در آموزش گام به گام اکسس ( Access ) بصورت تصویری شما از معرفی قابلیت های این بانک اطلاعاتی تا ساختن Query یا پرسش و پاسخ و ... را آموزش خواهید دید ، این آموزش ویژه افرادی است که هیچ آشنایی با اکسس ندارند و می خواهند از کاربردها تا آموزش اولیه کار با Access را آموزش ببینند.
در ابتدای آموزش، ناگزیر از آشنایی مقدماتی با بانک اطلاعاتی و برخی از مفاهیم مرتبط با آن هستیم که در ذیل اشاره می گردد:
بانك هاي اطلاعاتي به وسيله نرم افزارهاي سيستم مديريت پايگاه داده يا ( DBMS (Data Base Management System ایجاد میشوند و نرم افزار Microsoft Access نیز به عنوان يكي از برنامه هاي مديريت بانكهاي اطلاعاتي براي ايجاد و كار با بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي، مورد توجه كاربران نرم افزارهاي مايكروسافت آفيس بوده و براي ايجاد بانكهاي اطلاعاتي كه حجم خيلي بالايي ندارند، امكانات بسيار خوبي را فراهم ميكند.
برای بانک اطلاعاتی تعاریف متعددی آمده است مثلاً بانك اطلاعاتي مجموعه¬اي سازمان يافته از دادهها و اطلاعات مرتبط به يك موضوع است به طوريكه به آسانی ميتوان از اين دادهها گزارش تهیه نموده و یا آنها را بازيابي و ويرايش کرد. لازم به ذکر است که بانکهای اطلاعاتی داده ها را در قالب جداول (فیلدها و رکورها که در ادامه توضیح داده خواهند شد) نگهداری میکند.
با استفاده از نرم افزار Microsoft Access شما قادر به انجام کارهای زیر بر روی بانکهای اطلاعاتی خواهید بود؛ اضافه كردن داده ي جديد - حذف و یا ويرايش دادههای موجود - سازماندهي و نمايش دادهها به روشهاي متفاوت (در قالب نمودارهای آماری و ...) - به اشتراك گذاشتن دادهها با ديگران,از طريق ارائه گزارشها، ايميل، اينترانت و يا اينترنت
یکی از کارهای مهم که در ابتدای ایجاد بانکهای اطلاعاتی میبایست مد نظر قرار دهید این است که برای هر موجودیت، جداول مورد نیاز را طراحی و سپس ویژگی ها و عناوین فیلدهای آنها را مشخص کنید، پس از انجام این کار حتماً باید نوع داده ی مجاز برای هر فیلد را نیز تعیین کنید مثلاً برای ورود زمان، از نوع داده ی time باید استفاده کنید. در جدول زیر انواع داده ها در یک بانک اطلاعاتی توضیح می دهیم:
نکته ای که از آن نباید غافل شد این است که داده های با فرمت Number خود شامل چند قسم زیر می باشند که می بایست در اختصاص آنها به فیلدها مورد توجه قرار گیرند:
تاکنون با مفاهیم مقدماتی Access آشنا شدیم و حالا به اجرای نرم افزار میپردازیم:
نکته: ورژنهای قبل از 2007 این نرم افزار، فایلهای بانک اطلاعاتی را با پسوند mdb ذخیره می کرد، اما ورژنهای 2007 و بالاتر از آن بانکها را با پسوند accdb ذخیره مینماید. در ضمن باز نمودن فایلهای mdb همچنان در ورژنهای جدید امکان پذیر است.
براي باز كردن يك بانك اطلاعاتي از گزينه Open در منوي Office استفاده مي شود. در صفحه شروع به كار Access امكان بازكردن بانك اطلاعاتي كه اخيرا باز شده، ايجاد بانك اطلاعاتي جديد و ايجاد بانك اطلاعاتي بر اساس الگو، وجود دارد.از قسمت new و sample templates می توانید نمونه بانکهای موجود در نرم افزار را فراخوانی کرده و به سلیقه خود تغییر دهید، پس از فراخوانی یک الگو، پنجره نرم افزار به صورت زیر خواهد بود:
ریبون (Ribbon) متشکل از زبانه های اصلی همچون Home ,create, External Data, Database Tools می باشد که هر کدام شامل چندین گروه ابزار برای ویرایش و پیمایش بانک اطلاعاتی می باشند.
از Navigation Pane جهت طبقه بندی اجزای بانک اطلاعاتی؛ بر حسب جداول، گزارشات، پرس و جوها، ماکروها، ماژولها و .... استفاده میگردد. برای این منظور به ترتیب تصویر زیر عمل نمائید:
پس از انجام این کار، می توانید جداول موجود در بانک اطلاعاتی را از قسمت Tables مشاهده و برای باز نمودن و ویرایش آنها بر روی عنوان جداول دابل کلیک کنید:
چهار نما در پایین صفحه، براي نمايش جداول بانك اطلاعاتي در اختيار كاربر قرار دارد.
