نرم افزار Microsoft Office Excel یکی از نرم افزار های مجموعه نرم افزاری مایکروسافت آفیس می باشد که شما با استفاده از آن میتوانید محاسبات ریاضی و آماری و ترسیم نمودار را انجام دهید. اما یکی از چالش‌های رایجی که بسیاری از کاربران با آن روبرو هستند، مدیریت داده‌هایی است که به صورت نامرتب در یک سلول واحد ذخیره شده‌اند.

برای مثال، ممکن است شما لیستی از نام و نام خانوادگی، یا آدرس‌های کامل (شامل شهر، خیابان و پلاک) را دریافت کنید که همگی در یک ستون و هر مورد در یک سلول واحد قرار دارند. . در این حالت، مرتب‌سازی، فیلتر کردن یا تحلیل این داده‌ها تقریباً غیرممکن است.

شما برای مدیریت صحیح این داده‌ها، نیاز دارید تا این سلول واحد را به چند سلول مجزا بشکنید. خوشبختانه، مایکروسافت اکسل ابزارهای بسیار قدرتمند و هوشمندی برای این کار ارائه داده است. در این مقاله، ما به معرفی و آموزش دو روش اصلی و بسیار کاربردی برای شکستن سلول‌ها در اکسل خواهیم پرداخت.

ابزار Text to Columns (متن به ستون‌ها) چیست؟

ابزار Text to Columns یکی از قدیمی‌ترین و در عین حال قابل اعتمادترین ابزارهای اکسل برای تقسیم کردن داده‌های یک سلول به شمار می‌رود. شما با استفاده از این ابزار قادر خواهید بود تا به اکسل بگویید که دقیقاً بر اساس چه الگو یا جداکننده‌ای (مانند فاصله، ویرگول، خط تیره و...) داده‌ها را از هم تفکیک کند.

این روش برای زمانی که داده‌های شما ساختار یکسان و مشخصی دارند (مثلاً همه با ویرگول جدا شده‌اند) بسیار ایده‌آل است.

 مراحل گام به گام استفاده از Text to Columns:

  1. انتخاب داده‌ها: ابتدا، ستونی که حاوی داده‌های ترکیبی است را به صورت کامل انتخاب کنید.
  2. اجرای ابزار: به تب (زبانه) Data در نوار بالای اکسل بروید. در بخش Data Tools، روی گزینه‌ای به نام Text to Columns کلیک کنید.
    1. مرحله اول (انتخاب نوع داده): پنجره‌ای با عنوان "Convert Text to Columns Wizard" باز می‌شود. در این مرحله، گزینه Delimited (جدا شده) را انتخاب کنید. این گزینه به اکسل می‌گوید که داده‌های شما با یک کاراکتر خاص (مانند ویرگول یا فاصله) از هم جدا شده‌اند. بر روی Next کلیک کنید.
  3. مرحله دوم (انتخاب جداکننده): این مرحله مهم‌ترین بخش کار است. در این قسمت، شما باید جداکننده (Delimiter) موجود در داده‌های خود را مشخص کنید.
    • اگر نام‌ها با فاصله (Space) جدا شده‌اند (مانند "علیرضا فاضلی")، تیک گزینه Space را بزنید.
    • اگر داده‌ها با ویرگول (Comma) جدا شده‌اند (مانند "تهران،خیابان ولیعصر")، تیک گزینه Comma را بزنید.
    • شما همچنین می‌توانید جداکننده‌های دیگر مانند Semicolon (نقطه ویرگول) یا Tab را انتخاب کنید. اگر جداکننده شما کاراکتر دیگری (مانند خط تیره -) است، تیک Other را زده و آن کاراکتر را در کادر روبروی آن تایپ کنید.
    • در کادر پایین پنجره (Data preview)، می‌توانید پیش‌نمایشی از نحوه تقسیم شدن داده‌ها را ببینید.
    • مرحله سوم (تنظیم فرمت و مقصد): در مرحله آخر، می‌توانید فرمت هر ستون جدید (مانند Text, Date یا General) را مشخص کنید. همچنین با کلیک بر روی کادر Destination، می‌توانید مشخص کنید که داده‌های تقسیم‌شده از کدام سلول شروع به درج شدن کنند (مثلاً $B$1).
  4. بر روی دکمه Finish کلیک کنید. به همین سادگی، تمام داده‌های شما در ستون‌های مجزا قرار می‌گیرند.

قابلیت Flash Fill (پر کردن سریع) چیست؟

قابلیت Flash Fill که از نسخه اکسل 2013 به بعد معرفی شد، یکی از هوشمندترین ابزارهای اکسل است. این ابزار، برخلاف Text to Columns، نیازی به تنظیمات پیچیده ندارد. نرم افزار اکسل در این حالت بسیار هوشمند عمل می‌کند و سعی می‌کند الگوی کاری شما را حدس بزند.

شما با استفاده از این قابلیت، تنها یک یا دو نمونه از کاری که می‌خواهید انجام شود را به صورت دستی وارد می‌کنید و اکسل به صورت خودکار همان الگو را برای هزاران ردیف دیگر تکرار می‌کند.

مراحل گام به گام استفاده از Flash Fill:

  1. ایجاد ستون‌های جدید: فرض کنید در ستون A نام کامل (مثلاً "علیرضا فاضلی") را دارید. در ستون B یک عنوان (مثلاً "نام") و در ستون C عنوان دیگر (مثلاً "نام خانوادگی") ایجاد کنید.
  2. ارائه الگوی اول: در سلول B2 (زیر عنوان "نام")، به صورت دستی قسمت اول داده سلول A2 را تایپ کنید (یعنی "علیرضا").
  3. اجرای Flash Fill: به سلول B3 بروید و شروع به تایپ کردن قسمت اول داده سلول A3 کنید. به محض تایپ اولین حرف، اکسل الگو را تشخیص داده و لیستی کم‌رنگ از تمام نام‌های کوچک دیگر را در ستون B پیشنهاد می‌دهد.
  4. تأیید الگو: کافی است کلید Enter را فشار دهید تا تمام ستون B با نام‌های کوچک پر شود.
  5. همین فرآیند را برای ستون C ("نام خانوادگی") تکرار کنید. در سلول C2 "فاضلی" را تایپ کنید، به سلول C3 بروید و با زدن کلید Enter، اجازه دهید Flash Fill بقیه کار را انجام دهد.

نکته: اگر پیشنهاد کم‌رنگ ظاهر نشد، پس از تایپ نمونه اول (مثلاً "علیرضا" در B2)، به سلول B3 بروید و کلیدهای Ctrl + E را فشار دهید. این کلید میانبر، Flash Fill را به صورت دستی فعال می‌کند.