طبیعتاً بسیاری از امور اداری یا شخصی، نیاز به استفاده از صفحات گسترده دارند اما گاهی اوقات و برحسب نیاز (مثلاً برای ایجاد فرمها و گزارش گیری) لازم است که اطلاعات موجود در صفحه گسترده Excel را به Access منتقل کنیم. این آموزش پاسخی به این سؤال است که «چگونه از فایلهای Excel در Access استفاده کنیم؟»
در ابتدا این نکته حائز اهمیت است که بدانید هر چیزی در فایل اکسل قابلیت انتقال به Access را ندارد و در این خصوص با محدودیتهائی روبرو هستید که در ادامه به آنها پرداخته می شود:
یکی دیگر از مقدمات انتقال فایل از Excel به Access، آماده سازی اطلاعات در اکسل می باشد به نحوی که این اطلاعات همخوانی لازم با ساختار Access را دارا باشند و در هنگام انتقال حتی الامکان بدون بروز هرگونه خطائی، داده ها منتقل شود، در ادامه موارد لازم در این زمینه توضیح داده می شود:
پس از رعایت موارد فوق الذکر، حال به راحتی قادر به اجرای عملیات انتقال یا Import می باشید، برای این منظور طبق مراحل زیر پیش روید:
ابتدا Access را اجرا نموده و سپس از تب External Data در قسمت Import group، بر روی گزینه Excel کلیک کنید، با انجام این کار ویزارد Get External Data — Excel Spreadsheet نمایان میگردد:
در قسمت File Name آدرس و نام فایل اکسل را وارد نمائید، بدین منظور میتوانید از گزینه Browse استفاده کنید.در مرحله بعدی گزینه اول یعنی Import the source data into a new table in the current database را برای انتقال اطلاعات برگزینید.
در این مرحله در قسمت Show Worksheet ، عناوین کاربرگهای موجود در فایل اکسل نمایان میگردد که با کلیک کردن بر روی هریک، پیشنمایش آنها در قسمت پائین ویزارد ظاهر می شود. پس Worksheet مورد نظر خود را انتخاب نموده، سپس به مرحله بعدی (Next) بروید:
همانگونه که در تصویر فوق نیز مشخص کردم، در این قسمت با انتخاب گزینه « First Row Contains Column Headings » اولین سطر از کاربرگ اکسل به عنوان سر ستون یا column heading در نظر گرفته میشود، سپس بر روی گزینه Next کلیک کنید.
در این مرحله قادر به انجام تنظیمات مربوط به فیلدها یا همان Field Options می باشید، بدین صورت که با کلیک نمودن بر روی هر یک از ستونهای به نمایش درآمده در پائین ویزارد (همانند تصویر فوق) میتوانید تنظیمات مربوط به نام فیلد، نوع داده های فیلد و ایندکس آن را مشخص نمائید. به عنوان نمونه در تصویر زیر، فیلد ردیف را با مقدار «No Duplicates» ایندکس گزاری و سپس در قسمت Data Type نوع اطلاعات را Integer در نظر میگیریم، در ضمن گزینه Do not import field (Skip) از انتقال فیلد مورد نظر ممانعت میکند:
بصورت مشابه شما میتوانید برای تمامی ستونها تنظیمات دلخواه را اعمال کنید و یا اصلاً بدون اعمال تغییرات به مرحله ی بعدی بروید:
در این مرحله قادر به انتخاب کلید اصلی یا همان primary key برای جدول مورد نظر می باشید، بدین منظور گزینه Let Access add primary key, را انتخاب کرده تا فیلد ID با مقادیر یکتا به جدول اضافه گردد و به مرحله بعدی بروید.
نهایتاً میتوانید عنوان مناسبی برای جدول وارد شده درج نمائید و بر روی گزینه Finish کلیک نمائید، با انجام این کار ویزاردی باعنوان Get External Data — Excel Spreadsheet ظاهر میشود:
اگر گزینه Save import steps را در حالت انتخاب قرار دهید در قسمت Save as با اختصاص یک نام برای انتقال صورت گرفته، قادر به ایجاد یک task در Outlook و یا از طریق خود اکسس می باشید که بواسطه ی آن اگر انتقال با مشکل مواجه شود، مجدداً و بلافاصله قادر به انجام این انتقال با کلیه ی تنظیمات، تنها با چند کلیک ساده خواهید بود. (البته شما میتوانید این مرحله را نادیده بگیرید.)پس گزینه Save import steps را انتخاب نموده، سپس نام و در صورت لزوم توضیحاتی در خصوص انتقال درج نمائید.سپس گزینه Create an Outlook Task را (مشروط بر داشتن یک اکانت) انتخاب کرده و بر روی گزینه Save Import کلیک کنید.همانگونه که در تصویر زیر نیز ملاحظه میکنید، جدول شما در Access آماده می باشد:
برای اجرای مجدد انتقال، کافیست از Task ایجاد شده در مرحله قبلی استفاده نمائید، برای این منظور رو روش وجود دارد:
سپس در تب Saved Imports بر روی Task مورد نظر کلیک نموده و گزینه Run را انتخاب کنید و نهایتاً بر روی گزینه Close کلیک کنید.