براي مرور ركوردها در نماي Data sheet از نوار مرور ركوردها در پایین صفحه و یا از قسمت Go to در گروه find از زبانه Home استفاده می شود. در ضمن از کلیدهای Enter، Tab، Arrow keys و Shift+Tab نیز می توان جهت جابجائی بین فیلدها و رکوردها استفاده نمود.
پس از انجام مطالب مربوط به قسمت اوّلِ آموزش، متوجّه شده اید که با ایجاد هر دیتا بیس جدید، یک جدول نیز بصورت خودکار ایجاد می گردد، لذا برای تعریف فیلد یا ستون جدید می توانید مکان نما را در اولین سلول از ستون Click to add قرار داده و داده مورد نظرتان را تایپ کنید و با زدن کلید Enter ، و یا Tab یک فیلد بصورت خودکار با نام Field 1 ایجاد و به همین ترتیب با تکرار این عمل، فیلدهای بعدی را نیز تولید نمائید.
برای تغییر نام فیلدهای جدید بر روی عنوان آنها دابل کلیک نموده و نام دلخواه را تایپ نمائید.در صورتی که در ستون Field 1 از رکورد با عنوانِ New : ID داده ای درج گردد، بصورت خودکار رکورد new یک سطر پائینتر قرار میگیرد و با تکرار این عمل میتوانید رکوردهای جدید را تولید نمائید. برای ذخیره سازی جدول بر روی عنوان آن راست کلیک نموده و گزینه Save را انتخاب نمائید و یا از نوار دسترسی سریع این گزینه را انتخاب و نامی برای جدول تایپ کنید.
1- ایجاد جدول در نمای Data sheet: برای این منظور به گروه Tables از زبانه Create رفته و گزینه Table را انتخاب میکنیم. با انجام این کار دقیقاً جدولی شبیه به اولین جدول پیش فرض موجود در دیتابیس ایجاد میگردد، که باید برای ایجاد فیلدها و رکوردها طبق مطالب اشاره شده در بالا عمل نمائید.
2- ایجاد جدول در نمای Design: برای این منظور به گروه Tables از زبانه Create رفته و گزینه Table Design را انتخاب میکنیم. با انجام این کار نمای Design نمایان میگردد:
همانگونه که مشاهده مینمائید، از طریق این نما شما قادر به؛ تعریف عنوان فیلدها در ستون Field Name، تعریف نوع داده های آنها در ستون Data Type و درج توضیحات اختیاری در خصوص فیلد در ستون Description میباشید.نکته: در نمای Data Sheet بدون اینکه نوع فیلدها از قبل تعریف شده باشند داده ها را وارد میکنیم و نوع فیلدها، بطور خودکار با توجه به داده ای که برای ایجاد فیلد مورد نظر وارد مینمائید، لحاظ میگردد.
در این پانل ویژگیهایی همچون نحوه نمایش مقدار و نحوه ذخیره سازی فیلدها مشخص مشود. در واقع برای انواع مختلف داده ها، مشخصات متفاوتی توسط این پانل ارائه می گردد که شرح آن به صورت زیر است:
برخی از الگوهای مهمِ موجود در Input Mask بر اساس کاراکترها و مواردی که در ذیل توضیح خواهم داد، ایجاد میگردند:
مثال: در الگوی 0AC9# : وارد کردن مقدار 1zj2- مجاز و ورود مقدار pzj2- غیر مجاز میباشد.
در ادامه مبحث قبلی در خصوص پانل Field Properties ، به نحوه اختصاص نوع داده ی Lookup Wizard به فیلدها میپردازیم تا در هنگام ورود اطلاعات در فیلد مورد نظر، لیستی از مقادیر قابل انتخاب ظاهر گردد:در نمای Design در قسمت Type Data از فیلد مورد نظرتان کلیک نموده و نوع Lookup Wizard را انتخاب کنید، پس از انجام این کار به ترتیب زیر مراحل را ادامه دهید:
در مرحله بعد طبق تصویر 2، تک تک موارد موجود در لیست مورد نظر را تایپ کنید، در ضمن شما میتوانید تعداد ستونهای لیستتان را نیز در اینجا افزایش دهید.در مرحله بعد طبق تصویر 3، میتوانید نامی برای فیلدتان در نظر بگیرید و کار ایجاد لیستتان را به پایان برسانید.حال طبق تصویر 4، میتوانید در نمای DataSheet در فیلد مورد نظرتان لیستی را که ایجاد کردید مشاهده و موردی را از آن لیست برای ورود مقدار انتخاب نمائید. در ضمن در همین قسمت در آخر لیست میتوانید با انتخاب آیکن Edit List نسبت به ویرایش لیست و انتخاب یکی از موارد لیست به عنوان مقدار پیشفرض آن لیست اقدام نمائید.(تصویر 5).
