مدیریت وضعیت حضور، مرخصی و مأموریت پرسنل همیشه یکی از حساس‌ترین و وقت‌گیرترین بخش‌های مدیریت داخلی در هر شرکت یا سازمانی است. شاید در نگاه اول فکر کنید برای چنین کاری حتماً نیاز به خرید نرم‌افزارهای گران‌قیمت حضور و غیاب است، اما نرم‌افزار اکسل ابزاری در دسترس، منعطف و فوق‌العاده هوشمند است که اگر قلق‌های آن را بلد باشید، میتوانید یک سیستم جامع، زیبا و دقیق برای پایش پرسنل طراحی کنید. در این آموزش قدم‌به‌قدم یاد می‌گیرید که چطور از صفر، یک شیت استاندارد برای رهگیری مرخصی‌ها و مأموریت‌ها بسازید.
تعریف صفحه گسترده و اکسل چیست؟
طبق تعریف ارائه‌شده در دانشنامه ویکی‌پدیا (Wikipedia):
«صفحه گسترده (Spreadsheet) یک نرم‌افزار رایانه‌ای است که داده‌ها را در قالب ردیف‌ها و ستون‌ها سازماندهی و مدیریت می‌کند و امکان محاسبات خودکار، تحلیل‌های آماری و نمایش بصری داده‌ها را فراهم می‌سازد. نرم‌افزار مایکروسافت اکسل برجسته‌ترین و پرکاربردترین نمونه صفحه گسترده در دنیاست که از دهه ۱۹۸۰ تاکنون ستون اصلی پردازش‌های اداری محسوب می‌شود.»
دن بریکلین (Dan Bricklin)، خالق نخستین صفحه گسترده تعاملی در تاریخ کامپیوتر، در توصیف ضرورت این ابزارها می‌گوید:
"هدف اولیه این بود که یک فرآیند پیچیده و زمان‌بر محاسبات دستی به یک جریان پویا و خودکار تبدیل شود تا کاربران بتوانند بدون دوباره‌کاری به تحلیل نتایج بپردازند."
طراحی چارچوب اولیه تقویم؛ از کجا شروع کنیم؟
برای ساخت شیت مدیریت پرسنل، ابتدا باید پایه‌ای منظم ایجاد کنیم. اکسل از تقاطع سطرها و ستون‌ها ساخته شده که به هر بخش آن «سلول» می‌گویند.
- ستون نام پرسنل: در ستون اول (مثلاً ستون
A) اسامی همکاران را می‌نویسیم. - ردیف روزهای ماه: در سطر سوم یا چهارم، اعداد ۱ تا ۳۰ (یا ۳۱) مربوط به روزهای ماه را درج می‌کنیم.
- ستون سمت راست یا ردیف بالا: روزهای هفته (شنبه تا جمعه) را مشخص می‌کنیم تا روزهای تعطیل تفکیک شوند.
یکپارچه‌سازی ورودی داده‌ها با Data Validation چیست؟
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات در فایل‌های اشتراکی اکسل، تایپ آزاد کلمات است؛ مثلاً یکی می‌نویسد «مرخصی»، دیگری «م» و شخص دیگر «استحقاقی». برای جلوگیری از خطای آماری، از قابلیت Data Validation (اعتبارسنجی داده‌ها) استفاده می‌کنیم تا کاربر فقط کدهای مشخص را انتخاب کند:
- M: مرخصی
- G: غیبت
- MA: مأموریت
- H: حاضر
مراحل اجرا:
- محدوده سلول‌های تقویم را انتخاب کنید.
- از تب Data گزینه Data Validation را بزنید.
- در کادر
AllowحالتListرا برگزینید. - در کادر
Sourceعبارت زیر را بنویسید:
H, M, G, MA
هایلایت خودکار وضعیت‌ها با فرمت‌دهی شرطی (Conditional Formatting)
برای اینکه مدیر یا مسئول منابع انسانی با یک نگاه متوجه وضعیت شود، بهتر است هر وضعیت رنگ متمایزی داشته باشد (مثلاً مرخصی زرد، غیبت قرمز و مأموریت آبی):
- تمام محدوده روزهای پرسنل را انتخاب کنید.
- از منوی Home به بخش Conditional Formatting و سپس Highlight Cells Rules > Equal To بروید.
- برای متن
Gرنگ قرمز و برای متنMرنگ زرد را تعیین نمایید.
فرمول‌های شمارش و محاسبه گزارش ماهانه
در انتهای جدول، ستون‌هایی را برای گزارش اختصاص می‌دهیم: «مجموع مرخصی»، «مجموع غیبت» و «مجموع مأموریت».
برای استخراج دقیق داده‌ها از تابع معروف COUNTIF استفاده می‌کنیم:
=COUNTIF(B5:AE5, "M")
در قطعه کد و ساختار اکسل زیر، نحوه ارتباط توابع و شمارش برای پرسنل نمونه آورده شده است:
// Row 5: Employee record for 'Ali Rezaei'
// Column A: Name | Range B5:AE5: Days 1 through 30
// Count Leave days (M) for Ali Rezaei
=COUNTIF(B5:AE5, "M")
// Count Absence days (G) for Ali Rezaei
=COUNTIF(B5:AE5, "G")
// Count Mission days (MA) for Ali Rezaei
=COUNTIF(B5:AE5, "MA")
اگر برای پرسنل دیگر نظیر «سارا احمدی» یا «حسین رضوی» ردیف‌های ۶ و ۷ تعریف شده باشد، همان فرمول را به پایین Drag می‌کنید تا گزارش کل شرکت در چند ثانیه محاسبه شود.
نتیجه‌گیری
اکسل فراتر از یک ابزار ساده برای ورود ارقام است؛ زمانی که ساختاربندی دقیق، فرمت‌دهی شرطی و توابع منطقی را با هم ترکیب کنید، یک ابزار سازمانی توانمند و انعطاف‌پذیر به دست می‌آورید. پیاده‌سازی این شیت علاوه بر حذف خطاهای دستی و برطرف کردن ابهام در تسویه‌حساب‌های پایان ماه، تصویر شفاف و استانداردی از منابع انسانی مجموعه پیش روی شما می‌گذارد.
نظرات کاربران (0)