در دنیای پرشتاب فناوری، داشتن مهارت‌های کامپیوتری دیگر یک مزیت نیست، بلکه یک ضرورت مطلق است.مجموعه نرم‌افزاری آفیس، که توسط شرکت Microsoft تهیه و عرضه شده است، بیشترین کاربرد را در دفاتر کاری، شرکت‌ها و اداره‌ها دارد . اما سوال اصلی اینجاست: در سال ۱۴۰۴ که هوش مصنوعی و اتوماسیون فراگیر شده‌اند، کارفرمایان دقیقاً چه انتظاری از مهارت‌های آفیس شما دارند؟

دیگر تنها دانستن اینکه آفیس چیست، کافی نیست. این مجموعه شامل ۱۱ نرم‌افزار قدرتمند در حیطه کاری خود می‌باشد ، اما تسلط بر چند مورد خاص، کلید طلایی استخدام شما خواهد بود.

سواد دیجیتال و نرم‌افزارهای اداری

پیش از ورود به بحث فنی، باید بدانیم که مهارت‌های آفیس بخشی از «سواد دیجیتال» محسوب می‌شوند.

طبق تعریف ویکی‌پدیا: سواد دیجیتال (Digital Literacy) به دانش، مهارت‌ها و رفتارهای مورد نیاز برای استفاده از طیف وسیعی از دستگاه‌های دیجیتال مانند تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها، لپ‌تاپ‌ها و رایانه‌های شخصی دسکتاپ برای اهداف مختلف اشاره دارد.

در سال ۱۴۰۴، سواد دیجیتال یعنی شما بتوانید از ابزارهایی که اولین بار در سال ۱۹۸۹ برای مک و در سال ۱۹۹۰ برای ویندوز منتشر شدند ، به شکلی مدرن و چابک استفاده کنید.

۱. Microsoft Word: فراتر از یک تایپ ساده

بسیاری تصور می‌کنند ورد صرفاً برای نوشتن نامه است. اما نرم‌افزار Microsoft Office Word یکی از نرم‌افزارهای لازم برای ورود به بازار کار می‌باشد . در سال ۱۴۰۴، کارفرما از شما انتظار دارد که بتوانید اسناد تعاملی و حرفه‌ای تولید کنید.

شما با استفاده از این نرم‌افزار علاوه بر ایجاد و ویرایش متون، می‌توانید فایل‌هایتان را با فرمت صفحات وب HTML یا PDF ذخیره کرده و از آن فایل‌ها استفاده کنید . توانایی خروجی گرفتن صحیح و تبدیل اسناد به فرمت‌های استاندارد اداری، مهارتی است که یک کارمند حرفه‌ای را از یک مبتدی متمایز می‌کند.

همچنین، قابلیت جدول‌بندی و طرح‌بندی صفحه و قالب‌بندی متن از جمله مواردی است که باید بر آن‌ها مسلط باشید. نرم‌افزار مایکروسافت ورد بسیار هوشمند می‌باشد و توانایی گرفتن غلط املایی یا بررسی دستورات متنی را نیز دارد ؛ استفاده از این قابلیت‌های هوشمند برای ارائه اسنادی بدون نقص، در محیط‌های کاری مدرن حیاتی است.

محیط ورد

۲. Microsoft Excel: زبان داده‌ها در کسب‌وکار

اگر بخواهم به عنوان یک مدیر داخلی به شما توصیه کنم، می‌گویم که اکسل مهم‌ترین ابزار برای تصمیم‌گیری است. نرم‌افزار Microsoft Office Excel ابزاری است که شما با استفاده از آن می‌توانید محاسبات ریاضی و آماری و متنی و ترسیم نمودار را انجام دهید .

در سال ۱۴۰۴، تحلیل داده‌ها (Data Analysis) یک مهارت عمومی محسوب می‌شود. شما باید منطق صفحه گسترده اکسل را که متشکل از ستون‌ها و ردیف‌هاست، به خوبی درک کنید . دانستن اینکه آدرس‌دهی یک سلول چگونه است (مثلاً سلول A18 یعنی ستون اول و ردیف ۱۸ام ) الفبای کار است، اما کافی نیست.

مهارت‌های ضروری اکسل برای آینده عبارتند از:

  • فرمول‌نویسی پیشرفته: استفاده از توابع منطقی و جستجوگر.
  • مصورسازی داده‌ها: این نرم‌افزار قابلیت ترسیم نمودار را دارد که برای ارائه گزارش‌های مدیریتی بسیار کاربردی است.
  • مدیریت داده‌های حجیم: توانایی کار با پایگاه‌های داده درون اکسل.

 

۳. Microsoft PowerPoint: هنر ارائه و متقاعدسازی

در جلسات کاری، نحوه ارائه شما نشان‌دهنده تسلط شماست. نرم‌افزار مایکروسافت پاورپوینت یک نرم‌افزار مناسب برای ارائه و سخنرانی می‌باشد . در محیط کار مدرن، اسلایدها باید کامل‌کننده صحبت‌های شما در جلسات باشند .

