آیا تا به حال فکر کردهاید که تفاوت بین یک کارمند معمولی و یک کارمند کلیدی که حقوق بالایی دریافت میکند در چیست؟ بارها دیدهام که تسلط بر ابزارهای درست، چگونه مسیر شغلی افراد را متحول میکند. امروز میخواهم درباره مجموعهای صحبت کنم که کلید طلایی این تحول است: مجموعه نرمافزاری آفیس.
مجموعه نرمافزاری آفیس چیست؟
مجموعه نرمافزاری آفیس یک مجموعه نرمافزاری میباشد که توسط شرکت Microsoft تهیه و عرضه شده است.اگرچه این مجموعه بیشتر در دفاتر کاری و شرکتها و ادارهها مورد استفاده قرار میگیرد، اما امروزه مجموعه نرمافزاری آفیس را میتوانید بر روی اکثر سیستمهای کامپیوتری و حتی سیستم عاملهای موبایل ببینید.
این مجموعه شامل ابزارهایی برای تایپ کردن، ایجاد یا ویرایش اسناد، محاسبات ریاضی، ارائه، مدیریت پایگاه داده یا ارسال و دریافت اطلاعات از طریق ایمیل میباشد.هر یک از برنامههای این مجموعه برای یک هدف خاصی تهیه و طراحی شدهاند که در حیطه کاری خود بسیار محبوب و مورد اعتماد کاربران هستند.
نکته تاریخی: مجموعه نرمافزاری مایکروسافت آفیس اولین بار در سال ۱۹۸۹ و تنها برای سیستم عامل مک منتشر شد، اما تنها با گذشت ۱ سال، یعنی در سال ۱۹۹۰، برای ویندوز نیز در دسترس قرار گرفت.
چرا تسلط بر آفیس حقوق شما را افزایش میدهد؟
شاید بپرسید کدام ابزارها دقیقاً باعث افزایش درآمد میشوند؟ این مجموعه اکنون دارای ۱۱ نرمافزار قدرتمند است ، اما تسلط بر ۳ مورد از آنها، ستون فقرات مهارتهای اداری شما را میسازد:
۱. مایکروسافت ورد (Word): قلم دیجیتال شما
نرمافزار Microsoft Office Word یکی از نرمافزارهای لازم برای ورود به بازار کار میباشد.شما با استفاده از این نرمافزار قادر خواهید بود تا از یکی از قدرتمندترین نرمافزارهای ویرایش و یا ایجاد فایل متنی استفاده کنید.
چرا این مهارت مهم است؟
- مدیریت اسناد حرفهای: شما علاوه بر ایجاد و ویرایش متون میتوانید از قابلیت جدولبندی در آن استفاده کنید.
- خروجیهای متنوع: میتوانید فایلهایتان را با فرمت صفحات وب HTML یا PDF ذخیره کرده و استفاده کنید.
- هوش مصنوعی و ویرایش: این نرمافزار بسیار هوشمند میباشد و توانایی گرفتن غلط املایی، بررسی دستورات متنی و طرحبندی صفحه را دارد که آن را تبدیل به محبوبترین و حرفهایترین نرمافزار ویرایش متن میکند.
۲. مایکروسافت اکسل (Excel): مغز متفکر محاسبات
اگر میخواهید در یک سازمان غیرقابل جایگزین شوید، اکسل را یاد بگیرید. نرمافزار Microsoft Office Excel ابزاری است که با استفاده از آن میتوانید محاسبات ریاضی و آماری و متنی و ترسیم نمودار را انجام دهید.
- ساختار: صفحه گسترده اکسل متشکل از ستونها و ردیفها است؛ هر ستون دارای یک حرف منحصر به فرد و هر ردیف دارای یک عدد منحصر به فرد میباشد. نقطه برخورد اینها، "سلول" نامیده میشود.
- مثال کاربردی: وقتی میگوییم سلول A18، یعنی ستون اول و ردیف ۱۸ام.
این نرمافزار دارای قابلیتهای محاسباتی و برنامهنویسی ماکرو است که میتواند ساعتها کار دستی را به چند ثانیه کاهش دهد.
۳. مایکروسافت پاورپوینت (PowerPoint): هنر ارائه و پرزنت
برای اینکه ایدههایتان خریدار داشته باشد، باید بتوانید آنها را خوب ارائه دهید. نرمافزار مایکروسافت پاورپوینت یک نرمافزار مناسب برای ارائه و سخنرانی میباشد.
- شما میتوانید برای ارائه یا سخنرانی خود اسلایدرهای زیبا و چشمنواز بسازید.
- میتوانید متنهای خود را شخصیسازی کرده، فونت آنها را تغییر دهید و از رنگهای متنوع استفاده کنید.
ابزارهای تکمیلی برای مدیریت حرفهای
دانستن ابزارهای زیر شما را از بقیه متمایز میکند:
- Outlook (اوتلوک): برخلاف برخی نرمافزارها، این مورد بسیار کاربردی میباشد. کاربرد آن مدیریت تماسها، تقویم و ایمیلها است. وقتی کنار سیستم کامپیوترتان نیستید، میتوانید گزارش تماسها را با قابلیت همگامسازی موبایل مدیریت کنید.
- OneNote (واننوت): نقش یک دفترچه یادداشت قدرتمند را ایفا میکند. شما میتوانید چکیده یا خلاصه جلساتتان را به صورت تایپ یا دستنویس وارد آن کنید (ویژگی اضافه شده در سال ۲۰۰۷).
- Access (اکسس): برای زمانی که نیاز دارید یک پایگاه داده داشته باشید و اطلاعاتتان را در آن ذخیره و به صورت فرم ویرایش کنید.
نتیجهگیری
تسلط بر مجموعه آفیس، تنها یادگیری چند نرمافزار نیست؛ بلکه سرمایهگذاری روی آینده شغلی شماست. همانطور که گفته شد، این مجموعه شامل ۱۱ نرمافزار مخصوص برای کارهای اداری است که شرکت مایکروسافت همیشه سعی در بروز بودن آن داشته و تغییرات باب میل کاربران را در آن اعمال میکند. اگر به دنبال افزایش حقوق و ارتقای شغلی هستید، مهارت در این ابزارها اولین و مهمترین گام شماست.
نظرات کاربران (0)