در خصوص وارد کردن تصویر در یک فیلد از جدول نوع داده ی آن فیلد را در نمای Design در قسمت Type Data از نوع OLEobject انتخاب کنید، سپس طبق تصویر زیر، در نمای DataSheet در فیلد تصویر، راست کلیک نموده و گزینه Insert object را انتخاب نمائید، و از قسمت Browse نسبت به انتخاب تصویر مورد نظرتان اقدام کنید، در مرحله آخر برای مشاهده تصویر انتخاب شده بر روی گزینه Package دابل کلیک کنید.
برای الحاق فایل به جداول نیز تقریباً شبیه بالا میبایست عمل کرد، بدین صورت که در نمای Design در قسمت Type Data ، نوع Attachment را انتخاب کنید، سپس طبق تصویر زیر، در نمای DataSheet در فیلد مورد نظر راست کلیک نموده و گزینه Manage Attachments را انتخاب نمائید، و از قسمت Browse نسبت به انتخاب فایل مورد نظرتان اقدام کنید،:
برای اضافه کردن فیلدی در انتهای فیلدهای موجود، همانطور که قبلاً توضیح داده شد، در نمای Datasheet در داخل ستون Click to Add ، داده مورد نظر را وارد و فیلد جدید را ایجاد میکنیم. امّا اگر بخواهیم فیلد جدیدی قبل از یک فیلد موجود ایجاد کنیم به ترتیب زیر عمل میکنیم:
اگر در نمای Datasheet باشیم، فیلد موجودی را که میخواهیم قبل از آن فیلد جدیدی ایجاد کنیم، انتخاب نموده و بر روی آن راست کلیک میکنیم، سپس گزینه Insert Field را انتخاب میکنیم، و برای حذف یک فیلد در این نما، بر روی آن راست کلیک نموده و گزینه Delete Field را انتخاب میکنیم و یا کلید Delete از کیبورد را میفشاریم.
امّا در نمای Design، فیلد موجودی را که میخواهیم قبل از آن فیلد جدیدی ایجاد کنیم، انتخاب نموده و بر روی آن راست کلیک میکنیم، سپس گزینه Insert Rows را انتخاب میکنیم، و یا در گروه Tools از زبانه Design گزینه Insert Rows را انتخاب میکنیم، سپس مشخصات فیلد جدید را وارد مینمائیم. و برای حذف یک فیلد در این نما، یا بر روی آن راست کلیک میکنیم و گزینه Delete Rows را انتخاب میکنیم و یا در گروه Tools از زبانه Design گزینه Delete Rows را انتخاب میکنیم و یا کلید Delete از کیبورد را میفشاریم.
رکوردها در Access فقط به آخر جدول اضافه میشوند و برای این منظور یا از نوار مرور رکوردها در پایین صفحه استفاده میکنیم، یا در ابتدای یکی از رکوردها کلیک راست و گزینه New Record را انتخاب میکنیم و یا در گروه Record از زبانه Home گزینه New Record را انتخاب میکنیم. حذف یک رکورد نیز با انتخاب آن و راست کلیک و انتخاب گزینه Delete Record صورت میپذیرد و یا فشردن کلید Delete از کیبورد و یا با انتخاب گزینه Delete Record در گروه Record از زبانه Home نیز میتوان این کار را انجام داد.
در تصاویر شماره 4 و 5 بالا روش تغییر اندازه ارتفاع سطرها و پهنای ستونها نشان داده شده است، روش دیگر برای انجام این منظور بدین صورت است که پس از انتخاب سطر و یا ستون و راست کلیک بر روی آن، گزینه Row Height را برای تغییر ارتفاع سطر و گزینه Field Width را برای تغییر پهنای ستون انتخاب میکنیم. در تصویر زیر به توضیح برخی از امکاناتی که در راست کلیک بر روی یک ستون نمایان میگردد، میپردازیم:
کلید اصلی (Primary Key): یک فیلد یا مجموعه¬ای از فیلدهاست، که مقدار آن در هر رکورد(سطر) از جدول منحصر به فرد است. در ضمن این فیلد حتماً در هنگانم ایجاد یک رکورد، باید شامل مقدار باشد و خالی نمی تواند باشد.