برای موفقیت در سال ۱۴۰۴، باید از ساخت اسلایدهای متنی خسته‌کننده پرهیز کنید. شما می‌توانید عکس‌هایی هم به آن اسلایدها اضافه کرده و برای عکس‌های خود استایل مناسب انتخاب کنید و برای آن‌ها سایه طراحی کنید . شخصی‌سازی متن‌ها، تغییر فونت و استفاده از رنگ‌های متنوع باید با روانشناسی رنگ‌ها و اصول برندینگ شرکت همسو باشد.

۴. Outlook و مدیریت ارتباطات: قلب تپنده سازمان

شاید تصور کنید ایمیل قدیمی شده است، اما نرم‌افزار مایکروسافت اوت‌لوک بسیار کاربردی می‌باشد . کاربرد این نرم‌افزار مدیریت تماس‌ها، تقویم، مدیریت ایمیل‌ها و گزارش‌گیری از تماس‌ها است .

به عنوان کسی که مدیریت داخلی یک مجموعه را بر عهده دارد ، تأکید می‌کنم که نظم شخصی شما با این ابزار سنجیده می‌شود. این نرم‌افزار قابلیت همگام‌سازی با تلفن همراه را نیز دارد ؛ بنابراین وقتی در کنار سیستم کامپیوترتان نیستید می‌توانید گزارشی از تماس‌ها و موارد دیگر را مدیریت کنید . این یعنی در سال ۱۴۰۴، شما باید همیشه و همه جا بر امور مسلط باشید.

۵. ابزارهای تعاملی و مدیریت مستندات (SharePoint و OneNote)

با گسترش دورکاری و تیم‌های ترکیبی، ابزارهایی مانند شیرپوینت (SharePoint) اهمیت دوچندان پیدا کرده‌اند. کاربرد اصلی آن برای مدیریت مستندات می‌باشد . وقتی کاربر اطلاعات را در مستندات مرکزی ثبت می‌کند، امکان از دست رفتن اطلاعات بسیار کم می‌شود .

همچنین، نرم‌افزار وان‌نوت (OneNote) نقش یک دفترچه یادداشت قدرتمند را برای شما ایفا می‌کند که می‌توانید چکیده یا خلاصه جلساتتان را به صورت تایپ یا دست‌نویس وارد آن کنید . این مهارت‌ها نشان‌دهنده توانایی شما در سازماندهی اطلاعات است.

نتیجه‌گیری

مجموعه نرم‌افزاری آفیس شامل ۱۱ نرم‌افزار مخصوص برای کار، بارها دیده‌ام که دانشجویان علی‌رغم داشتن دانش فنی بالا، تنها به دلیل استرس یا فراموشیِ نکات ریز، نتیجه مطلوب را در آزمون نمی‌گیرند.آزمون ICDL دروازه ورود به دنیای حرفه‌ای کامپیوتر است و همان‌طور که می‌دانید مجموعه نرم‌افزاری آفیس امروزه در اکثر دفاتر کاری و شرکت‌ها و اداره‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین آمادگی ذهنی و فنی برای این آزمون بسیار حیاتی است. در این مقاله، چک‌لیستی را برای شما آماده کرده‌ام که حاصل سال‌ها تجربه تدریس من است تا شب قبل از آزمون، با خیال راحت سر بر بالین بگذارید.

آمادگی عمومی؛ فراتر از نرم‌افزار

 قبل از اینکه وارد بحث فنی شویم، باید مطمئن شویم که ابزارهای اولیه آزمون آماده هستند.

  • کارت ورود به جلسه و کارت ملی: حتماً این دو مورد را در کیف خود بگذارید.
  • بررسی مکان آزمون: اگر با محل آزمون آشنا نیستید، مسیر را روی نقشه چک کنید.
  • خواب کافی: ذهن خسته نمی‌تواند فرمول‌های اکسل را به درستی تحلیل کند.

مرور سریع نکات فنی؛ نرم‌افزار به نرم‌افزار

 در ادامه به تفکیک نرم‌افزارهای اصلی، نکاتی را که باید سریعاً مرور کنید بررسی می‌کنیم.

1. مرور نکات کلیدی Word

 نرم‌افزار Microsoft Office Word یکی از نرم‌افزارهای مجموعه نرم‌افزاری آفیس می‌باشد که شما با استفاده از این نرم‌افزار قادر خواهید بود تا از یکی از قدرتمندترین نرم‌افزارهای ویرایش و یا ایجاد فایل متنی استفاده کنید. در شب قبل از آزمون، موارد زیر را در ذهن خود مرور کنید:

  • سربرگ‌ها (Tabs): جایگاه ابزارهای مهم در تب‌های Home، Insert و Page Layout را به خاطر بسپارید.
  • ذخیره‌سازی (Save As): فرمت‌های مختلف ذخیره‌سازی را مرور کنید. همانطور که می‌دانید شما می‌توانید فایل‌هایتان را با فرمت صفحات وب HTML یا PDF ذخیره کرده و از آن فایل‌ها استفاده کنید. در آزمون ممکن است از شما خواسته شود فایل را با فرمتی غیر از docx ذخیره کنید.
  • غلط‌یاب املایی: به یاد داشته باشید که این نرم‌افزار توانایی گرفتن غلط املایی یا بررسی دستورات متنی را دارد ؛ پس جایگاه گزینه Spelling & Grammar را در تب Review چک کنید.

