MRM مکانیزمی هستش که این توانائی را به سازمان می دهد که محتوای ایتم های موجود در Mailbox کاربران را مدیریت و باعث استفاده بهینه از فضای ذخیره سازی می شود. شما بوسیله MRM میتوانید آیتم های داخل Mailbox کاربران را مدیریت کنید. مثلا می توانید تعین کنید که یک Email چه مدت زمانی در Inbox باقی بماند؟ بعد از آن مدت به چه صورت حذف یا به ارشیو منتقل شود؟؟ یا می توانید این اجازه را به کاربران بدهید که MRM موجود را بر روی ایتم های میل باکسشان اعمال کنند.
Retention Tags به تنظیماتی گفته می شود که بر روی Emailها و ایتمهای داخل Mailbox کاربران اعمال می شود.
Default policy tags (DPT): بر روی تمام ایتم های میل باکس که بصورت untagged هستن اعمال می شود. Untagged item به ایتم های گفته می شود که Tagی بر روی آنها اعمال نشده است.
Retention policy tags (RPT): بر روی ایتم های پیش فرض میل باکس اعمال می شود و فولدرهای زیر مجموعه، این Tagها را از Parent خود به ارث می برند. مانند:
Personal tags: بصورت سفارشی برای کاربران ایجاد شده و بر روی ایتم های کاربراعمال می شود. این Tag ها بوسیله خود کاربر به ایتم ها اعمال می شود.
Retention Policies: این شیء شامل مجموعه ای از Retention Tags ها می باشد که بر روی تمام میل باکس کاربر اعمال می شود.
بخاطر داشته باشید که Retention tag دو کار مهم را انجام می دهند:
Retention tag به دو صورت یک Email را پاک می کند:
بصورت پیش فرض Retention Tags های زیر با نصب Exchange ایجاد می شوند:
بصورت پیش فرض بر روی کاربران هیچگونه Retention policy اعمال نشده است و شما باید این policy پیش فرض را در صورت نیاز اعمال کنید. برای فعال کردن retention policy در تب زیر:
می توانید این Policy را بر روی کاربران فعال کنید.
نکته: شما با فعال کردن قابلیت ارشیو بر روی Mailbox حتی بدون اعمال MRM پیش فرض Default policy tags (DPT) بصورت خودکار بر روی کاربران اعمال خواهد شد.
به هر حال شما با اعمال Policy فوق یا فعال کردن ارشیو بر روی میل باکس کاربران، فقط Default policy tags (DPT) اعمال خواهد شد. اگر به هر دلیلی می خواهید سیاستهای دیگری اعمال کنید باید از Retention policy tags (RPT) یا Personal tags استفاده کنید.
خودم به شخصه هیچوقت از MRM پیش فرض استفاده نمی کنم چون به درد بیشتر سازمانهای که Exchange را برای آنها پیاده سازی کرده ام نمی خورد. پس مجبورم طبق شرایط موجود Retention Tag ها را خودم طراحی واعمال کنم. پس فرض کنید بعد از برسی شرایط موجود باید سیاست های زیر اعمال شود.
قبل از ایجاد Retention tag های بالا به نکات زیر توجه کنید:
برای ساخت اولین retention tag تصاویر زیر را دنبال کنید:
گذینه بالا Retention tag پیش فرض می باشد که به همه ی کانتینرهای untagged موجود در میل باکس اعمال می شود.
Retention tag دوم:
همانند مرحله پیشین یک Retention tag برای مورد سوم ایجاد کنید.
Retention tag چهارم:
برای اینکه retention tag های بالا به کاربران اعمال شود باید یک retention policy ایجاد کنیم. برای اینکار:
Retention tag های که قبلا ایجاد کرده ایم را در retention policy فوق اضافه می کنیم. و در نهایت MRMبالا را بر روی کاربران اعمال خواهیم کرد. اگر می خواهید MRM مورد نظر را به گروهی از کاربران اعمال کنید به منابع ضمیمه شده رجوع کنید.
بصورت اتوماتیک DPT and RPT بر روی کاربران اعمال خواهد شد و نیازی به دخالت کاربر ندارد. ولی Personal tag توسط خود کاربر اعمال می شود. تصاویر زیر را ببینید:
خب اینم از بحث MRM که واقعا بحث جذابیه. در آخر به اینم اشاره کنم که ذهنتون درگیر نشه. ما علاوه بر retention tag and policy یک سری سیاستهای دیگری داریم که در سطح Mailbox Database اعمال می شود.
همچنین بعضی از قابلیتهای Exchange از جمله in-place hold and Retention policy و غیره نیاز به خرید لایسنس به ازای هر کاربر یا دیوایس دارد. به چنین لایسنس های Exchange Enterprise client access license (CAL) گفته می شود. هر میل باکسی که دارای Personal tag می باشد نیاز به CAL دارد.
Personal tags are a premium feature. Mailboxes with policies that contain these tags (or as a result of users adding the tags to their mailbox) require an Exchange Enterprise client access license (CAL).
منبع:
کتاب Mastering Microsoft Exchange Server 2016 فصل 14
Retention tags and retention policies
https://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955(v=exchg.150).aspx