حتماً در هنگام ذخیره سازی هر جدول، با پیغامی مبنی بر تأیید تعریف کلید اصلی (Primary Key) مواجه شده اید. که در صورت انتخاب گزینه Yes یک فیلد با عنوان ID و از نوع Auto Number به جدول اضافه میگردد. نکته ای که در اینجا وجود دارد این است که اگر اولین فیلد موجود در جدول از نوع Auto Number باشد، Access همان فیلد را به عنوان کلید اصلی در نظر می گیرد (همانند فیلد ردیف) و دیگر فیلد ID را به جدول اضافه نمیکند. و اگر گزینه No از پیغام را انتخاب کنید، کلید اصلی برای جدول در نظر گرفته نمیشود.
در واقع Access از کلیدهای اصلی برای ایجاد روابط بین جداول دیتابیس استفاده میکند. و منحصر بفرد بودن مقادیر در فیلد کلید اصلی، باعث میشود که از فیلدهائی که مقادیر در آنها ممکن است تکراری باشد مانند نام اشخاص، نتوانیم به عنوان کلید اصلی استفاده کنیم. و در صورتی که فیلدی در جدول با مقادیر غیر تکراری نداشتیم، میتوانیم از ترکیب چند فیلد که مقادیری منحصر بفرد ایجاد میکنند به عنوان کلید اصلی استفاده کنیم. به این صورت که بعد از انتخاب یک یا چند فیلد (از طریق نگهداشتن کلید Ctrl) در نمای Design بر روی فیلدها راست کلیک کرده و گزینه Primary Key را انتخاب میکنیم و یا در گروه Tools از زبانه Design گزینه Primary Key را انتخاب میکنیم.
پس از انجام مراحل بالا در کنار عنوان فیلد یا فیلدهائی که به عنوان کلید اصلی انتخاب کردیم، تصویر کلید ظاهر میگردد.
در ادامه بحث قبلی به مبحث فیلتر کردن جدولها میپردازیم.
فیلتر کردن بمنظور نمایش رکوردهائی از جدول که مقادیر خاصی دارند صورت میپذیرد و یا بالعکس بمنظور عدم نمایش رکوردهائی از جدول که مقادیر خاصی دارند، اعمال میگردد.روش اول برای انجام فیلتر، بدین صورت است که؛ ابتدا فیلد مورد نظرتان که میبایست حاوی مقدار خاصی باشد را انتخاب نمائید. سپس در گروه Sort & Filter گزینه Filter را انتخاب نمائید، مطابق تصویر زیر:
سپس از منوی باز شده که حاوی کلیه اطلاعات موجود در این فیلد است، مقدار خاصی را که برای نمایش یا عدم نمایش مورد نظرتان است، انتخاب نمائید و سایر مقادیر را غیر فعال کنید، همانند تصویر زیر:
نکته ای که اینجا نباید از آن غافل بود، این است که در این قسمت با استفاده از گزینه Text Filters میتوانید به تنظیمات بیشتری بشرح ذیل برای فیلتر کردن دسترسی داشته باشید:
روش بعدی برای انجام فیلتر این است که مکان نمای خود را در سلول حاوی مقدار خاص از فیلد مورد نظرتان قرار دهید و سپس در گروه Sort & Filter از زبانه Home گزینه Selection را انتخاب نمائید، مطابق تصویر زیر:
برای از بین بردن اثر فیلتر بر روی فیلد، میتوانید در گروه Sort & Filter از زبانه Home از گزینه Toggle Filter استفاده نمائید، و اگر دوباره این گزینه را انتخاب کنید، مجدداً فیلترینگ به جدول اعمال خواهد شد.
از آنجا که یک بانک اطلاعاتی میتواند شامل یک و یا چندین جدول باشد، با توجه به هدف از ایجاد بانک اطلاعتی، ممکن است ناچار به ایجاد برقراری ارتباط بین دو و یا چند چدول شویم. به عنوان مثال بانک اطلاعاتی یک دبیرستان را در نظر بگیرید، که میتواند شامل جدولهای مشخصات دبیران، مشخصات دانش آموزان، مشخصات کارمندان ، مشخصات دروس، نمرات و ... باشد. ما در این دیتابیس برای تشخیص اینکه چه دانش آموزی ، چه دروسی را با چه نمره ای گذرانده، صد در صد مجبور به برقراری ایجاد ارتباط بین دو جدول دانش آموزان و دروس خواهیم بود.برای تفهیم بیشتر موضوع، طبق مثال زیر عمل مینمائیم:
3 جدول فوق شامل مشخصات دانش آموزی ، مشخصات دروس و نمرات میباشند. همانگونه که مشاهده مینمائید؛ جدول نمرات شامل شماره دانش آموزی و شماره درس و نمره مأخوذه در آن میباشد، اما نام دانش آموز و نام درس در آن قابل مشاهده نیست.برای مشاهده مشخصات دانش آموز و مشخصات درس به همراه نمره آن، میبایست بین سه جدول فوق ارتباط برقرار کنیم . از فیلدهای موجود در جدول نمرات مشخص میگردد که فیلد شماره دانش آموزی در آن با همین فیلد در جدول مشخصات دانش آموزی مشترک میباشد و فیلد شماره درس در جدول نمرات با همین فیلد در جدول مشخصات دروس مشترک است.
