یکی از چالشهایی که بسیاری از کاربران در هنگام کار با نرمافزار مایکروسافت ورد با آن مواجه میشوند، بهم ریختگی جداول هنگام تایپ متن است. همانطور که میدانید، نرمافزار Word یکی از نرمافزارهای مجموعه آفیس است که قابلیتهای قدرتمندی همچون جدولبندی را در اختیار کاربران قرار میدهد. اما گاهی اوقات هوشمندی بیش از حد این نرمافزار در تغییر خودکار ابعاد سلولها، باعث دردسر میشود. در این مقاله، روشهای ثابت کردن (Freeze) اندازه سلولهای جدول را به شما آموزش خواهم داد.
چرا اندازه جدول در ورد تغییر میکند؟
قبل از اینکه به سراغ راه حل برویم، باید بدانیم ریشه مشکل کجاست. نرمافزار مایکروسافت ورد به صورت پیشفرض بر روی حالت «تنظیم خودکار» یا AutoFit قرار دارد.این یعنی ورد تلاش میکند تا عرض ستونها و ارتفاع ردیفها را بر اساس متنی که شما تایپ میکنید یا تصویری که در آن قرار میدهید ، تغییر دهد تا همه چیز در سلول جا شود. اما این ویژگی برای فرمهای اداری یا جداول استاندارد که باید ابعاد دقیقی داشته باشند، مناسب نیست.
روشهای ثابت کردن اندازه سلولها (Freeze)
برای اینکه بر روی طراحی اسناد خود کنترل کامل داشته باشید و جدولی منظم بسازید، باید تنظیمات پیشفرض ورد را تغییر دهید. در ادامه دو روش اصلی برای انجام این کار را بررسی میکنیم.
۱. غیرفعال کردن تغییر اندازه خودکار (Auto Resize)
این قطعیترین روش برای جلوگیری از تغییر سایز سلولهاست. وقتی این گزینه را غیرفعال کنید، ورد دیگر اجازه ندارد بر اساس محتوای متنی، عرض ستونها را تغییر دهد.
مراحل انجام کار:
- ابتدا کل جدول یا سلولهای مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- روی جدول کلیک راست کرده و گزینه Table Properties را انتخاب کنید.
- در پنجره باز شده، به تب Table بروید و در پایین پنجره روی دکمه Options کلیک کنید.
- در کادر باز شده، تیک گزینه Automatically resize to fit contents را بردارید.
- روی OK کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره شود.
۲. تعیین دقیق ارتفاع ردیفها (Row Height)
گاهی اوقات مشکل در عرض ستون نیست، بلکه با تایپ متن زیاد، ارتفاع ردیف زیاد میشود و صفحه بعدی را خراب میکند. برای ثابت کردن ارتفاع:
- جدول را انتخاب کرده و وارد Table Properties شوید.
- به تب Row بروید.
- تیک گزینه Specify height را بزنید و عدد مورد نظر (مثلا 1 cm) را وارد کنید.
- نکته طلایی اینجاست: در قسمت Row height is، گزینه را از حالت At least (حداقل) به Exactly (دقیقا) تغییر دهید.
با این کار، حتی اگر متنی طولانیتر از ارتفاع سلول تایپ کنید، ارتفاع سلول زیاد نمیشود و متن اضافی پنهان میماند (که برای فرمهای چاپی بسیار عالی است).
نکات تکمیلی برای مدیریت بهتر جداول
همانطور که در آموزشهای قبلی اشاره شد، ورد قابلیتهای جدولبندی متنوعی دارد. برای اینکه جداول حرفهایتری داشته باشید، پیشنهاد میکنم از ابزار Fixed Column Width نیز استفاده کنید.
- برای این کار کافیست روی جدول کلیک کنید، به تب Layout (در نوار بالای ورد) بروید.
- از بخش AutoFit، گزینه Fixed Column Width را انتخاب کنید.
این گزینه به ورد دستور میدهد که عرض ستونها را در هر شرایطی ثابت نگه دارد.
چه کار کنیم سطر جدول ها به صفحه بعدی نره!؟