شاید برای همه ما پیش اومده باشه که بخواهیم برای ارسال یک دعوتنامه به چند نفر در نرم افزار Word ، پس از تنظیم متن اصلی مشخصات افراد مورد نظر را بصورت تک تک در فایل Word وارد کرده و اقدام به ذخیره یا پرینت آنها بکنیم . اما آیا واقعا فکر کرده اید که قبوض آب ، برق ، تلفن و گاز و یا تقدیرنامه ها یا کارت های ورود به جلسه کنکور ها و امثال اینها واقعا اگر قرار باشد به این شکل انجام شود چقدر زمان بر خواهد بود و احتمال اشتباه چقدر زیاد می شود.
ما امروز در این مقاله قصد داریم راه حلی برای رفع این معضل ارائه بدهیم ، با نام ویژگی ادغام پستی یا Mail Merge ، خوب ابتدا یک صفحه ورد را باز نمایید به تب یا سربرگ Mailings بروید ، اختصاص یک منو در Word به این موضوع نشان از کاربرد بالا و اهمیت ویژه این موضوع دارد.از بخش Start Mail Merge گزینه Step-By-Step Mail Merge Wizard را انتخاب نمایید.
یک بخش کادر گونه در سمت راست صفحه Word شما ظاهر می شود.این کادر دارای 6 بخش می باشد.
از شما می پرسد می خواهید نامه ، ایمیل ، پاکت نامه ، برچسب و یا دایرکتوری را بفرستید. ما در این قسمت گزینه Letters را انتخاب می نماییم.
سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.
در این صفحه سه گزینه نیز برای انتخاب وجود دارد ، که از شما می پرسد که از همین سند استفاده می کنید ،از قالب آماده استفاده می کنید و یا از یک سند از قبل آماده شده استفاده می کنید. ما در اینجا از سند موجود فعلی استفاده می کنیم.
نمونه انتخاب یک قالب آماده
سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.
برای آموزش ویدئویی میتوانید به دوره آموزش ورد در بخش دوره های آموزشی سایت توسینسو مراجعه کنید.
در این صفحه باز هم با سه گزینه روبرو هستیم . که از ما می پرسد لیست جدولی آماده دارید ، مخاطبان را از Outlook فراخوانی می کنید و یا یک لیست جدید هم اکنون ایجاد می کنید . که ما دراین بخش یک لیست جدید ایجاد می کنیم.برای اینکار روی گزینه Create کلیلک می کنیم یک پنجره به شکل زیر باز می شود که یک لیست پیش فرض بصورت آماده دارد.
اما چون ما می خواهیم عناوین مد نظر خودمان را وارد نماییم گزینه coustmize columns را انتخاب می نماییم در صفحه باز شده ابتدا گزینه موجود از قبل را با استفاده از گزینه Delete پاک می نماییم.
سپس با استفاده از گزینه Add موارد مورد نظر را اضافه می نماییم.
پس از اینکه جدول با عناوین مورد نظر ما آماده شد شروع به ورود اطلاعات در رکورد های ان می نماییم.
و در پایان ورود اطلاعات باید لیست مورد نظر را ذخیره نماییم.
سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.
ما باید متن نامه مورد نظرمان را وارد نماییم ، ما شروع به تایپ متن می کنیم و در هرجای متن که نیاز به ورود اطلاعات از لیست بود با استفاده از گزینه More items عنوان مورد نظر را به صفحه سند اضافه یا insert می نماییم به همین ترتیب باقی نامه را تکمیل می نماییم.
سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.
ملاحضه می کنید که اطلاعات اتصال داده شده در سند از لیست فراخوانی شده و در جای خود قرار گرفته اند اکنون با استفاده از بخش Recipient می توانید رکورد ها را به جلو یا عقب برگردانید تا اسامی مختلف را ملاحضه نمایید.
در این بخش میتوانیم به منوی Home رفته و تنظیمات مورد نظر را روی قالب بندی متن انجام دهیم.
سپس روی گزینه Next موجود در پایین صفحه کلیلک می نماییم.
در این صفحه می تواینم از روی قالب سند آماده شده پرینت تهیه نماییم. روی گزینه Print کلیلک می نماییم .سه گزینه برای انتخاب وجود دارد گزینه اول تمام سند ها گزینه دوم فقط سند جاری و گزینه اخر از شماره سند تا شماره سند مورد نظر را از شما می پرسد و نهایتا پرینت می گیرد.
در پایان خاطر نشان می شوم برای ورود اطلاعات از Outlook - Access - Excel بعنوان بانک ورودی اطلاعات می توان استفاده کرد.