همه ما در دنیای کاری بارها در موقعیتی قرار گرفتهایم که نیاز داشتهایم ایمیلی را در همان لحظه بنویسیم، اما ارسال آن را به ساعت یا روز دیگری در آینده موکول کنیم. فرقی نمیکند مدیر داخلی یک مجموعه بزرگ باشید که میخواهد گزارشها را در ابتدای ساعت کاری فردا به دست کارمندان برساند، یا یک متخصص فنی که تمایل دارد پاسخ ایمیل مشتریان را در زمان مناسبی بفرستد؛ قابلیت زمانبندی ارسال ایمیل (Delay Delivery) یکی از کلیدیترین ابزارها برای مدیریت زمان و حفظ حرفهایگری در ارتباطات اداری است.
در این مقاله، به عنوان مدرس ICDL، گام به گام به شما آموزش میدهم که چگونه کنترل کامل زمان ارسال ایمیلهای خود را در نرمافزار محبوب مایکروسافت اوتلوک (Microsoft Outlook) به دست بگیرید.
بنیاد نظری: نرمافزار مدیریت ایمیل چیست؟
پیش از آنکه وارد مراحل عملی شویم، بهتر است نگاهی به ماهیت این ابزار داشته باشیم.
بر اساس تعریف دانشنامه ویکیپدیا: «مایکروسافت اوتلوک (Microsoft Outlook) یک مدیریتکننده اطلاعات شخصی از شرکت مایکروسافت است که به عنوان بخشی از مجموعه مایکروسافت آفیس ارائه میشود. اگرچه اوتلوک در درجه اول به عنوان یک برنامه پست الکترونیکی (ایمیل) کاربرد دارد، اما شامل قابلیتهایی نظیر تقویم، مدیریت وظایف، مدیریت مخاطبین و یادداشتبرداری نیز هست.»
همانطور که مایکل کاتینگهام، از متخصصان برجسته مدیریت سیستمهای اداری در کتاب خود اشاره میکند:
«مدیریت هوشمند زمان ارسال ایمیل، تفاوت میان یک ارتباط آشفته و یک ارتباط حرفهای سازمانی را رقم میزند. ابزارهایی که به شما اجازه میدهند تعاملات خود را برای آینده برنامهریزی کنید، بهرهوری کل تیم را افزایش میدهند.»
آموزش گامبهگام زمانبندی ارسال ایمیل در Outlook (نسخه دسکتاپ)
برای اینکه یک ایمیل را بنویسید و تنظیم کنید که در تاریخ و ساعت خاصی در آینده به طور خودکار ارسال شود، مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:
گام اول: ایجاد ایمیل جدید
نرمافزار Microsoft Outlook را باز کنید. از تب Home بر روی گزینه New Email کلیک کنید تا پنجره نگارش ایمیل باز شود. اطلاعات گیرنده، موضوع و متن ایمیل خود را به طور کامل وارد کنید.
گام دوم: ورود به بخش تنظیمات ارسال
در پنجرهای که ایمیل را تایپ کردهاید، از منوی بالا (Ribbon) به تب Options بروید. در بخش More Options، بر روی گزینه Delay Delivery (تأخیر در ارسال) کلیک کنید.
گام سوم: تنظیم ساعت و تاریخ آینده
با کلیک روی این گزینه، پنجره جدیدی به نام Properties باز میشود. در اواسط این پنجره و در بخش Delivery options، تیک گزینه Do not deliver before را فعال کنید.
حالا کافی است در کادرهای روبهروی آن، تاریخ و ساعت دقیقی که میخواهید ایمیل در آن زمان ارسال شود را مشخص کنید.
گام چهارم: ذخیره و ارسال به صف
پس از تنظیم تاریخ و زمان، بر روی دکمه Close در پایین پنجره Properties کلیک کنید. در نهایت، روی دکمه Send (ارسال) در ایمیل خود کلیک کنید.
نکته بسیار مهم تخصصی: پس از کلیک روی Send، ایمیل شما فوراً ارسال نمیشود، بلکه به پوشه Outbox (صندوق خروجی) منتقل شده و تا زمان فرا رسیدن ساعت مقرر در آنجا باقی میماند. برای نسخههای دسکتاپ کلاسیک اوتلوک، سیستم شما باید در زمان تعیینشده روشن و نرمافزار اوتلوک باز باشد تا ایمیل ارسال شود.
چند نکته طلایی برای مدیریت ایمیلهای زمانبندی شده
- ویرایش ایمیل قبل از ارسال: اگر قبل از فرا رسیدن زمان ارسال پشیمان شدید یا خواستید متن را ویرایش کنید، کافی است به پوشه Outbox بروید، ایمیل را باز کنید، تغییرات را اعمال کرده و دوباره دکمه Send را بزنید.
- لغو زمانبندی: اگر خواستید ایمیل فوراً ارسال شود، دوباره به تب Options و بخش Delay Delivery بروید و تیک گزینه Do not deliver before را بردارید.
نظرات کاربران (0)