانید ارزش آینده یک سرمایه گذاری را بر اساس نرخ پرداخت سالیانه و ماهانه مورد بررسی قرار دهید. این تابع یکی از پر کاربرد ترین توابع اکسل در زمینه حساب داری می باشد.
این تابع دقیقا نقطه مقابل تابع قبلی می باشد و ارزش فعلی سرمایه گذاری را محاسبه میکند و جواب را به شما ارائه می کند.
شما با استفاده از این تابع می توانید ارزش خالص و فعلی سرمایه گذاری خود را محاسبه کنید.
این تابع هم مانند تابع NPV می باشد با این تفاوت که این تابع مخصوص محاسبه ارزش سرمایه گذاری هایی می باشد که پرداخت ها و دریافت ها به صورت دوره ای نیستند و هر پرداخت و هر دریافت تاریخ مشخص و معین خود را دارد.
شما با استفاده از این تابع می توانید تمامی محاسبات برای محاسبه اقساط وام با پرداخت دوره ای و با نرخ مشخص را محاسبه کنید.
این تابع هم مانند تابع قبلی عمل میکند و نسخه دیگری از تابع قبلی می باشد و عملکردی شبیه به هم دارند.
این تابع هم نسخه دیگری از تابع PMT می باشد و مخصوص محاسبه بهره وام طراحی شده است و در همین زمینه به کار گرفته می شود.
این البع در حقیقت برای محاسبه نرخ بازدهی داخلی یک مجموعه کاربرد دارد. در واقعا از این تابع درون طرح های توجیهی برای نشان دادن اینکه سود دهی در این مجموعه چقدر خواهد بود مورد استفاده قرار میگیرد.
این تابع زمانی کاربرد خواهد داشت که تراکنش های مالی برای محاسبه نرخ بازدهی داخل در زمان ها متفاوتی صورت بگیرد، برای محاسبه نرخ بازدهی داخلی مورد استفاده قرار میگیرد.
در صورت صفر بودن نرخ NPV یا ارزش خالص فعلی سرمایه گذاری، نرخ داخلی کارکرد توسط این تابع محاسبه و تعیین می شود.
نرم افزار صفحه گسترده اکسل، درست است که ظاهر ساده ای دارد اما بسیار نرم افزار گسترده و بزرگی می باشد که آشنایی سطحی یک حساب دار با آن به هیچ عنوان کافی نیست و حساب دار باید کاملا به نرم افزار اکسل مسلط باشد تا بتواند مخاسبات خود را در آن با صرف زمان کمی انجام دهد.
حسابدار باید بتواند به نحوی به نرم افزار اکسل مسلط باشد که بتواند سنگین ترین و پیچیده ترین مباحث حساب داری را در آن تحلیل و محاسبه کند و بتواند گزارش مناسبی برای مدیر خود رارئه کند.
اکسل میتواند به نحو قابل توجهی در عملیات حساب داری و مالی سرعت ایجاد کند و عملیات آن ها را تسریع کند. این موضوع وقتی قابل توجه می شود که شما میخواهید تفاوت بین یک حسابدار ضعیف و یک حساب دار مسلط را بدانید.
حتی همین حساب دار های ضعیف و قوی هم عملکردشان به نسبت نرم افزار اکسل مورد بررسی قرار میگیرد. به گونه ای که هر چه قدر فرد حسابدار به نرم افزار اکسل مسلط تر باشد، قوی تر و کارا تر و کارآمد تر جلوه میکند.
زیرا میتواند و میداند که چگونه باید عملیات ها و محاسبه ها و تحلیل های مالی را به روشی سریع ولی دقیق و منظم انجام بدهد و همین نکات برای یک مدیر کفایت میکند که یک گزارش عملکرد منظم و مرتب را تحویل بگیرد.
در این مقاله قصد داشتیم تا روش های محاسبه حسابداری و مالی که با نرم افزار اکسل ممکن می شوند را برای شما توضیح دهیم و بتوانیم دید باز تری به شما رد جهت انتخاب یک حسابدار خوب بدهیم که بتوانید از لحاظ مالی که یکی از مهم ترین مباحث هر کسب و کاری می باشد بدهیم.