با توجّه به اینکه فیلد شماره دانش آموزی در جدول مشخصات دانش آموزان و فیلد شماره درس در جدول مشخصات دروس، مقادیر منحصر بفردی دارند، پس به عنوان کلید اصلی در این جداول انتخاب میشوند، اما این فیلدها در جدول نمرات شامل مقادیر تکراری¬اند و به عنوان فیلدهای مشترک شناخته مشوند.
نکته: در این جداول که قرار است بین آنها ارتباط برقرار گردد، جدولی که دارای فیلد مشترک با مقادیر منحصربفرد است به عنوان جدول اصلی و جدولی که دارای فیلد مشترک به مقادیر تکراری است به عنوان جدول فرعی شناخته میشود. در مثال بالا جدولهای مشخصات دانش آموزان و جدول مشخصات دروس به عنوان جدول اصلی و جدول نمرات به عنوان جدول فرعی مطرح میباشند.
هم اکنون برای ایجاد ارتباط بین جدولهای بالا، یکی از جدولها را از میکنیم ، سپس از گروه Relationships در زبانه Database Tools گزینه Relationship را انتخاب میکنیم.(در Access 2013). پس از انجام این کار کادر Show Table نمایان میگردد و اگر ظاهر نشد، بر روی گزینه Show Table از گروه Relationships کلیک کنید.
نام جداولی که مورد نظرتان است را انتخاب و گزینه Add را انتخاب کنید تا بصورت کادری کوچک مطابق تصویر زیر به صفحه اضافه گردند. و در آخر گزینه Close را انتخاب کنید.
هم اکنون قبل از ایجاد ارتباط بین جداول، جدولهائی که قبلاً در این دیتابیس باز بوده اند را ببندید و فقط ویزارد مربوط به Relationships را باقی بگذارید تا در حین ایجاد ارتباط با پیغام خطا روبرو نشوید، پس از انجام این کار، کلید اصلی از جداول اصلی را با انتخاب و دراگ کردن بر روی فیلد مشترک در جدول فرعی بکشید، با انجام این کار کادر Edit Relationships بصورت زیر مشاهده میشود:
این کادر نام فیلدهای شرکت کننده در ارتباط را نمایش میدهد و براي اينكه قوانين مربوط به جامعيت ارجاعي اجرا شوند گزینه Enforce Referentioal Integrity را انتخاب کنید. این قوانین شامل موارد زیر میباشد که در ایجاد ارتباطات توسط Access رعایت میگردد:
همانگونه که توضیح داده شد با اعمال قوانین مربوط به جامعیت ارجاعی دچار مقداری محدودیت در حذف و بروزرسانی جداول مرتبط میشویم، ولی برای این منظور میتوانیم از قابلیتهای حذف و بروز رساني آبشاري فيلدها با استفاده از گزینه های Cascade Delete Related Fields و Cascade Update Related Fields برخوردار شویم.
با استفاده از قابلیتهای حذف و بروز رساني آبشاري فيلدها وقتی کلید اصلی در جدول اصلی تغییر پیدا میکند، مقدار فیلد مشترک در جدول فرعی نیز تغییر پیدا میکند، و هنگامی که رکورد فیلد اصلی در جدول اصلی حذف گردد، این مقدار نیز از فیلد مشترک در جدول فرعی حذف میگردد.و در نهایت گزینه OK را انتخاب نمائید.
در ادامه توضیحات قبلی، در خصوص ایجاد ارتباط بین جداول یک بانک اطلاعاتی، میبایست این نکته را یادآور شوم که با توجه به اینکه چه تعداد رکورد از طریف فیلد مشترک در دو جدول با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند نوع ارتباطها به چند دسته تقسیم میشوند:
با توجه به این تقسیم بندی، ارتباطی که بین جداول در بخش قبلی ایجاد کردیم، از نوع ارتباط چند به چند میباشد.
پس از مدتی که اطلاعات در جداول دیتابیس افزایش پیدا کرد و یا تعداد جدولها بیشتر شد، برای یافتن رکوردها و یا اطلاعاتی خاص از جداول بانک اطلاعاتی با مشکل روبه رو خواهید شد. در این زمینه استفاده از یکی از اجزای بانک اطلاعاتی یعنی پرس و جوها جهت استخراج اطلاعات از جداول بانک اطلاعاتی راه گشا خواهد بود.
