همانطور که میدانید، مجموعه نرمافزاری آفیس یک مجموعه نرمافزاری میباشد که توسط شرکت Microsoft تهیه و عرضه شده است و بیشتر در دفاتر کاری و شرکتها و ادارهها مورد استفاده قرار میگیرد. یکی از قدرتمندترین ابزارهای این مجموعه برای مدیریت دادهها، نرمافزار اکسس (Access) است. نرمافزار مایکروسافت اکسس یکی دیگر از نرمافزارهای این مجموعه نرمافزاری به شمار میرود که شما با استفاده از این نرمافزار میتوانید یک پایگاه داده داشته باشید و اطلاعاتتان را در آن ذخیره کنید.
بسیاری از دانشجویان من در دورههای ICDL، اغلب در درک تفاوت بین چهار جزء اصلی اکسس (Tables, Queries, Forms, Reports) دچار سردرگمی میشوند. در این مقاله قصد داریم این چهار مفهوم را کالبدشکافی کنیم.
۱. جدول (Table) چیست؟ (قلب تپنده پایگاه داده)
در نرمافزار مایکروسافت اکسس، همهچیز با جدول شروع میشود. جدولها محلی هستند که تمام دادههای خام شما در آنجا زندگی میکنند. اگر بخواهیم ساختار آن را تشریح کنیم، صفحه گسترده اکسس را میتوان متشکل از ستونها و ردیفها دانست.
- ردیفها (Records): هر ردیف نشاندهنده یک رکورد یا یک مورد خاص (مثلاً اطلاعات یک کارمند) است.
- ستونها (Fields): هر ستون نشاندهنده یک ویژگی خاص (مثلاً نام خانوادگی یا شماره پرسنلی) است.
بدون جدول، هیچ دادهای برای مدیریت وجود نخواهد داشت.
۲. کوئری (Query) چیست؟ (مغز متفکر)
اگر جدولها "انبار" اطلاعات شما باشند، کوئریها یا پرسوجوها، "کارگرانی" هستند که به سراغ این انبار میروند و دقیقاً همان چیزی را که شما میخواهید پیدا میکنند.
تعریف تخصصی: طبق مستندات مایکروسافت، کوئری درخواستی برای نتایج دادهای یا اقدام روی دادههاست. شما میتوانید از کوئری برای پاسخ دادن به یک سوال ساده، انجام محاسبات، ادغام دادهها از جداول مختلف، یا حتی افزودن، تغییر یا حذف دادههای جدول استفاده کنید.
شما با استفاده از کوئری میتوانید از اکسس بپرسید: «لیست تمام کارمندانی که در تهران زندگی میکنند و حقوقشان بالای ۱۰ میلیون تومان است را به من نشان بده». [cite_start]کوئری این محاسبات ریاضی و فیلتر کردنها را انجام میدهد.
۳. فرم (Form) چیست؟ (رابط کاربری جذاب)
کار کردن مستقیم با جدولها برای وارد کردن اطلاعات همیشه راحت یا امن نیست. اینجاست که فرمها وارد میشوند. نرمافزار اکسس اطلاعات ذخیره شده درون خودش را به صورت فرمهایی نشان میدهد که شما در صورت نیاز میتوانید این اطلاعات را ویرایش کنید.
فرمها در واقع یک رابط گرافیکی (Interface) کاربرپسند هستند که شما طراحی میکنید تا کاربران نهایی بتوانند:
- دادههای جدید وارد کنند.
- دادههای موجود را مشاهده کنند.
- بین رکوردها جابجا شوند.
شما میتوانید دکمهها، منوهای کشویی و کادرهای متنی زیبا در فرم قرار دهید تا کار با دیتابیس لذتبخشتر شود.
۴. گزارش (Report) چیست؟ (نتیجه نهایی)
زمانی که میخواهید اطلاعات خود را چاپ کنید یا به مدیر خود ارائه دهید، از گزارش استفاده میکنید. گزارشها برای "ارائه" دادهها طراحی شدهاند. برخلاف فرمها که برای ورود داده هستند، گزارشها فقط برای خروجی گرفتن (Output) استفاده میشوند.
شما با استفاده از گزارشها میتوانید:
- دادهها را گروهبندی کنید (مثلاً فروشها بر اساس ماه).
- محاسبات نهایی را انجام دهید (جمع کل فروش).
- ظاهری رسمی و قابل چاپ به اطلاعات بدهید.
درست مانند نرمافزار پاورپوینت که یک نرمافزار مناسب برای ارائه و سخنرانی میباشد ، در داخل محیط اکسس نیز "گزارشها" وظیفه ارائه حرفهای دادههای خام را بر عهده دارند.
جمعبندی
ارتباط این اجزا با هم برای درک بهتر، بیایید یک سیستم مدیریت فروشگاه را تصور کنیم:
- Table: لیست محصولات و قیمتها را ذخیره میکند.
- Form: فروشنده از طریق آن فاکتور جدید را ثبت میکند.
- Query: محاسبه میکند که امروز چقدر فروش داشتهایم (محاسبات ریاضی).
- Report: یک فاکتور چاپی زیبا به مشتری تحویل میدهد.
این اجزا در کنار هم اکسس را به ابزاری قدرتمند تبدیل میکنند که در حیطه کاری خود بسیار محبوب و مورد اعتماد از طرف کاربران میباشند.
نظرات کاربران (0)