اکسل برای حسابداری چه قابلیت هایی دارد؟
یکی از پرکاربردترین و حرفه‌ای‌ترین ابزار در تمامی کسب و کارها به ویژه در حوزه حسابداری، نرم افزار اکسل است. به کمک اکسل حسابداری، افراد حسابدار قادر خواهند بود تا داده‌های مالی خود را به‌صورت سازمان یافته و دقیق مدیریت کنند. درواقع، اکسل به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، به حسابداران این امکان را می‌دهد تا با کاهش خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری، فرآیندهای حسابداری را بهینه‌سازی کنند. همچنین به کمک پروژه اکسل حسابداری می‌توان به‌راحتی به محاسبه سود و زیان، بودجه‌بندی و تحلیل روند مالی پرداخت. همین امر منجر شده تا تسلط بر نرم افزار اکسل و استفاده اصولی از آن به یکی از مهارت های ضروری برای هر حسابدار حرفه‌ای و متخصص محسوب شود.
دوره های شبکه، برنامه نویسی، مجازی سازی، امنیت، نفوذ و ... با برترین های ایران
سرفصل های این مطلب
قابلیت‌های اکسل برای پروژه‌های حسابداری
اکسل به عنوان یکی از پرکاربردترین ابزارها در حسابداری شناخته می‌شود، با توجه به این موضوع قابلیت‌ها و امکانات گسترده‌ای را در اختیار حسابداران قرار می‌دهد و این امکان را به آن‌ها می‌دهد تا به‌راحتی داده‌های مالی مدنظر خود را مدیریت و تحلیل کنند. از قابلیت‌های نرم افزار اکسل برای حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ورود و سازماندهی داده‌ها
- ایجاد جدول داده‌ها
- مرتب‌سازی انواع داده‌های مدنظر به روش‌های مختلف
- ورود داده‌ها با فرمت‌های مختلف
- رسم انواع توابع مالی و ریاضی
- فرمول‌های سفارشی
- انجام محاسبات خودکار
- گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها به‌صورت دقیق
- ایجاد نمودارها و گراف‌ها
- مدیریت پروژه‌های حسابداری
- بودجه‌بندی و پیش‌بینی مالی
- کنترل هزینه‌ها
- زمان‌بندی و مدیریت وظایف
- چک کردن اصولی تمامی صورت حساب‌ها
Excel تنها جهت پروژه اکسل حسابداری نظیر محاسبه داده و ترسیم توابع نیست، بلکه به کمک آن می‌توان قابلیت‌های ویژه و گسترده‌ی را در اختیار داشت و تمامی داده‌های به دست آمده را بدون کوچکترین خطا و در کم‌ترین زمان ممکن محاسبه کرد.
آشنایی با کاربردی‌ترین توابع پروژه اکسل حسابداری
در بسیاری از کسب و کارها اعم از حسابداری و کارخانه‌جات محاسبه داده‌ها بدون خطا از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در همین راستا نرم افزار اکسل جهت بررسی داده‌ها، محاسبات و رسم انواع نمودار طراحی شده است. پروژه اکسل حسابداری می‌تواند طیف گسترده‌ای از قابلیت‌ها را در اختیار افراد قرار دهد، کاربردهای اکسل برای حسابداری به شرح زیر است.
تابع SUMPRODUCT
تابع SUMPRODUCT یکی از پرکاربردترین تابع‌ها در اکسل به‌خصوص برا پروژه‌های حسابداری است. این تابع بسیار انعطاف پذیر بوده، زیرا امکان جمع بندی و همچنین شمارش چندین داده را به‌صورت همزمان برای فرد فراهم می‌سازد. تابع SUMPRODUCT آرایه‌های مختلف را با یکدیگر ضرب کرده و حاصل را برمی‌گرداند. از دیگر ویژگی‌های منحصربه‌فرد این تابع می‌توان به استفاده بدون محدودیت از آن در نرم افزار اکسل با هر نسخه‌ای اشاره کرد.
علاوبرآن قادر است انتقال داده‌ها را از یک فایل اکسل قدیمی به نسخه و فایل جدید به‌راحتی انتقال دهد. برای استفاده از این تابع باید در محیط نرم افزار اکسل دستور SUMPRODUCT(array1, [array2], …) را وارد کنید.
تابع TRIM
تابع TRIM جهت رعایت فواصل بین متن صفحه و همچنین پیمایش آسان‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد. به‌طور خودکار این تابع فاصله‌ای در ابتدا و انتهای یک رشته را مشخص می‌کند.( به‌جز فضای خالی بین تمام کلمات داخل آن رشته.)
TRIM فایل اکسل مرتب‌تری را به‌خصوص در هنگام انتقال متن از یک فابل به فایل دیگر در اختیار شما قرار می‌دهد. جهت استفاده از TRIM باید دستور =TRIM(text) را در اکسل تایپ کنید.
بیشتر بدانید : اکسل چیست؟
تابع IF
از دیگر توابع مهم در پروژه اکسل حسابداری، تابع IF است. هدف استفاده از این تابع این است که یک شرایط خاص را بررسی کند و تشخیص دهد که آیا داده‌های به دست آمده با معیارها(TRUE) مطابق دارد یا نتایج به دست آمده منطبق با معیار(FALSE) نیست. شما می‌تواند جهت استفاده از این تابع بیش از یک شرط را مورد بررسی قرار دهید.