پرس و جوها نیز شامل انواع مختلفی است، پرسو جوئی که شامل انتخاب یک یا چند رکورد از جداول خاص یا از سایر پرسو جوها میشود، اصطلاحاً «پرس و جوی انتخاب» (A select Query) نامیده میشود. نتایج پرس و جوها نیز دقیقاً شبیه جداول قابل ذخیره و رکوردهای آن قابلیت حذف، فیلتر و مرتب سازی را دارا میباشد.برای ایجاد پرس و جو به گروه Queries از زبانه Create میرویم، همانگونه که ملاحظه مینمائید در این قسمت به دو روش میتوانیم پرسو جو استفاده نمائیم:
روش اول: انتخاب Quey Wizard: با انجام این کار ویزارد New Query باز میشود:
با انتخاب گزینه Simple Query Wizard ، از «پرس و جوی انتخاب» (A select Query) می توانید استفاده نمائید؛ در مر حله بعدی شما میتوانید فیلدهای مورد نظر از تمامی جدولهای بانک اطلاعاتی را در پرس و جوی خود دخیل کنید:
در کادر بعدی ، از شما نحوه نمایش رکوردها از فیلدهای انتخاب شده را سوال میکند، گزینه Detail، تمامی محتوای رکورد را با جزئیات نمایان میکند و گزینه Summary خلاصه وضعیتی از رکوردها را نشان میدهد، این گزینه بیشتر برای داده های عددی مورد استفاده قرار میگیرد. ما گزینه Detail را انتخاب میکنیم:
در قسمت بعدی، میبایست نامی برای Query و نحوه نمایش آن را در نمای Datasheet یا نمای Design انتخاب کنید:
و در نهایت Query ایجاد شده همانند یک جدول در یکی از نماهای انتخاب شده (بصورت پیشفرض در نمای Datasheet ) نمایان میگردد.
طبق مراحل بالا کارنامه دانش آموزان توسط Query ایجاد گردید. البته با توجه به ارتباطی که در قسمت قبلی مطلب، بین جداول ایجاد کرده بودیم.
پس از انتخاب Query Design در گروه Queries از زبانه Create ، کادر Show Table بصورت زیر نمایان میگردد:
در این کادر شما با گزینه Tables، جداول، و با گزینه Queries، پرس و جوها و با گزینه Both هم جداول و هم پرس و جوهای موجود در بانک اطلاعاتی را برای شرکت در پرس و جوی جدید، میتوانید استفاده کنید. پس از انتخاب (Add نمودن) موارد لازم با انتخاب Close کادر مورد نظر بسته میشود و در قسمت پائین صفحه، با استفاده از گزینه های موجود قادر به انتخاب فیلدها و تعریف شرایط آنها برای حضور در پرس و جو کنید.
شما با دابل کلیک نمودن بر روی عنوان فیلدها در هر یک از جداول میتوانید آنها را به پایین صفحه اضافه و در پرس و جوی خویش نمایش دهید. گزینه های موجود در این قسمت بشرح زیر میباشد:
برای ذخیره کردن Query دقیقاً شبیه ذخیره کردن جدول عمل کنید. در ضمن برای نمایش نتیجه پرس و جو، میتوانید بر روی عنوان پرس و جو راست کلیک نموده و گزینه DataSheet View را انتخاب کنید و یا از گروه Results در زبانه Design گزینه Run را انتخاب نمائید.
یکی دیگر از اجزای بانک اطلاعاتی فرمها هستند که در واقع واسطی بین کاربر و بانک اطلاعاتی جهت تسهیل کردن امر ورود ، نمایش، ویرایش و یا حذف اطلاعات میباشد.
1- با استفاده از ابزار Form: برای این منظور ابتدا جدول و یا پرس و جوی مورد نظرتان را باز نموده و سپس در زبانه Create، در گروه Forms گزینه Form را انتخاب نمائید. بدینوسیله فرمی همنام با جدول یا پرس و جوی مورد نظرتان ایجاد میگردد که میتوانید هنگام ذخیره کردن آن نامش را تغییر دهید. و بدین ترتیب در پنجره ظاهر شده از فرم مورد نظر اطلاعات مربوط به یک رکورد نمایش داده می شود و با استفاده ار نوار مرور رکودها واقع در پائین پنجره میتوانید سایر رکوردها را پیمایش نمائید.
در صورتی که جدول مورد نظرتان با سایر جداول در ارتباط باشد، در هنگام نمایش اطلاعات یک رکورد، رکوردهای مرتبط به آن بصورت یک Datasheet در قالب یک فرم فرعی یا (Sub form) در پایین فرم اصلی نمایش داده می شود.
2- با استفاده از ویزارد: برای این منظور به زبانه Create رفته و از گروه Forms گزینه Form Wizard را انتخاب نمائید:
در پنجره باز شده قادر به انتخاب پرس و جوها و جداول و فیلدهای مورد نظرتان جهت نمایش در فرم خواهید بود.
