در شلوغی کارهای روزمره، وظایف اداری و پروژههای کاری، ثبت سریع ایده‌ها و فراموش نکردن چکلیستها یکی از دغدغه‌های اصلی هر فرد است. ابزارهای گوناگونی برای یادداشت‌برداری وجود دارند، اما ابزاری که همیشه در دسترس باشد، رابط کاربری ساده‌ای ارائه دهد و با اکوسیستم کاری شما هماهنگ شود ارزش دوچندانی دارد. گوگل کیپ (Google Keep) دقیقاً برای همین هدف ساخته شده است؛ سرویسی سبک و چابک برای ثبت سریع و سازماندهی کارهای روزانه.
گوگل کیپ (Google Keep) چیست؟
طبق تعریف ویکی‌پدیا: «گوگل کیپ (Google Keep) یک سرویس یادداشت‌برداری است که توسط گوگل توسعه یافته است. این سرویس در ۲۰ مارس ۲۰۱۳ معرفی شد و به عنوان یک برنامه وب و همچنین اپلیکیشن موبایل برای اندروید و آی‌او‌اس در دسترس است.»
گوگل کیپ در حقیقت شبیه به یادداشتهای چسبان (Sticky Notes) روی میز کار است، با این تفاوت که روی فضای ابری ذخیره شده و هیچ‌گاه گم نمی‌شود.
دیوید آلن (David Allen)، نویسنده کتاب مشهور «به انجام رساندن کارها» (Getting Things Done) و متخصص بهره‌وری، می‌گوید:
«ذهن شما برای خلق ایده‌هاست، نه نگه‌داشتن آن‌ها.»
گوگل کیپ دقیقاً ابزاری است که بار ذخیره‌سازی داده‌های فرار روزمره را از روی دوش ذهن برمی‌دارد.
ویژگی‌های اصلی گوگل کیپ چیست؟
گوگل کیپ برخلاف نرم‌افزارهایی مانند واننوت یا مایکروسافت ورد که بر مستندسازیهای حجیم تمرکز دارند، روی سرعت تمرکز کرده است. از مهم‌ترین امکانات آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت سریع چک‌لیست: تبدیل یادداشت به فهرستی از کارها که با زدن تیک، خط می‌خورند و به پایین لیست منتقل می‌شوند.
- دسته‌بندی با برچسب و رنگ: امکان اختصاص رنگ‌های متفاوت به کارت‌های یادداشت و ساخت برچسب‌ها (Labels) برای گروه‌بندی وظایف.
- یادآورهای هوشمند زمانی و مکانی: تنظیم آلارم برای ساعت مشخص یا یادآوری وظیفه به محض رسیدن به یک موقعیت جغرافیایی مشخص (مانند یادآوری خرید اقلام وقتی به فروشگاه می‌رسید).
- همگام‌سازی ابری و سریع: قابلیت دسترسی آنی از طریق نسخه وب، افزونه مرورگر کروم و اپلیکیشن گوشی موبایل.
- استخراج متن از تصویر (OCR): اگر عکسی از یک متن یا تخته‌سیاه به یادداشت اضافه کنید، گوگل کیپ متن درون عکس را به‌طور خودکار به متن تایپی تبدیل میکند.
مراحل کاربردی مدیریت وظایف روزانه با گوگل کیپ
برای اجرای یک سیستم کاری منظم و شفاف، استفاده از این گام‌های ساده روند روزانه را تسهیل میکند:
- یادداشت‌برداری صوتی در مسیر: با لمس آیکون میکروفون در اپلیکیشن موبایل، یادداشت خود را به‌صورت گفتاری ثبت کنید؛ گوگل کیپ فایل صوتی را ذخیره کرده و به متن تبدیل می‌نماید.
- استفاده از پین (Pin): کارهای بسیار مهم روز را سنجاق کنید تا در بالای داشبورد و جلوی چشم باقی بمانند.
- اشتراک‌گذاری یادداشت‌ها: برای وظایف مشترک تیمی یا خریدهای اداری، ایمیل همکار خود را در بخش Collaborator وارد کنید تا هر دو همزمان تغییرات را ببینید.
- انتقال به گوگل داکس: زمانی که یک ایده ثبت‌شده در گوگل کیپ گسترش پیدا کرد، می‌توانید تنها با یک کلیک آن را به عنوان یک سند در Google Docs باز کرده و متن کامل‌تری تدوین کنید.
نظرات کاربران (0)