نرم‌افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) بدون شک یکی از قدرتمندترین نرم‌افزارهای واژه‌پرداز در مجموعه نرم‌افزاری آفیس است که در ادارات و برای نگارش پایان‌نامه‌ها بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد. یکی از چالش‌هایی که کاربران فارسی‌زبان معمولاً با آن روبرو می‌شوند، تنظیمات مربوط به پاورقی (Footnote) است. به عنوان مدرس ICDL، بارها دیده‌ام که دانشجویان متون فارسی را به درستی تایپ می‌کنند، اما خط جدا کننده پاورقی همچنان در سمت چپ (حالت پیش‌فرض انگلیسی) باقی می‌ماند.

در این مقاله قصد داریم به صورت تخصصی نحوه جابجایی و راست‌چین کردن این خط جدا کننده را آموزش دهیم تا اسناد شما ظاهری کاملاً حرفه‌ای و استاندارد داشته باشند.

پاورقی (Footnote) چیست؟

قبل از اینکه به سراغ آموزش فنی برویم، بهتر است نگاهی به تعریف پاورقی داشته باشیم.

طبق تعریف ویکی‌پدیا، «پانویس یا پاورقی، شرح، تفسیر یا ارجاعی است که در حاشیهٔ متن جای می‌گیرد و معمولاً با یک عدد یا نماد در متن اصلی مشخص می‌شود.» 

در نرم‌افزار ورد، این بخش به طور پیش‌فرض با یک خط افقی کوتاه از متن اصلی جدا می‌شود. مشکل از آنجا شروع می‌شود که در تایپ فارسی، این خط باید در سمت راست قرار گیرد، اما ورد آن را در سمت چپ نگه می‌دارد.

مراحل تغییر مکان خط جدا کننده پاورقی

شما با استفاده از قابلیت‌های پیشرفته‌ترِ نمایش در ورد، می‌توانید به تنظیمات مخفی این خط دسترسی پیدا کنید. برای انجام این کار کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. تغییر نمای دید به حالت Draft به طور معمول ما در حالت Print Layout کار می‌کنیم، اما برای ویرایش خط پاورقی باید نمای سند را تغییر دهیم.

  • وارد تب View شوید.
  • از بخش Views، گزینه Draft را انتخاب کنید.

۲. دسترسی به تنظیمات پاورقی اکنون که ظاهر سند تغییر کرد، باید به سراغ تنظیمات ارجاعات برویم.

  • وارد تب References شوید.
  • در بخش Footnotes، روی گزینه Show Notes کلیک کنید.

۳. انتخاب خط جدا کننده (Footnote Separator) پس از کلیک روی Show Notes، صفحه شما به دو بخش تقسیم می‌شود. در پایین صفحه، کادری باز می‌شود.

  • در کادر پایین، یک منوی کشویی (Drop-down) وجود دارد.
  • آن را باز کنید و گزینه Footnote Separator را انتخاب کنید.

۴. تغییر جهت و مکان خط حالا شما خط جدا کننده را می‌بینید که احتمالا در سمت چپ قرار دارد.

  • خط را انتخاب (Select) کنید یا نشانگر موس را کنار آن قرار دهید.
  • برای راست‌چین کردن، کلیدهای ترکیبی Ctrl + R را بزنید (یا از تب Home گزینه Right-to-Left و Align Right را انتخاب کنید).
  • اگر مایل هستید خط در وسط باشد، کلیدهای Ctrl + E را بزنید.

۵. بازگشت به حالت استاندارد کار تمام است. حالا باید به نمای اصلی برگردیم.

  • مجدداً به تب View بروید.
  • گزینه Print Layout را انتخاب کنید.

اکنون مشاهده خواهید کرد که خط پاورقی دقیقاً در جایی که شما تنظیم کرده‌اید (سمت راست) قرار گرفته است.

نکته مهم درباره خط ادامه پاورقی (Continuation Separator)

گاهی اوقات پاورقی شما طولانی است و به صفحه بعد منتقل می‌شود. ورد برای این حالت یک خط جداگانه به نام Footnote Continuation Separator دارد.

  • اگر می‌خواهید آن خط هم راست‌چین شود، در مرحله ۳، به جای Footnote Separator، گزینه Footnote Continuation Separator را انتخاب کنید و همان مراحل راست‌چین کردن را تکرار نمایید.

نتیجه‌گیری

نرم‌افزار مایکروسافت ورد دارای جزئیات فراوانی است که تسلط بر آن‌ها می‌تواند کیفیت اسناد شما را تضمین کند. جابجایی خط پاورقی شاید نکته‌ای کوچک به نظر برسد، اما در نگارش پایان‌نامه‌ها و کتب فارسی، رعایت آن نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن نگارنده است.