در مرحله بعد میبایست بشرح ذیل نحوه صفحه بندی صفحه فرم را مشخص نمائید:
و در مرحله بعدی قادر به انتخاب یک نام برای فرم خواهید بود و در همین قسمت با استفاده از گزینه پیش فرض Open the form… وارد فرم میشوید تا اطلاعات را وارد نمائید و یا با استفاده از گزینه Modify the form… قادر به ایجاد تغییر در طراحی ظاهری فرم خواهید بود.
3- با استفاده از ابزار Form Design: برای این منظور به زبانه Create رفته و از گروه Forms گزینه Form Design را انتخاب نمائید:
شما در این قسمت با استفاده از گزینه Add Existin Fields در گروه Tools از زبانه Design قادر به اضافه کردن فیلدهای مورد نظر از بانک اطلاعاتی خواهید و با دابل کلیلک کردن بر روی عنوان هر فیلد و یا دراگ کردن آن بر روی فرم ، 2 باکس مربوط به نام فیلد و مقدار فیلد مطابق سلیقه شما در فرم قرار میگیرد:
و با استفاده از گزینه های Title و Logo در گروه Header & Footer از زبانه Design قادر به تعریف عنوان و لوگو برای فرم خود خواهید بود. لازم به ذکر است که عنوان و لوگوی فرم در قسمت Header Form قرار میگیرند و این بخش با تغییر و مرور رکوردها همواره ثابت میماند:
روشهای زیادی براي تغيير رنگ عناصر( نام فيلدها , مقادير فيلدها , عنوان فرم) وجود دارد، مثلاً بعد از انتخاب آن عنصر روي آن راست کلیک نموده و گزینه FillBack color را برای تغییر رنگ پس زمینه و از FontFore color برای تغییر رنگ متن عنصر استفاده نمائید. و برا ي تغيير رنگ زمينه فرم روي نوار Detail راست کلیک نموده و از گزینه Fill/Back color استفاده کنید:
حالا دقیقاً همانند ذخیره کردن جداول و یا پرس و جوها آنها را ذخیره نمائید
فرم ها را مي توان در نماهاي Form Layout, Form Design, Form View مشاهده نمود.
نمای , Form View براي ورود و ويرايش داده ها به كار ميرود.
در نماهای Layout و Design ميتوان فيلدهايي را به فرم اضافه كرد يا از آن حذف نمود.
در نماهاي Design , Layout قابلیت AutoFormat براي تغيير سبك و قالب بندي فرم وجود دارد.
ايجاد گزارش به منظور استخراج دادهها از جداول بانك اطلاعاتي وخلاصه سازي آنها با هدف چاپ انجام ميگيرد. قابليت مهم گزارش، امكان چاپ اطلاعات با ساختار و چيدماني است كه مورد نظر كاربر است.از روشهاي ايجاد گزارش استفاده از ابزارهای Report Wizard و Report میباشد. ساده ترين و سريعترين روش براي ايجاد گزارش استفاده از ابزار Report است
زیرا با استفاده از اين ابزار، کل جدول بدون هیچ گونه سوال از کاربر، بصورت یک گزارش در قالب چاپی آماده می گردد. براي ايجاد گزارش با اين روش ابتدا Table یا Query خود را در نمای Datasheet باز نموده و سپس ابزار Report از گروه Reports در زبانه Create را انتخاب نمائید. بدینوسیله گزارشی همنام با Table یا Query مورد نظرتان ایجاد میگردد. برای ذخیره کردن آن همانند ذخیره کردن سایر اجزای بانک اطلاعاتی که قبلاً توضیح داده شد عمل نمائید:
گزارشها را مي توان در4 نماي Report, Layout ,Print Preview و Design مشاهده نمود.
در نمایPreview Print آنچه در كاغذ ديده مي شود را دقيقا نشان داده و امكان تنظيمات چاپ را فراهم مي كند. در واقع این نما به منظور اطمينان از درستي و بي نقص بودن گزارش هنگام چاپ به كارميرود زيرا آنچه قرار است روي كاغذ ديده شود را نشان ميدهد. (همانند تصویر زیر) درضمن در اين نما نمي توان گزارش را ويرايش كرد.
در نمای Report نيز(همانند تصویر زیر) تقريبا هرآنچه كه بايد چاپ شود را نشان داده میشود, اما لبه هاي كاغذ را در صفحه نمايش مشخص نميكند، بنابراين حاشيه هاي واقعي را نمي توان مشاهده كرد. دراين نما نيز نمي توان گزارش را ويرايش كرد.
