شیرپوینت (SharePoint) یک پلتفرم همکاری و مدیریت محتوای سازمانی است که توسط مایکروسافت توسعه داده شده است. به زبان ساده تر ، شیرپوینت یک سیستم مدیریت مستندات و پرتال سازمانی است . این ابزار به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات، اسناد و فرآیندهای کاری خود را به صورت مؤثری مدیریت و سازماندهی کنند. شیرپوینت یک راه‌حل قدرتمند برای مدیریت اسناد، اتوماسیون فرآیندها، همکاری تیمی و ایجاد اینترانت سازمانی ارائه می‌دهد.
شیرپوینت اولین بار در سال 2001 توسط مایکروسافت معرفی شد. این پلتفرم در ابتدا به عنوان ابزاری برای مدیریت اسناد و اشتراک‌گذاری فایل‌ها طراحی شده بود، اما به مرور زمان قابلیت‌ها و ویژگی‌های بیشتری به آن اضافه شد. تاریخچه شیرپوینت را می‌توان به صورت زیر مرور کرد:
2001 - معرفی اولیه: اولین نسخه شیرپوینت تحت نام SharePoint Portal Server 2001 و SharePoint Team Services منتشر شد.
2003 - نسخه به‌روز شده: با انتشار SharePoint Portal Server 2003، امکانات بیشتری برای مدیریت اسناد و همکاری تیمی فراهم شد.
2007 - پیشرفت چشمگیر: نسخه Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 ارائه شد که امکان سفارشی‌سازی بیشتر و قابلیت‌های جدیدی مانند Workflow را به همراه داشت.
2010 - تحولی بزرگ: SharePoint 2010 با یک رابط کاربری به‌روز شده، امکانات اجتماعی، و ادغام بهتر با ابزارهای مایکروسافت منتشر شد.
2013 - تمرکز بر فضای ابری: SharePoint 2013 با تمرکز بیشتر بر روی نسخه ابری و قابلیت‌های جدید برای جستجو، همکاری و مدیریت اطلاعات معرفی شد.
2016 - یکپارچگی با Microsoft 365: این نسخه با یکپارچگی بهتر با سرویس‌های ابری مایکروسافت و تمرکز بر بهبود امنیت و عملکرد منتشر شد.
2019 - توسعه بیشتر: SharePoint Server 2019 با ویژگی‌های جدیدی برای تجربه کاربری بهتر و قابلیت‌های مدرن‌تر به بازار آمد.
نسخه‌های اخیر - SharePoint Online: تمرکز مایکروسافت به تدریج به سمت SharePoint Online و سرویس‌های مبتنی بر فضای ابری تغییر کرد که بخشی از اشتراک Microsoft 365 است.
شیرپوینت کاربردهای گسترده‌ای دارد که هر کدام می‌توانند در بهبود عملکرد سازمان‌ها نقش کلیدی ایفا کنند. برخی از این کاربردها عبارتند از:
شیرپوینت امکان ذخیره، اشتراک‌گذاری و سازماندهی اسناد را در یک فضای متمرکز فراهم می‌کند. ویژگی‌هایی مانند:
شیرپوینت محیطی برای همکاری تیم‌ها در پروژه‌ها ایجاد می‌کند. اعضای تیم می‌توانند:
اتوماسیون فرآیندها یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های شیرپوینت است. با این ویژگی می‌توانید:
با ایجاد اینترانت در شیرپوینت، سازمان‌ها می‌توانند:
شیرپوینت دارای ویژگی‌های متنوعی است که آن را به ابزاری قدرتمند برای سازمان‌ها تبدیل کرده است. این ویژگی‌ها عبارتند از:
یکپارچگی با مایکروسافت آفیس: شیرپوینت به صورت کامل با نرم‌افزارهای مجموعه مایکروسافت آفیس مانند Word، Excel و Outlook یکپارچه است.
امنیت بالا: این پلتفرم امکان تنظیم دقیق دسترسی‌ها برای کاربران و گروه‌های مختلف را فراهم می‌کند.
جستجوی پیشرفته: شیرپوینت از یک موتور جستجوی پیشرفته برای یافتن اطلاعات، اسناد و افراد استفاده می‌کند.
قابلیت سفارشی‌سازی: شیرپوینت این امکان را فراهم می‌کند که سایت‌ها و صفحات بر اساس نیازهای خاص سازمان طراحی و سفارشی شوند.
پشتیبانی از اپلیکیشن‌های موبایل: این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد که از طریق اپلیکیشن‌های موبایل به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و همکاری کنند.
یکی از جذاب‌ترین ابزارها در شیرپوینت Webpart است که نقش مهمی در سفارشی‌سازی صفحات ایفا می‌کند. Webpartها بخش‌هایی از صفحه هستند که می‌توانند اطلاعات یا قابلیت‌های خاصی را نمایش دهند. کاربردهای اصلی Webpart عبارتند از:
نمایش محتوا :نمایش لیست‌ها و کتابخانه‌های اسناد. نمایش اخبار و اطلاعیه‌ها.
ابزارهای تعاملی : فرم‌های ارتباطی ، نظرسنجی‌ها و گراف‌ها.
اتصال به داده‌های خارجی : نمایش داده‌های مربوط به سیستم‌های دیگر مانند CRM یا ERP.
سفارشی‌سازی صفحات : امکان تغییر ظاهر و محتوای صفحات بر اساس نیازهای سازمان.
