استفاده از SharePoint برای راه اندازی اتوماسیون اداری
سلام،
شرکت خواستن که به فکر اتوماسیون اداری باشم، من با SharePoint هم زیاد آشنایی ندارم، فقط همین قدر میدونم میشه توی تعاملات داخل سازمانی ازش استفاده کرد، ولی نمیدونم آیا با این سیاست مکاتبات اداری ایران و استانداردهای خاص خودش، آیا می تواند مفید باشد؟
سپاس فراوان
6 پاسخ
ساختار سازمانی رو بیشتر اداره آمار و اداره امور اداری باید در اختیار شما قرار بدن. اینکه Chart سازمانی رو بدونین و بر اساس اون، دسترسی ها و چرخه ها رو در SharePoint تعریف کنین. همینطور بخش اعظم کار، تعریف Workflow هستش که اونم به ساختار سازمانی وابسته هستش.
در مورد سازگاری مرورگرها، با دیگر مرورگرها هم سازگار هستش. ولی خب قاعدتا شما سازگاری بیشتری رو با IE احساس می کنین. به خصوص که یک سری Patch های امنیتی که روی SharePoint ارائه میشه، به منظور سازگاری بیشتر با IE و برطرف کردن مشکلات امنیتی هستش.
البته بعضی افراد فکر می کنن که مرورگر IE مرورگر امنی نیست. در آخرین مسابقات نفوذپذیری که توسط مجرب ترین تیم ها روی مرورگرهای مختلف انجام شد، مرورگر IE 11 در حالت Enterprise Mode کمترین امکان نفوذ رو داشت.
در تکمیل صحبت های جناب کیاستی، در حال حاظر خیلی از شرکت ها و سازمان ها در حال تغییر سیستم اتوماسیون فعلی به SharePoint هستن. البته این کار به چند علت هستش.
1. اتوماسیون های اداری فعلی، در اکثر مواقع فقط توسط نیروی فنی شرکت ارائه کننده، قابل رفع اشکال و پشتیبانی هستن. بنابراین اگر به مشکلی بخورین، می بایست با تماس تلفنی و یا مراجعه نیروی فنی شرکت مذکور، مشکل خودتون رو برطرف کنین.
ولی در مورد SharePoint اینطور نیست. نیروی های فنی درون سازمانی میتونن آموزش های لازم و کافی رو ببینن تا در موقع لزوم نسبت به رفع مشکل اقدام کنن.
2. برخی از این شرکت هایی که اتوماسیون ارائه میدن، معلوم نیست که آیا 5 سال آینده هم تو عرصه رقابت هستن یا نه. یعنی ممکن هستش که نرم افزارشون به شدت افت کنه و یا ورشکسته بشن. بنابراین شما دیگه سرویسی نمیتونین ازشون بگیرین. اما ارائه کننده SharePoint شرکت مایکروسافت هستش که به طور کامل پشتیبانی می کنه.
3. در صورت اتمام قرارداد شما با این شرکت ها، معمولا دیگه به شما سرویس نمیدن تا زمانی که تمدید قرارداد کنین. در حالی که رو بستر SharePoint، شما میتونین از نیروهای فنی متعددی استفاده کنین و نگران اتمام قرارداد با شرکتی نباشین.
4. چه به لحاظ امنیتی و چه به لحاظ پایداری، شما نیاز به بروزرسانی و Patch کردن اتوماسیون دارین. این در حالی هستش که شرکت های ارائه کننده معمولا سالی 1-2 تا اصطلاحا Major Patch میدن که البته چندان هم Major نیست. بنابراین اگر نیاز به Patch باشه، شما چندان امیدوار نیستین که سرویس بگیرین. در مورد SharePoint، این محصول به طور مداوم در حال بروزرسانی از طرف مایکروسافت هستش.
5. شما منابع چندانی دز مورد اتوماسیون اداری خودتون در اینترنت نمی تونین پیدا کنین، ولی در مورد SharePoint سایت ها و مجامع تخصصی متعددی هستن که میتونن به شما کمک کنن.
6. این اتوماسیون ها معمولا به نسخه های ویندوز خاص و یا مرورگر خاصی سازگار هستن. مثلا ممکنه IE 8 به بالا رو پشتیبانی نکنن. این در حالی هستش که به لحاظ امنیتی و پایداری سرویس، شما می بایست از حداقل IE 9 در سازمان استفاده کنین. این مشکل در مورد SharePoint نیست و با آخرین نسخه ار مرورگر IE کاملا سازگار هستش.
7. در صورتی که سرویس های مایکروسافتی دیگه ای مثل Exchange و Lync داشته باشین، SharePoint کاملا با این سرویس ها سازگار بوده و میتونین از امکانات اون سرویس ها در بستر SharePoint استفاده کنین.
البته راه اندازی SharePoint به عنوان اتوماسیون اداری کاری نیست که یک مدیر شبکه به تنهایی بتونه انجام بده. بلکه نیاز به ظرح جامع و شناخت ساختار سازمانی داره.
اگر سوالی داشتین، خوشحال میشم بتونم جواب بدم.
با تشکر، دوتا نکته مطرحه،یکی کلی و یکی جزئی:
اول اینکه شناخت ساختار سازمانی و تحلیل اون از وظایف تیم IT هست یا کارشناسان خاصی نیاز دارد؟
دو اینکه آیا Microsoft SharePoint با همهی مرورگرها سازگار است یا بیشتر با IE سازگار است و بهتر کار می کند؟
به دلیل اینکه خیلی از مدیرهای مجموعه از طریق وب و با دیوایس های iOS می خواهند مثلا در مروگر safari سیستم را مشاهده کنند، موضوع مرورگر از اهمیت خاصی برای ما برخوردار هست،یعنی در واقع می خواهیم سیستمی که جهت اتوماسیون انتخاب می شود با اطمینان ار این موضوع،پیاده سازی بشه.
سلام، Share point محیط تعاملی کاربر پسند خوبی داشته و براحتی میتوانید با کمی خلاقیت یک اتوماسیون داخلی با آن راه اندازی کنید، امّا بسته با اینکه حجم مکاتبات اداری به چه مقدار است و اینکه آیا مکاتبات صرفاً داخلی و یا اینکه خارجی هم است، قضیه کمی متفاوت خواهد گردید؛ و اینجا هست که برای تکمیل فرآیند اتوماسیون احتمالاً پای سرور Exchange نیز وسط می آید!!! شخصاً نظرم این است که در مجموع اگر برای تجربه و علاقه خودتون تن به انجام اینکار دهید، خوب است، امّا اگر صرفاً در حدّ پیشنهاد این موضوع مطرح شده، با توجّه به اینکه اکثر شرکتها ارزش کار صورت گرفته شده را تشخیص نمیدهند و یا اینکه آن را وظیفه شما میدانند، بهتر است زیر بار طراحی و مسئولیت پذیری مربوط به نگهداری این سرویس نروید و از شرکتهای نرم افزاری، برنامه اتوماسیون اداری(با قابلیتهای متفاوت مثلاً تحت وب و ...) خریداری و پشتیبانی گردد.
SharePoint 2013 با آخرین نسخ مرورگرهای Firefox و Chrome و Safari سازگار هستش. البته ممکنه مجبور بشین تغییر کوچیکی توی تنظیمات این مرورگرها انجام بدین تا بتونین از تمام امکانات SharePoint استفاده کنین. برای اطلاع از مرورگرهای تحت پشتیبانی SharePoint میتونین به لینک زیر مراجعه کنین.