نمای Layout: این نما ظاهرا شبیه نمای Report است ولی بر خلاف نمای Report قابلیتهای زیر در آن فراهم است:
منظور از گروهبندی این است كه ركوردهايي كه مقدار مشتركي در يك فيلد دارند در يك گروه قرار ميگيرند و در گزارش پشت سر هم ظاهر مي شوند، برای این منظور میبایست بر روی فیلد مورد نظر راست کلیک نموده و گزینه Group on را انتخاب کرد، همانند تصویر زیر در این نما که بر اساس نام خانوادگی گروه بندی شده است:
برای انجام عملیات محاسباتی نیز پس از راست کلیک بر روی فیلد عددی مورد نظر، با استفاده از گزینه Total عملیاتی همچون Sum، Average، Max MinوCount Records در دسترس میباشد.
نمای Design : براي اصلاح طراحي گزارش به كار ميرود در اين نما ميتوان محل اجزاي گزارش و عناصر تشكيل دهنده آن را تغيير داد. كم و زياد كردن تعداد فيلدها و تعيين دقيق محل آنها در گزارش در اين نما انجام ميشود . به علاوه تمام عملياتي که در نمای Layout ذكر شد در اين نما نيز قابل اجراست با اين تفاوت كه در اين نما ركوردها ديده نمیشوند.
در زیر تصویری از این نما مشاهده مینمائید:
هر گزارش نیز از پنج بخش اصلي زیر تشکیل شده است:
در ادامه ی بحث قبلی، در این مطلب به روش دوّم ایجاد یک گزارش، بوسیله Report Wizard میپردازیم، در Report Wizard با استفاده از پرسشها و پاسخهائی، Access گزارش مورد نظر ما را میسازد، برای این منظور وارد زبانه Create شده، و از گروه Reports گزینه Report Wizard را انتخاب مینمائیم:
همانگونه که در تصویر بالا مشاهده مینمائید، شما قادر به انتخاب جدولها و پرس و جوهای بانک اطلاعاتی موجود هستید و میتوانید فیلدهای مورد نظرتان را در گزارش شرکت دهید، با زدن گزینه Finish میتوانید از ادامه دادن مراحل صرف نظر کرده و کار تولید گزارش با استفاده از Report Wizard را به پایان برسانید.در مرحله بعدی (در Access 2013)، طبق تصویر زیر میتوانید نحوه نمایش اطلاعات در گزارش را مشخص نمائید:
و در مرحله بعدی قادر به گروه بندی گزارش بر اساس فیلدهای مورد نظر خواهید بود و پس از انتخاب فیلدهای مورد نظر میتوانید با استفاده از گزینه Priority اولویت گروه بندیها را تغییر دهید؛
در قسمت بعدی شما قادر به مرتب سازی صعودی(Ascending) یا نزولی (Descending) فیلدها خواهید بود و تا 4 مرحله میتوانید این مرتب سازی را انجام دهید. برای تغییر حالت Ascending به Descending یا بالعکس، بر روی عنوان آنها کلیک نمائید:
و در مرحله بعدی شما میتوانید تنظیمات مربوط به Layout و حالت افقی (Landscape) یا عمودی (Portrait) بودن صفحه گزارش را مشخص نمائید:
و در آخرین مرحله، میتوانید نامی برای گزارش و یک نما برای نمایش آن (Design یا Print Preview) انتخاب نمائید؛
روش دیگر در ایجاد گزارش استفاده از گزینه Report Design در گروه Reports از زبانه Create میباشد. در این روش گزارش در نمای Design بصورت خالی باز شده و شما با استفاده از ابزار Add existing fields در گروه Tools از زبانه Design قادر به اضافه کردن فیلدهای مورد نظر خواهید بود. و با استفاده از ابزارهای دیگری همچون Title و Logo ( که در مطالب قبلی توضیح داده شده اند) قادر به اضافه نمودن عنوان و آرم مورد نظر خود برای گزارش میباشید؛
لازم به ذکر است که؛ برای رسم نمودار در Access در نسخه های قبل از 2007 این نرم افزار، از ابزاری به نام Chart Wizard استفاده می شد، اما در نسخه های 2007 و 2010 از نمای جدیدی به نام Pivot Chart جهت نمایش داده ها و مقایسه آنها در قالب نمودار استفاده شد. و متأسفانه در نسخه 2013 با حذف شدن Pivot Chart و Pivot Table عملاً امکان رسم نمودار نیست و برای این منظور میبایست از نرم افزار Excel استفاده نمود.
تا به اینجا با اجزای مختلف یک بانک اطلاعاتی و نحوه استفاده از آنها، آشنا شدیم. هم اکنون در آخرین قسمت از آموزش Microsoft Access ، مراحل انجام یک پروژه را بصورت کلی تشریح میکنیم تا بتوانیم تحلیل و طراحی پروژه های تعریف شده در Access را با پیشروی در مراحل زیر، انجام دهیم:
امیدوارم این مجموعه از مطالب، مفید واقع شده باشند.