Webpartها تجربه کاربری را بهبود می‌بخشند و به مدیران سایت این امکان را می‌دهند که صفحات شیرپوینت را مطابق نیازهای خاص خود طراحی کنند.شیرپوینت از بانک اطلاعاتی MSSQL سرور مایکروسافت استفاده می کند ، برای یادگیری مدیریت SQL سرور می توانید به این لینک مراجعه کنید.
مایکروسافت شیرپوینت در نسخه‌های مختلفی عرضه می‌شود که هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند:
SharePoint Online: نسخه ابری شیرپوینت که بخشی از اشتراک Microsoft 365 است و نیازی به سرور محلی ندارد.
SharePoint Server: نسخه محلی که روی سرورهای سازمان نصب می‌شود و کنترل بیشتری روی اطلاعات و تنظیمات ارائه می‌دهد.
SharePoint Foundation: نسخه رایگان و محدودتری که اکنون دیگر توسط مایکروسافت پشتیبانی نمی‌شود.
استفاده از شیرپوینت مزایای بسیار زیادی دارد که در بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها نقش مهمی ایفا می‌کند. این مزایا را می‌توان به صورت کلی به مزایای سازمانی، امنیتی و بهره‌وری تقسیم کرد. اگر بخواهیم این مزایا را به صورت تیتروار بیان کنیم، عبارتند از:
یکی از نیازهای اساسی سازمان‌های ایرانی در استفاده از شیرپوینت، قابلیت پشتیبانی از زبان فارسی و راست‌چین بودن محیط است. مایکروسافت در نسخه‌های اخیر شیرپوینت امکانات بیشتری برای زبان‌های راست‌چین از جمله فارسی فراهم کرده است. روند فارسی‌سازی شیرپوینت شامل مراحل زیر است:
نصب بسته زبان فارسی : بسته‌های زبان (Language Pack) برای شیرپوینت توسط مایکروسافت ارائه می‌شود که با نصب آن‌ها می‌توان رابط کاربری را به فارسی تغییر داد.این بسته شامل ترجمه‌های استاندارد برای منوها، پیام‌ها و سایر اجزای رابط کاربری است.
فعال‌سازی زبان فارسی : پس از نصب بسته زبان، می‌توان از طریق تنظیمات سایت زبان فارسی را به عنوان زبان پیش‌فرض یا یکی از زبان‌های پشتیبانی‌شده انتخاب کرد. امکان انتخاب زبان توسط کاربران نیز در صورت نیاز فعال می‌شود.
راست‌چین کردن صفحات : بسته‌های زبان معمولاً راست‌چین بودن صفحات را نیز به صورت خودکار فعال می‌کنند، اما ممکن است برای طراحی‌های خاص نیاز به تنظیمات اضافی باشد.
سفارشی‌سازی ترجمه‌ها : در صورتی که ترجمه‌های پیش‌فرض نیازمند اصلاح باشند، مدیران می‌توانند از فایل‌های منابع (Resource Files) برای اعمال تغییرات استفاده کنند.
پشتیبانی از تقویم شمسی : با استفاده از افزونه‌ها یا ابزارهای سفارشی، می‌توان تقویم شمسی را به محیط شیرپوینت اضافه کرد و تجربه کاربری را برای کاربران فارسی‌زبان بهبود داد. این امکانات باعث می‌شود که سازمان‌های ایرانی بتوانند از شیرپوینت به صورت کامل و با کارایی بالا بهره‌برداری کنند
راه‌اندازی شیرپوینت به زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری خاصی نیاز دارد. در ادامه به این موارد اشاره می‌کنیم:
سیستم‌عامل : ویندوز سرور (نسخه‌های پشتیبانی‌شده مانند Windows Server 2016 یا 2019).
پایگاه داده : Microsoft SQL Server (نسخه‌های استاندارد یا Enterprise).
پیش‌نیازهای نرم‌افزاری دیگر : .NET Framework. ، IIS (Internet Information Services) برای مدیریت وب. Windows PowerShell برای مدیریت و پیکربندی.
نسخه شیرپوینت : SharePoint Server (نسخه‌های مناسب با نیاز سازمان).
پردازنده : حداقل چهار هسته پردازنده برای هر سرور.
حافظه (RAM) : حداقل 16 گیگابایت برای محیط‌های کوچک ، 32 گیگابایت یا بیشتر برای محیط‌های بزرگ و پرترافیک.
فضای ذخیره‌سازی : حداقل 80 گیگابایت فضای خالی برای نصب ، فضای اضافی برای پایگاه داده‌ها و فایل‌های کاربری.
شبکه : اتصال پرسرعت و پایدار برای ارتباط بین سرورها و کاربران.
مجازی‌سازی : امکان استفاده از زیرساخت‌های مجازی مانند VMware یا Hyper-V برای کاهش هزینه‌ها.
امنیت : استفاده از گواهی‌نامه‌های SSL برای ارتباطات امن.
شیرپوینت یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت اطلاعات و همکاری سازمانی است که می‌تواند تحول بزرگی در نحوه مدیریت و اشتراک‌گذاری اطلاعات ایجاد کند. این ابزار برای سازمان‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌وری، امنیت اطلاعات و بهبود ارتباطات داخلی هستند، یک انتخاب ایده‌آل محسوب می‌شود.