امروزه با رشد سیستم‌های ابری و کار تیمی آنلاین، اشتراک‌گذاری فایل‌ها به یکی از روتین‌ترین کارهای اداری و فنی تبدیل شده است. حتماً برای شما هم پیش آمده که بخواهید سندی را در محیط‌هایی مثل گوگل درایو یا وان‌درایو با همکاران، مدیران یا مشتریان به اشتراک بگذارید، اما نگران حذف ناخواسته محتوا، تغییر فرمول‌ها یا لو رفتن اطلاعات حساس باشید. تنظیم دقیق سطح دسترسی کلید حفظ امنیت و نظم داده‌های کاری است.

تعریف کنترل دسترسی و مدل‌های مجوز

طبق تعریف دانشنامه ویکی‌پدیا:

«کنترل دسترسی (Access Control) فرایندی انتخابی است که دسترسی به یک مکان یا منبع دیگر را محدود می‌کند. در علوم کامپیوتر، مجوزدهی (Authorization) فرآیند تعیین این موضوع است که آیا به یک کاربر یا سیستم خاص اجازه دسترسی به منبعی مشخص داده می‌شود یا خیر.» — Wikipedia: Access control

یکی از پرکاربردترین راهکارهای امنیت سازمانی پیاده‌سازی «اصل حداقل امتیاز» (Principle of Least Privilege) است. به گفته پیتر جی. دنینگ (Peter J. Denning)، دانشمند پیشگام علوم رایانه و امنیت:

«هر برنامه و هر کاربر باید با کمترین مجموعه امتیازات ممکن برای انجام وظیفه جاری خود فعالیت کند.»

۳ سطح دسترسی پایه: تفاوت‌ها و کاربردها

پلتفرم‌های ابری استاندارد دسترسی کاربران را در سه سطح طبقه‌بندی می‌کنند:

۱. دسترسی مشاهده‌گر (Viewer):

  • فقط امکان دیدن محتوای فایل را دارد.
  • کاربر نمی‌تواند متن یا مقادیر را تغییر دهد، کامنت بگذارد یا چیدمان را دستکاری کند.
  • کاربرد اصلی: ارسال قراردادهای نهایی، فاکتورها، گزارش‌های ماهانه به پرسنل و نمونه‌کارها برای مشتری.

۲. دسترسی نظردهنده (Commenter):

  • کاربر اجازه تغییر در فایل اصلی را ندارد، اما می‌تواند روی بخش‌های مختلف متن یا سلول‌های شیت نظر بگذارد یا پیشنهاد ویرایش (Suggesting) ثبت کند.
  • کاربرد اصلی: بازبینی متون و مقالات توسط ویراستار، بررسی داده‌ها توسط مدیر بخش قبل از تایید نهایی.

۳. دسترسی ویرایشگر (Editor):

  • کنترل کامل روی محتوا: تغییر متون، حذف ردیف‌ها، تغییر فرمول‌ها و افزودن المان‌های جدید.
  • کاربرد اصلی: تیم‌های فنی و اعضای مستقیم یک پروژه مشترک که وظیفه نگارش و ورود داده دارند.

گوگل درایو

چک‌لیست امنیتی اشتراک فایل در سازمان

  • پرهیز از لینک‌های عمومی: از گزینه «هرکس لینک را دارد می‌تواند ویرایش کند» (Anyone with the link can edit) هرگز برای اسناد داخلی شرکت استفاده نکنید.
  • مسدودسازی دانلود و کپی: در تنظیمات پیشرفته اشتراک فایل، گزینه جلوگیری از دانلود، پرینت و کپی (Disable options to download, print, and copy) را برای Viewerها و Commenterها فعال کنید.
  • بازبینی دوره‌ای پرمیشن‌ها: بعد از پایان همکاری با اعضای پروژه‌ای یا پرسنل موقت، دسترسی ایمیل آن‌ها را فوراً لغو (Revoke) کنید.