در نهایت می‌توانید آن را با توابع منطقی نظیر OR و AND ترکیب کرده تا آزمایش منطقی که در حال اجرای آن هستید به‌صورت تخصصی‌تر و گستده‌تر صورت بگیرد. جهت استفاده از تابع IF در پروژه اکسل حسابداری باید دستور IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) را وارد کنید.
تابع SEQUENCE
تابع SEQUENCE یا تابع شمارش به شما این امکان را می‌دهد تا لیستی از اعداد متوالی را در یک آرایه ایجاد کنید، این حالت می‌تواند یک یا دو بعدی و براساس آرگومان‌های ردیف و ستون باشد. علاوبرآن شما می‌توانید تنها با وارد کردن آرایه به کاربرگ یا ایجاد آرایه در فرمول پیچیده از آن استفاده کنید.
برای استفاده از تابع SEQUENCE در پروژه اکسل حسابداری باید (ردیف ها، [ستون ها]، [شروع]، [مرحله]) =SEQUENCE را در محیط نرم افزار اکسل تایپ کنید.
تابع EDATE
درصورتی‌که به دنبال یک تابع هستید که بتواند به‌راحتی تاریخ انقضا و تاریخ سررسید را محاسبه کند، تابع EDATE به شما در این راستا کمک بسیاری می‌کند. این تابع به شما کمک می‌کند تا درصورت نیاز تاریخ و یا ماه برخی از سررسیدها و داده‌ها را تغییر بدهید.
تابع EDATE به شما کمک می‌کند تا ماه‌ها و رویدادهای مدنظر را پیدا کرده و همچنین در مقدار داده‌های مدنظر تغییرات و اصلاحیات مدنظر را اعمال کنید. جهت استفاده از این تابع در محیط اکسل باید (تاریخ_شروع، ماه) =EDATE را وارد کنید.
تابع SUMIFS/AVERAGEIFS/COUNTIFS
توابع SUMIFS، AVERAGEIFS و COUNTIFS جهت انجام عملیات خاص و ویژه برروی سلول‌های اکسل بوده که چندین معبار را در بیش از یک محدوده منطبق می‌کنند. به کمک این دستور می‌توان هر تابع را با معیا‌رهایی همانند تاریخ، اعداد، متن و سایر شرایط، بسته به مقدار بازگشتی مورد نظر، استفاده کرد. در این تابع SUMIFS مقادیر را اضافه کرده، AVERAGEIFS در محاسبه میانگین و COUNTIFS سلول‌هایی را که یک یا چند معیار دارند، محسابه می‌کنند. جهت استفاده از این توابع باید دستورات زیر را در محیط اکسل تایپ کنید.
SUMIFS= (مجموعه_محدوده، محدوده1، معیار1، [محدوده2]، [معیار2]، …)
AVERAGEIFS= (avg_rng، range1، معیارهای 1، [range2]، [معیارهای2]، …)
COUNTIFS= (محدوده 1، معیار 1، [محدوده2]، [معیار2]، …)
بیشتر بدانید : ورد چیست؟
تابع VLOOKUP/XLOOKUP
از دیگر توابع پر استفاده در پروژه اکسل حسابداری می‌توان به توابع VLOOKUP/XLOOKUP اشاره کرد. تابع VLOOKUP داده‌ها را در یک جدول سازماندهی شده به‌صورت عمودی جستجو می‌کند. تابع XLOOKUP برخلاف تابع VLOOKUP محدودها‌ی افقی و همچنین محدوده‌های عمودی را بررسی می‌کند، همچنین این تابع قادر خواهد بود داده‌ها را از اولین یا آخرین مقدار یک محدوده یا آرایه جستجو کند. جهت استفاده از این دو تابع در پروژه حسابداری با نرم افزار اکسل باید دستورات زیر را وارد کنید.
(مقدار، جدول، col_index، [range_lookup])= VLOOKUP
XLOOKUP= (جستجو، آرایه_جستجو، آرایه_بازگشت، [نیست_پیدا]، [حالت_مطابق]، [حالت_جستجو])
سخن پایانی
نرم افزار اکسل با توجه به قابلیت‌های گسترده و محاسبه داده‌ها بدون خطا، امروزه به یکی از کاربردی‌ترین برنامه جهت استفاده در تمامی کسب و کارها محسوب می‌شود. از آن‌جایی که استفاده از این نرم افزار در هر شرکت حیاتی بوده، نرم افزار اکسل می‌کوشد تا در هر بروزرسانی خود از قابلیت‌های جدیدی برخوردار شود. توابع، فرمول‌ها و محاسبات داده‌ها در پروژه اکسل حسابداری اهمیت بالایی داشته و فرد حسابدار باید توابع بسیار مهم و کاربردی را جهت بررسی انواع داده‌ها بشناسد و از نحوه کار با هر یک مطلع باشد.
در این مقاله ما به بررسی قابلیت‌های نرم افزار اکسل در حسابداری و پرکاربردترین توابع حسابداری در این برنامه را پرداختیم، امیدواریم این مقاله به شما کمک کند.