نکته آموزشی: "طبق تعریف استاندارد بنیاد ICDL، مهارت واژه‌پردازی (Word Processing) شامل توانایی انجام کارهای روزمره مرتبط با ایجاد، ویرایش و فرمت‌بندی اسناد متنی است."

2. مرور نکات کلیدی Excel

نرم‌افزار Microsoft Office Excel یکی از نرم‌افزارهای مجموعه نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس می‌باشد که شما با استفاده از آن می‌توانید محاسبات ریاضی و آماری و متنی و ترسیم نمودار را انجام دهید. برای آزمون اکسل، این موارد حیاتی هستند:

  • آدرس‌دهی سلول‌ها: حتماً مفهوم سطر و ستون را مرور کنید.می‌دانیم که صفحه گسترده اکسل متشکل از ستون‌ها و ردیف‌ها است که برای آدرس‌دهی به سلول‌ها، هر ستون دارای یک حرف منحصر به فرد و هر ردیف دارای یک عدد منحصر به فرد می‌باشد.مثلاً سلول A18 یعنی ستون اول و ردیف 18 ام.
  • توابع اصلی: کارکرد توابع SUM, AVERAGE, MIN, MAX و IF را یک بار دیگر تمرین کنید.
  • نمودارها: توانایی ترسیم نمودار یکی از قابلیت‌های مهم این نرم‌افزار است. مطمئن شوید که می‌دانید چگونه داده‌ها را انتخاب و یک نمودار ستونی یا دایره‌ای درج کنید.

محیط اکسل

3. مرور نکات کلیدی PowerPoint

 نرم‌افزار مایکروسافت پاورپوینت یک نرم‌افزار مناسب برای ارائه و سخنرانی می‌باشد. در آزمون عملی، زیبایی بصری و رعایت اصول ارائه نمره دارد.

  • Master Slide: حتماً نحوه کار با اسلاید مستر را مرور کنید، زیرا معمولاً سوال اول آزمون است.
  • ترنزیشن و انیمیشن: تفاوت بین Transition (گذار اسلاید) و Animation (تحرک اجزا) را به یاد داشته باشید. شما می‌توانید با استفاده از این نرم‌افزار برای ارائه یا سخنرانی خود اسلایدرهای زیبا و چشم‌نواز و جذاب بسازید.
  • شخصی‌سازی: به یاد داشته باشید که می‌توانید متن‌های خود را شخصی‌سازی کرده، فونت آن‌ها را تغییر بدهید و از رنگ‌های متنوع استفاده کنید.

4. مرور نکات کلیدی Access

نرم‌افزار مایکروسافت اکسس یکی دیگر از نرم‌افزارهای این مجموعه نرم‌افزاری به شمار می‌رود که شما با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید یک پایگاه داده داشته باشید و اطلاعاتتان را در آن ذخیره کنید.

  • مفاهیم پایه: تفاوت Table، Query، Form و Report را مرور کنید.
  • کلید اصلی (Primary Key): فراموش نکنید که هر جدول نیاز به یک کلید اصلی دارد.

تجربه شخصی من در جلسه آزمون

 به عنوان کسی که هم آزمون داده و هم سال‌هاست در حال تدریس این مفاهیم هستم ، یک نکته طلایی را به شما می‌گویم: "خوب خواندن سوال، نصف جواب است." بسیاری از دانشجویان من در مجموعه توسینسو، تنها به این دلیل نمره از دست می‌دهند که سوال را کامل نمی‌خوانند. مثلاً در سوال ورد گفته می‌شود "پاراگراف دوم را Bold کنید"، اما دانشجو کل متن را Bold می‌کند. عجله نکنید؛ زمان آزمون استاندارد و کافی است.

جمع‌بندی و کلام آخر

 آزمون ICDL سنجش مهارت‌های کاربردی شماست. این مجموعه نرم‌افزاری شامل 11 نرم‌افزار مخصوص برای کارهای اداری است که شما فقط با مهم‌ترین آن‌ها در سطح 1 و 2 آزمون سروکار دارید. با مرور نکات بالا و حفظ آرامش، قطعاً موفق خواهید شد. شما با استفاده از این نرم‌افزارها وقتی در کنار سیستم کامپیوترتان نیستید می‌توانید گزارشی از تماس‌ها و... را مدیریت کنید  (اشاره به Outlook) و یا مستندات حرفه‌ای بسازید. پس به این آزمون به چشم یک فرصت برای ارتقای شغلی نگاه کنید.

های اداری است ، اما تسلط عمیق بر چهار رکن اصلی (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) و درک ابزارهای تعاملی مانند SharePoint، بلیط برنده شما برای استخدام در سال ۱۴۰۴ خواهد بود. شرکت مایکروسافت همیشه سعی در به‌روز بودن و کاربرپسند بودن این نرم‌افزار داشته و آن را سالیانه بروز می‌کند ؛ بنابراین، یادگیری شما نیز نباید هرگز متوقف شود.