در بسیاری از متون در کتاب ها ، مجلات ، مقالات و پایان نامه و ... در برخی موارد به کلماتی بر می خوریم که باید توضیح بیشتری در مورد آنها در پاورقی آن صفحه اعمال نماییم وگاهی این کلمات مخفف شده اند که کلمه کامل آن در پاورقی می آیدو موارد دیگری که بسته به نیاز می توان از آنها استفاده کرد.در نرم افزار Word این ویژگی با نام های Footnote پاورقی و Endnote انتها نویس در منوی Reference وجود دارد.خوب برای اعمال این ویزگی ها ابتدا یک متن را در سند موجود تایپ می نماییم و کلمه یا کلماتی را که نیاز به ایجاد توضیح در پاورقی دارند را انتخاب می نماییم.
برای انتخاب کلمه مورد نظر مکان نما را بعد از آن قرار داده و یا می توان آن را های لایت کرد و سپس بر روی گزینه Footnote کلیلک می نماییم .
مشاهده می کتید که بعد از اعمال تنظیم در پایین صفحه در سمت راست یک خط ایجاد و در پایین آن شماره های پاورقی به ترتیب به وجود آمده که در جلو هرکدام از آنها می توان توضیحات لازم را داد.و با اضافه کردن هر کلمه دیگر شماره پاورقی ها بصورت خودکار اضافه می شود.
شما میتوانید برای آموزش ورد در بخش دوره های آموزشی سایت مراجعه کنید.
معمولا مرسوم هست که Footnote پاورقی ها را در پایین صفحه اعمال می کنند. زمانی که اشاره گر ماوس در صفحه بر روی کلمات دارای شماره پاورقی می رود یک جعبه یا باکس به معنای اینکه توضیحاتی برای این کلمه وجود دارد ظاهر می شود.
و برای درج انتها نویس Endnote در متن نیز دقیقا باید مراحل بالا رو دنبال کرد . معمولا نماد پیش فرض برای درج انتها نویس حروف انگلیسی مانند i و ii و ... می باشد که این موارد قابل تنظیم ,و تغییر می باشد.
پس از اعمال انتها نویس متن ما به شکل زیر در خواهد آمد. موارد آبی شده در متن انتها نویس می باشند.
ضمنا بر طبق شکل بالا می توان سایز و فونت و رنگ وسایر تغییرات ، اعداد و حروف و توضیحات آنها را که نماد پاورقی و انتها نویس هستند را به شکل دلخواه تنظیم کرد.
اما تفاوت پاورقی وانتها نویس در چیست ؟ معمولا پاورقی در آخر صفحه سند اعمال می شود و انتها نویس در پایان متن اعمال می شود.
با انتخاب گزینه های موجود در عکس زیر می توان بین پاورقی ها و انتها نویس ها جابجا شد.
با فشردن کشوی بخش Footnotes می توان پنجره تنظیمات بخش Footnote & Endnote را باز کرد و تنظیمات دلخواه را اعمال نمایید.
اولین بخش این کادر مشخص می کند که پاورقی در کدام قسمت قرار گیرد.
گزینه Bootom of Page در پایین صفحه که معمولا رایج هست و مورد استفاده قرار می گیرد.
گزینه Below Text در زیر متن می باشد که معمولا رایج نمی باشد.
گزینه بعدی مربوط به درج محل انتها نویس در سند می باشد که دارای دو گزینه می باشد.
گزینه End of section در انتهای هر بخش
گزینه End of document در انتهای هر سند
با فشردن گزینه Convert پنجره کوچکی شامل سه گزینه باز می شود:
گزینه Convert Footnotes to Endnotes این گزینه تمام پاورقی ها را به انتها نویس تبدیل می کند.
گزینه Convert Endnotes to Footnotes این گزینه تمام انتها نویس ها را به پاورقی ها تبدیل می کند.
گزینه Swap Footnotes and Endnotes این گزینه پاورقی ها را به انتها نویس و انتها نویس ها را به پاورقی تبدیل می کند.
بخش بعدی گزینه Footnotes Layout می باشد که شامل بخشی به اسم Columns می باشد که می توان فرمت های مختلف را با توجه به گزینه های انتخابی در بخش خای مختلف سند مشاهده کنید.
قسمت بعدی Format می باشد که خود شامل چندین بخش می باشد
بخش Number of format در این بخش می توان روش های مختلف شماره گذاری را با توجه به روش های موجود انتخاب نمود.
در بخش Custom mark می توان به جای روش های موجود جهت شماره گذاری از نماد ها Symbol ها استفاده کرد.
در بخش بعدی Start at می توان گام شروع شماره گذاری اعداد یا حروف را مشخص کرد.
در بخش بعدی گزینه Numbering هست که شامل دو گزینه می باشد.
گزینه Continuous با انتخاب این گزینه شماره گذاری در تمام سند پشت سرم هم خواهد بود.
گزینه Restart each section با انتخاب این گزینه می توان در هر بخش شماره گذاری را از ابتدا آغاز کرد.
و نهایتا در اخرین بخش با نام Apply to changes مشخص می نماییم که این تغییرات فقط در یک Section اعمال گردد یا در کل سند موجود اعمال شود.
اما یک نکته مهم این هست که شما اگر بخواهید پاورقی یا انتها نویس ها را چپ چین کنید .متون توضیحات به راحتی جابجا می شوند ولی خط بالای این بخش ها جابجا نمی شود. برای جابجایی خط و توضیحات از روش زیر استفاده می کنیم.
ابتدا از منوی View و از گزینه Draft را انتخاب می نماییم .
سپس اعداد یا حروف پاورقی و انتها نویس موجود در بالای کلمات را های لایت کرده و دوبار روی آن کلیلک می نماییم تا بخش جدیدی در پایین صفحه ایجاد شود.با توجه به بخش انتخابی پاورقی یا انتها نویس تنظیمات برای همان بخش فعال می شود.
از این بخش می توان گزینه Endnotes Separator line را انتخاب کرد و سپس با فشردن کلید های Ctrl+L و یا ازمنوی Home تنظیمات چپ چین را بروی خط اعمال کرد.همچنین بر روی توضیحات نیز می توان تنظیمات را از همین بخش اعمال کرد.
اعمال تنظیمات چپ چین
اعمال تنظیمات چپ چین بر روی خط قسمت انتها نویس
دوباره از منوی View گزینه Print Layout را انتخاب می کنیم.
و نهایتا تنظیمات اعمال شده را برروی پاورقی و انتها نویس می بینیم که چپ چین شده اند.