همانطور که می‌دانید، نرم افزار مایکروسافت اکسس یکی از نرم افزارهای مجموعه نرم افزاری آفیس به شمار می رود که شما با استفاده از این نرم افزار می توانید یک پایگاه داده داشته باشید و اطلاعاتتان را در آن ذخیره کنید . این نرم افزار برای محیط‌های لوکال (Local) و شبکه‌های داخلی اداری فوق‌العاده است. اما امروزه با گسترش دورکاری و نیاز به دسترسی به اطلاعات از هر نقطه‌ای، بسیاری از کاربران و مدیران به دنبال راهی هستند تا فایل‌های اکسس خود را "تحت وب" کنند تا بتوانند بدون محدودیت جغرافیایی به داده‌هایشان دسترسی داشته باشند.

 

1. استفاده از شیرپوینت (SharePoint) چیست؟

یکی از روش‌های رسمی مایکروسافت برای اشتراک‌گذاری داده‌های اکسس، استفاده از شیرپوینت است. نرم افزار شیر پوینت یکی دیگر از نرم افزارهای این مجموعه نرم افزاری می باشد که کاربرد اصلی آن برای مدیریت مستندات می باشد .

شما با استفاده از قابلیت‌های شیرپوینت می‌توانید جداول (Tables) دیتابیس اکسس خود را به لیست‌های شیرپوینت تبدیل کنید. در حقیقت وقتی کاربر اطلاعات را توسط یک نرم افزار تحت وب دریافت میکند و تغییرات خود را اعمال کرده و دوباره توسط این نرم افزار آن ها را در مستندات مرکزی ثبت میکند امکان از دست رفتن اطلاعات بسیار کم می شود .

  • مزیت: یکپارچگی با اکوسیستم مایکروسافت.
  • عیب: نیاز به لایسنس‌های سازمانی و پیچیدگی در پیاده‌سازی برای کاربران عادی.

نکته تخصصی: طبق تعریف ویکی‌پدیا، شیرپوینت (SharePoint) پلتفرمی تحت وب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته و عمدتاً برای مدیریت اسناد و سیستم‌های ذخیره‌سازی استفاده می‌شود، اما قابلیت‌های پیکربندی بالایی دارد که استفاده از آن را در سازمان‌های بزرگ توجیه می‌کند.

2. استفاده از ریموت دسکتاپ (Remote Desktop)

این روش در واقع "تحت وب کردن" واقعی نیست، اما ساده‌ترین راه برای دسترسی از راه دور است. شما می‌توانید فایل اکسس را روی یک سرور ویندوزی (VPS) قرار دهید و کاربران با استفاده از Remote Desktop به آن سرور وصل شده و با اکسس کار کنند.

3. مهاجرت به SQL Server (روش حرفه‌ای)

اگر حجم داده‌های شما زیاد شده است، اکسس دیگر پاسخگو نیست. در این روش، شما "Back-end" (جداول و داده‌ها) را از اکسس جدا کرده و به SQL Server منتقل می‌کنید. اما همچنان از فرم‌ها و گزارش‌های اکسس به عنوان "Front-end" استفاده می‌کنید. سپس می‌توانید این دیتابیس SQL را به وب‌سایت‌ها یا اپلیکیشن‌های دیگر متصل کنید.

تحت وب کردن فایل اکسس

4. تبدیل به وب‌سایت (ترکیب با وردپرس)

این روش را برای کسانی که می‌خواهند اطلاعاتشان را به صورت عمومی یا در یک پرتال کاربری نمایش دهند، پیشنهاد می‌کنم. شما نمی‌توانید فایل .accdb اکسس را مستقیماً در هاست وردپرس آپلود و اجرا کنید. اما می‌توانید:

  1. داده‌های اکسس را به فرمت CSV یا XML خروجی بگیرید.
  2. آن‌ها را در دیتابیس MySQL (که دیتابیس وردپرس است) ایمپورت کنید.
  3. با استفاده از افزونه‌های وردپرس، این داده‌ها را در سایت نمایش دهید و مدیریت کنید.

قطعه کد: اتصال PHP به دیتابیس (برای توسعه‌دهندگان)

اگر بخواهید داده‌های اکسس را که به MySQL منتقل کرده‌اید، در یک صفحه وب ساده نمایش دهید، می‌توانید از کد زیر استفاده کنید. این کد یک مثال ساده برای درک ساختار است:

<?php
// Database configuration
// Note: In a real project, keep credentials in a separate config file.
$servername = "localhost";
$username = "db_user";
$password = "StrongPass123!";
$dbname = "company_database";

// Create connection
$c class="hljs-keyword">new mysqli($servername, $username, $password, $dbname);

// Check connection
if ($conn->connect_error) {
  die("Connection failed: " . $conn->connect_error);
}

// Localized data example for query
$userCity = "Tehran"; 

$sql = "SELECT id, full_name, email FROM employees WHERE city = '$userCity'";
$result = $conn->query($sql);

if ($result->num_rows > 0) {
  // Output data of each row
  while($row = $result->fetch_assoc()) {
    echo "id: " . $row["id"]. " - Name: " . $row["full_name"]. " " . "<br>";
  }
} else {
  echo "0 results";
}
$conn->close();
?>

نتیجه‌ گیری

نرم افزار مایکروسافت اکسس ابزاری قدرتمند برای مدیریت داده‌ها است ، اما ذاتاً برای وب طراحی نشده است. اگر نیاز شما دسترسی چند کاربره از راه دور است، استفاده از شیرپوینت یا ریموت دسکتاپ گزینه‌های سریعی هستند. اما اگر به دنبال یک راهکار دائمی و حرفه‌ای هستید، پیشنهاد من مهاجرت داده‌ها به SQL Server یا استفاده از پلتفرم‌های تحت وب مانند وردپرس است.